Organisation

08Mai/19

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante est une personne qualifiée, exécutant des tâches d’assistanat, avec des spécialisations propres à son parcours professionnel et à ses envies.

Elle est expérimentée ayant travaillé plusieurs années dans des entreprises, comme salariée.

Désirant devenir indépendante elle se tourne alors vers l’entrepreneuriat.

Celle-ci travaille à distance, généralement depuis son domicile et accessoirement dans les locaux de ses clients.

Indépendante, la secrétaire se trouve des clients et définit ses prestations et ses tarifs. Il n’y a pas de lien de subordination.

Le secrétariat indépendant implique de l’autonomie, le sens de l’organisation, des facultés d’adaptation, de la disponibilité et le sens commercial.

Quels sont les avantages du secrétariat indépendant ?

Vous vous libérez du temps pour vous consacrer pleinement à votre activité !

Le secrétariat indépendant présente plusieurs avantages :

 Simplicité

  • Pas de contrainte administrative liée à l’emploi d’une salariée. La prestation de service se fait sur la base d’un devis signé.
  • Pas de contrat de travail, de bulletin de salaire. La facture finalise la prestation de service.

 Flexibilité

  • Faites appel à mes services de manière ponctuelle ou régulière, en fonction de vos besoins. Il n’y a pas d’engagement dans le temps.
  • En cas d’urgence je ferai en sorte de vous assister le plus rapidement possible.

 Maîtrise du budget

  • Pas de surprise à la facturation car les tarifs appliqués correspondent au devis approuvé. 
  • Gain financier par rapport au coût d’une intérimaire ou à l’emploi d’une salariée. Il n’y a pas de charges ou de congés à payer, ni formation à financer.

 Travail de qualité

  • Rigueur, polyvalence, autonomie et discrétion.
  • Motivation assurée. 

 Gain de temps

  • Vous vous libérez du temps pour vous consacrer pleinement à votre métier.
  • Vous êtes à jour dans vos tâches administratives et rédaction web.

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre.

🙂 A vous de jouer !

20Jan/19

Mes 3 secrets pour s’organiser efficacement !

Qu’est-ce qu’une to do list ?

La traduction en français est “faire une liste de tâches“. C’est une méthode d’organisation permettant de lister toutes les tâches à effectuer, afin de ne pas en oublier.

Gestion du temps

Quelle est son utilité ?

Comment gagner du temps ? Nous sommes tous amenés à se poser ce genre de questions, moi la première.

L’accumulation de ces tâches à accomplir peut générer un stress inutile.

  • Quand on fait des études, quel que soit son niveau, il faut apprendre l’autonomie qui passe forcément par la gestion du temps et de son planning. Il faut apprendre à apprendre correctement et efficacement pour ne pas être en retard dans ses apprentissages.

  • Au quotidien il faut également s’organiser pour gérer la vie de famille, la maison, les rendez-vous …

  • Au travail cela s’amplifie. Vous pouvez avoir des échéances mensuelles à respecter, un projet à mener, une équipe à gérer, sous le regard attentif de votre hiérarchie. On recherchera toujours en vous la performance pour une meilleure efficacité.

Exemples de to-do list

Daily activities
To do list

Certaines tâches sont récurrentes chaque semaine, chaque mois. Afin de gagner en temps et en visibilité il est beaucoup plus simple de se faire une liste pré-remplie où l’on cochera le travail déjà effectué.

Voici quelques idées :

  • liste de courses / de fournitures / de matériaux à acheter régulièrement,
  • planning hebdomadaire de tâches récurrentes à effectuer,
  • énumération des différentes étapes à suivre pour faire sa comptabilité, une étude de marché, 
  • actualités, vidéos, sites à consulter,
  • déclarations à faire (revenus, TVA, sociales …).

Sous quelle forme la to-do list ?

Le format papier

Il existe des cahiers avec des cases à cocher au fur et à mesure de votre avancement.  Exemple de modèle sur Amazon. 

Inconvénient : Vous ne pourrez pas catégoriser vos tâches, à moins de prendre une page différente par catégorie. De même, pour les tâches récurrentes, vous devrez réécrire pour le mois suivant la même tâche déjà effectuée.

Le fichier : 

Vous vous créez un fichier en répertoriant toutes vos tâches. 

Avantages : Il est personnalisé donc plus maniable. Vous pouvez le modifier selon vos besoins et vous l’imprimer. Je m’en suis créé un que j’imprime chaque mois, ce qui me permet de voir mon état d’avancement au fil du temps et surtout de ne rien zapper. Mes tâches sont catégorisées et mon fichier est sous forme de tableau dans Word.

Voici comment est présentée ma To Do list. Vous pouvez vous en servir pour personnaliser la votre.  🙂

   Fichier Word to do list

L’utilisation d’une application

Il existe des applications gratuites ou payantes pour leur version premium en général. Voici une liste d’applications non exhaustive : Wunderlist, Todoist, Trello, Evernote et Any.Do. Personnellement j’ai testé Todoist et je suis passée à Wunderlist. Testez-en au moins deux pour voir celle qui vous convient le mieux.

Avantages : Pour moi il y a deux gros avantages. Le premier c’est que vous définissez une date butoir pour faire la tâche. Vous recevrez une notification par mail à l’approche de cette date pour rappel. C’est un atout important quand il s’agit de ne pas oublier un point important.

Le deuxième avantage c’est lorsque vous travaillez en groupe ou gérez une équipe. Vous pouvez alors partager cette liste avec l’équipe et définir par exemple les tâches à exécuter pour chaque personne. Chacun visualise ainsi ce qui a été fait ou non. Chaque tâche peut être divisée en sous-tâches pour être elles-mêmes déléguées.

Conclusion

En faisant des To do list le travail est mieux organisé et “automatisé”.  Ainsi, vous ne passerez pas à côté d’une tâche/étape importante. J’en suis fan, vous l’avez sans doute compris !

Il est même possible de cumuler une To do list faite sur fichier avec une autre sur une application, voire utiliser les trois supports comme je le fais. Sur fichier j’ai répertorié tout ce que je devais faire mensuellement, une feuille est imprimée chaque mois et je valide au fur et à mesure ce qui est fait. En parallèle sur l’application j’ai intégré ce qui est important en indiquant les dates butoirs et en paramétrant des rappels. Dans un cahier j’inscris les tâches qui ne seront pas forcément récurrentes. 

J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et vos éventuelles questions, je me ferais un plaisir de vous répondre.

🙂 A vous de jouer !