BLOG

20Mai/19

Etes-vous concerné par la dématérialisation des factures ?

#MarchésPublics
#FacturationElectronique
#Dématérialisation

Dématérialisation des factures

Vous avez pour client une entité publique ?

Dans le cadre des marchés publics, la facture dématérialisée ou facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Depuis le 1er janvier 2019 elle l’est également pour les PME.

Au tour des TPE (moins de 10 salariés). Au 1er janvier 2020 les TPE devront envoyer leurs factures par voie dématérialisée aux entités publiques.

Que faire si vous êtes concernés ?

Vous devez vous créer un compte sur la plateforme Chorus Pro, afin de pouvoir envoyer vos factures électroniques aux entités publiques.

Cette plateforme donne accès à plusieurs fonctionnalités :

  • dépôt ou saisie d'une facture,
  • suivi du traitement de ses factures,
  • ajout de pièces complémentaires indispensables au traitement de la facture,
  • consultation des engagements émis par les services de l'Etat.

Ce portail est gratuit et mis à la disposition de l’ensemble des fournisseurs de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

  • diminution des délais de traitement pour chaque facture,
  • diminution du délai de transmission de la facture et suppression des frais d'envois,
  • sécurisation des données,
  • protection de l'environnement avec le zéro papier.

Ainsi, vous savez en temps réel l’état d’avancement du traitement de vos factures.

Un conseil

N’attendez pas le dernier moment pour la mise en place de la plateforme, car cela risquerait de retarder le traitement de vos factures qui ne seront plus acceptées au format papier.

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre. 🙂 

08Mai/19

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante est une personne qualifiée, exécutant des tâches d’assistanat, avec des spécialisations propres à son parcours professionnel et à ses envies.

Elle est expérimentée ayant travaillé plusieurs années dans des entreprises, comme salariée.

Désirant devenir indépendante elle se tourne alors vers l’entrepreneuriat.

Celle-ci travaille à distance, généralement depuis son domicile et accessoirement dans les locaux de ses clients.

Indépendante, la secrétaire se trouve des clients et définit ses prestations et ses tarifs. Il n’y a pas de lien de subordination.

Le secrétariat indépendant implique de l’autonomie, le sens de l’organisation, des facultés d’adaptation, de la disponibilité et le sens commercial.

Quels sont les avantages du secrétariat indépendant ?

Vous vous libérez du temps pour vous consacrer pleinement à votre activité !

Le secrétariat indépendant présente plusieurs avantages :

 Simplicité

  • Pas de contrainte administrative liée à l’emploi d’une salariée. La prestation de service se fait sur la base d’un devis signé.
  • Pas de contrat de travail, de bulletin de salaire. La facture finalise la prestation de service.

 Flexibilité

  • Faites appel à mes services de manière ponctuelle ou régulière, en fonction de vos besoins. Il n’y a pas d’engagement dans le temps.
  • En cas d’urgence je ferai en sorte de vous assister le plus rapidement possible.

 Maîtrise du budget

  • Pas de surprise à la facturation car les tarifs appliqués correspondent au devis approuvé. 
  • Gain financier par rapport au coût d’une intérimaire ou à l’emploi d’une salariée. Il n’y a pas de charges ou de congés à payer, ni formation à financer.

 Travail de qualité

  • Rigueur, polyvalence, autonomie et discrétion.
  • Motivation assurée. 

 Gain de temps

  • Vous vous libérez du temps pour vous consacrer pleinement à votre métier.
  • Vous êtes à jour dans vos tâches administratives et rédaction web.

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre.

🙂 A vous de jouer !

20Jan/19

Mes 3 secrets pour s’organiser efficacement !

Qu’est-ce qu’une to do list ?

La traduction en français est “faire une liste de tâches“. C’est une méthode d’organisation permettant de lister toutes les tâches à effectuer, afin de ne pas en oublier.

Gestion du temps

Quelle est son utilité ?

Comment gagner du temps ? Nous sommes tous amenés à se poser ce genre de questions, moi la première.

L’accumulation de ces tâches à accomplir peut générer un stress inutile.

  • Quand on fait des études, quel que soit son niveau, il faut apprendre l’autonomie qui passe forcément par la gestion du temps et de son planning. Il faut apprendre à apprendre correctement et efficacement pour ne pas être en retard dans ses apprentissages.

  • Au quotidien il faut également s’organiser pour gérer la vie de famille, la maison, les rendez-vous …

  • Au travail cela s’amplifie. Vous pouvez avoir des échéances mensuelles à respecter, un projet à mener, une équipe à gérer, sous le regard attentif de votre hiérarchie. On recherchera toujours en vous la performance pour une meilleure efficacité.

Exemples de to-do list

Daily activities
To do list

Certaines tâches sont récurrentes chaque semaine, chaque mois. Afin de gagner en temps et en visibilité il est beaucoup plus simple de se faire une liste pré-remplie où l’on cochera le travail déjà effectué.

Voici quelques idées :

  • liste de courses / de fournitures / de matériaux à acheter régulièrement,
  • planning hebdomadaire de tâches récurrentes à effectuer,
  • énumération des différentes étapes à suivre pour faire sa comptabilité, une étude de marché, 
  • actualités, vidéos, sites à consulter,
  • déclarations à faire (revenus, TVA, sociales …).

Sous quelle forme la to-do list ?

Le format papier

Il existe des cahiers avec des cases à cocher au fur et à mesure de votre avancement.  Exemple de modèle sur Amazon. 

Inconvénient : Vous ne pourrez pas catégoriser vos tâches, à moins de prendre une page différente par catégorie. De même, pour les tâches récurrentes, vous devrez réécrire pour le mois suivant la même tâche déjà effectuée.

Le fichier : 

Vous vous créez un fichier en répertoriant toutes vos tâches. 

Avantages : Il est personnalisé donc plus maniable. Vous pouvez le modifier selon vos besoins et vous l’imprimer. Je m’en suis créé un que j’imprime chaque mois, ce qui me permet de voir mon état d’avancement au fil du temps et surtout de ne rien zapper. Mes tâches sont catégorisées et mon fichier est sous forme de tableau dans Word.

Voici comment est présentée ma To Do list. Vous pouvez vous en servir pour personnaliser la votre.  🙂

   Fichier Word to do list

L’utilisation d’une application

Il existe des applications gratuites ou payantes pour leur version premium en général. Voici une liste d’applications non exhaustive : Wunderlist, Todoist, Trello, Evernote et Any.Do. Personnellement j’ai testé Todoist et je suis passée à Wunderlist. Testez-en au moins deux pour voir celle qui vous convient le mieux.

Avantages : Pour moi il y a deux gros avantages. Le premier c’est que vous définissez une date butoir pour faire la tâche. Vous recevrez une notification par mail à l’approche de cette date pour rappel. C’est un atout important quand il s’agit de ne pas oublier un point important.

Le deuxième avantage c’est lorsque vous travaillez en groupe ou gérez une équipe. Vous pouvez alors partager cette liste avec l’équipe et définir par exemple les tâches à exécuter pour chaque personne. Chacun visualise ainsi ce qui a été fait ou non. Chaque tâche peut être divisée en sous-tâches pour être elles-mêmes déléguées.

Conclusion

En faisant des To do list le travail est mieux organisé et “automatisé”.  Ainsi, vous ne passerez pas à côté d’une tâche/étape importante. J’en suis fan, vous l’avez sans doute compris !

Il est même possible de cumuler une To do list faite sur fichier avec une autre sur une application, voire utiliser les trois supports comme je le fais. Sur fichier j’ai répertorié tout ce que je devais faire mensuellement, une feuille est imprimée chaque mois et je valide au fur et à mesure ce qui est fait. En parallèle sur l’application j’ai intégré ce qui est important en indiquant les dates butoirs et en paramétrant des rappels. Dans un cahier j’inscris les tâches qui ne seront pas forcément récurrentes. 

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre.

🙂 A vous de jouer !

03Déc/18

Le médiateur des entreprises

Faites appel au médiateur des entreprises en cas de litige !

Solution

Le médiateur des entreprises est un dispositif gratuit, rapide et confidentiel pour résoudre un litige entre entreprises (de la TPE au grand groupe) ou entre une entreprise et une entité publique, grâce à l’intervention d’un tiers neutre, un médiateur.

Le médiateur facilite la négociation mais ne propose pas de solutions. Celles-ci doivent venir des parties elles-mêmes. Une fois l’accord trouvé, un protocole d’accord est signé entre les deux parties.

Ses missions s’articulent autours de trois axes :

  • résoudre les conflits commerciaux,
  • acheter responsable,
  • faciliter l’innovation.

Depuis 2010, 10 000 entreprises et acteurs publics ont fait appel au médiateur.

Quand faire appel au médiateur des entreprises ?

  • en cas de retard, d'impayé de la part d'un client,
  • en cas de litige quant à l'exécution d'un contrat,
  • si vous rencontrez un problème avec une commande publique,
  • s'il y a rupture de contrat ...

Comment saisir le médiateur des entreprises ?

Il est présent sur l’ensemble du territoire par le biais de son réseau de 60 médiateurs et est accessible à toutes les entreprises.

La saisine est gratuite et s’effectue sur le site internet :
   www.mediateur-des-entreprises.fr

Quels sont les bénéfices de la médiation ?

  • Gratuité pour toutes les entreprises,
  • Rapidité : quelques jours à trois mois maximum,
  • Confidentialité : le secret des affaires est préservé,
  • Efficacité : aboutissement dans 75% des cas à un succès.

Avez-vous déjà fait appel à un médiateur ? Si oui pourquoi et quel a été le résultat ?

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre. 🙂 

25Nov/18

Seuil de rentabilité

Définition du seuil de rentabilité (SR)

Le seuil de rentabilité correspond au niveau du CA à réaliser afin d’avoir un résultat nul. Au-delà de ce seuil l’entreprise réalisera des bénéfices, c’est-à-dire que son CA sera supérieur à ses charges.

Rentabilité

Les charges sont de deux sortes :

  • les charges fixes qui correspondent aux dépenses récurrentes, même si vous ne réalisez pas de CA : loyers, salaires, charges sociales, assurance …
  • les charges variables qui dépendent du volume d’activité de l’entreprise : achats de marchandises / de matières premières, frais de transports …

Calcul du seuil de rentabilité

Voici la formule :

Formule seuil de rentabilité

Exemple :
Charges fixes : 15 000 € / an
Charges variables : 20 € / produit
Produits vendus : 1 200 produits vendus / an
Prix de vente par produit : 80 €
Calculer le seuil de rentabilité.

Calculons le taux de marge :
CA : 1 200 x 80 = 96 000 €
Charges variables : 1 200 x 20 = 24 000 €
Donc : (96 000 – 24 000) / 96 000 = 0.75

Calcul du Seuil de Rentabilité :
SR : 15 000 / 0.75 = 20 000 € pour 250 produits vendus
20 000 / 80 (prix de vente par produit) = 250 produits

L’entreprise devra réaliser un CA d’au moins 20 000 € afin de couvrir ses charges fixes, et donc de réaliser un résultat nul.

Calcul du Point Mort (PM)

Sa formule :

Formule du point mort

En reprenant l’exemple ci-dessus nous aurons :

PM : 20 000 / (96 000 / 360) = 75 jours
A partir du 76ème jour l’entreprise commencera à réaliser des bénéfices.

Utilité du calcul du seuil de rentabilité

Le calcul du seuil de rentabilité est important car il permet de déterminer le montant du CA à atteindre au cours d’une période pour arriver au point mort (total des charges = total des produits).

Le chef d’entreprise commencera à générer du profit à partir du montant déterminé dans le calcul du seuil de rentabilité.

En conclusion :

  • dépassement du seuil de rentabilité : l’entreprise réalise un bénéfice
  • seuil de rentabilité pas atteint : l’entreprise réalise une perte
  • si seuil de rentabilité atteint à l’euro près : l’entreprise réalise un résultat nul.

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre.

🙂 A vos calculs !

26Sep/18

Quelle limite entre secrétariat et comptabilité pour une indépendante ?

Secrétariat et comptabilité, est-ce possible ?

Une secrétaire indépendante peut être sollicitée par son client pour faire du secrétariat et de la comptabilité. La frontière est mince étant donné qu’elle est amenée à faire des devis et des factures. Longtemps je me suis demandé ce qu’elle était habilitée ou non à faire, en me lançant dans l’entrepreneuriat. J’ai cherché des réponses sur le Net et auprès de professionnels.

Quelles sont les limites ?

Stay on trail

En tant qu’indépendante, celle-ci n’a pas le droit de faire de comptabilité pour ses clients. La comptabilité est une profession réglementée. Dès lors qu’il y a écritures comptables ou déclarations (TVA ou autre), cela relève du domaine de l’expert-comptable.

Or une secrétaire salariée peut faire de la comptabilité. Juridiquement c’est le patron qui est responsable.

J’ai trouvé un article très intéressant sur le blog d’une télésecrétaire “Croquefeuille“, écrit par Thierry Goemans. J’ai rencontré Thierry lors d’une formation à la Chambre des Métiers de Versailles. Son article très explicite a répondu à toutes mes questions. Merci Thierry !

Extrait de l’article de Thierry Goemans

Paru sur le blog “Croquefeuille” d’une télésecrétaire.“Thierry Goemans est directeur administratif et financier indépendant, spécialisé TPE/PME, et formateur en comptabilité et gestion des organisations.

“Tout le monde n’a pas entendu parler de l’Ordonnance de 1945, qui organise le monopole de la comptabilité au bénéfice des experts-comptables. Alors, parfois, nos clients font des demandes tentantes, mais pourtant illicites.

L’expertise comptable est donc une profession réglementée, comme, par exemple, la médecine ou le notariat.

Dès lors, la question est : que puis-je faire pour le compte de mes clients, sans être hors la loi ?

Ni le DAF freelance, que je suis, ni le secrétaire indépendant que vous êtes ne se risquera à réaliser des travaux de tenue comptable, ni de déclarations de taxes ou d’impôts.

Pour être clair :

  • vous ne choisissez pas les imputations comptables,
  • vous ne saisissez pas les pièces comptables dans un logiciel spécialisé,
  • vous faites encore moins les écritures de clôture et les déclarations de votre clientèle.

Alors, qu’est-ce qu’on peut faire, quand on n’est pas expert-comptable ?

C’est simple : rien qui touche à la comptabilité d’autrui”.

  Pour lire l’article d’origine

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre.

🙂 A vous de jouer !