Faut-il utiliser Trello ou Notion ?

Depuis quelques années, Trello est devenu l'un des outils de gestion de projet les plus populaires. Simple à manipuler, il permet de gérer facilement et efficacement les tâches et les projets.

Cependant, nous pouvons très vite nous retrouver limités dans son utilisation, surtout lorsqu'il s'agit de gérer des projets plus complexes.

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Notion est un outil de gestion de projet tout-en-un qui propose de nombreuses fonctionnalités avancées, notamment la gestion des bases de données, des wikis et des documents collaboratifs.

Faut-il alors utiliser Trello ou Notion ? Si vous recherchez un outil de gestion de projet puissant, Notion est une excellente option. 🌠

Pourquoi basculer de Trello à Notion ? Ecran ordinateur avec logo Trello et Notion.

Bonne lecture 

businesswoman

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Avant tout, petite mise au point sur les définitions de projet et de gestion de projets.

Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.

Source : Norme ISO 10006.

La gestion de projet est donc l’ensemble des moyens humains et matériels pour atteindre un objectif dans un temps défini. Ainsi, un projet se décompose en plusieurs phases réparties dans le temps, à savoir avec une date de début et de fin pour chaque phase. Cela s'appelle la planification de projet. C’est là qu’entrent en jeu les outils de gestion de projet.

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Trello, l'outil n° 1 choisi pour sa simplicité

Vue Kanban / tableur

Trello est axé sur le visuel avec son système de cartes que l'on peut glisser d'une colonne à l'autre, sur le modèle Kanban. 1 carte correspond à 1 tâche.

La méthode Kanban permet de visualiser le workflow (flux de travail, processus) grâce à un tableau et à ses colonnes. Ces colonnes représentent différents stades et étapes.

vue Trello des tâches hebdomadaires

vue Trello des tâches hebdomadaires

Ceci est une vue du tableau pour la liste des tâches hebdomadaires. Les colonnes sont appelées des listes.

J'utilisais ce modèle pour mes tâches de la semaine. Il était composé d'une colonne pour :

  • les tâches à faire de la journée,
  • celles de la semaine,
  • la to-do list de toutes les tâches à faire un peu plus tard.

D'un simple cliquer-glisser, je basculais les tâches, appelées "carte" dans Trello, d'une liste à l'autre. Une carte correspond à une tâche.

Ce tableau permettait d'avoir un aperçu des différents travaux à faire dans la semaine.

Vue calendrier

La vue calendrier est très utile pour créer son calendrier éditorial.

vue des publications mensuelles sur Trello

vue des publications mensuelles sur Trello

Ici, les listes représentent les mois, et chaque carte correspond à une publication. La vue calendrier ressemble à ceci :

vue du calendrier éditorial

vue du calendrier éditorial

Grâce aux étiquettes de couleur, vous avez un aperçu de la catégorie du post.

Pour en savoir plus sur Trello, je vous renvoie sur un précédent article :

Les limites de Trello

J'ai utilisé Trello pendant deux ans et j'en étais satisfaite. L'outil a évolué en deux ans avec de nombreux "Power-ups" qui sont des extensions possibles sur les tableaux, ainsi que des applications. Mais en voulant réorganiser mon travail, j'ai compris malheureusement que j'étais aussi limitée avec l'outil.

En parallèle de Trello, je me servais de l'application Todoist pour gérer mes to-do list, ainsi que Google Keep pour stocker tous les articles intéressants à lire, les liens de sites, etc.

Mais chaque tableau Trello est indépendant. Il n'y a pas de lien entre les uns et les autres. C'est en me penchant sur l'application Notion que j'ai compris pourquoi il me fallait basculer de Trello à Notion.

Utiliser Trello ou Notion ?

Que ce soit pour Trello ou Notion, travailler sur la version gratuite est tout à fait possible. Bien sûr il existe également pour chacun, une version payante.

Un outil tout-en-un

Notion est un outil tout-en-un qui remplace plusieurs outils :

  • gestionnaire de projet et de tâches (tels que les outils Todoist, Asana …) pour un travail collaboratif, pour suivre, planifier et réaliser des tâches  (liste de tâches);
  • prise de note (Evernote, Google Keep, Bear, …) ;
  • logiciels de bureautique (Word, Excel) ;
  • stockage et partage de documents (Dropbox, Google Drive) ;t les frais annexes pour déplacements et autres.
  • wikis

Quand on se sert de plusieurs outils, ils se trouvent éparpillés en divers endroits, sous différents formats : applications sur le disque dur, ou enregistrés dans les favoris avec différents mots de passe. L'information est de plus en plus difficile à retrouver.

Le slogan de Notion est très clair : "Un espace de travail unique pour toutes les équipes".

Les différentes fonctionnalités de Notion 💥

Lisez bien ce qui suit si vous doutez de sa toute-puissance. Voici ses principales fonctionnalités :

  • prise de note,
  • traitement de texte,
  • tableur,
  • gestion de projet,
  • wiki (application web permettant la création, modification et illustration collaborative de pages à l'intérieur d'un site web),
  • stockage de documents,
  • base de données,
  • application de transfert de fichier et partage de documents,
  • système de gestion de contenu (CMS en anglais) permettant de créer un site internet,
  • gestion de la relation client (CRM) pour gérer les coordonnées des clients et stocker les différentes interactions avec eux. On peut ainsi avoir toutes les données et infos clients sur des fiches.

J'ai certainement omis d'autres fonctionnalités, mais les principales sont cités je pense.

La toute-puissance de Notion c'est sa fonction base de données et les liens que l'on peut faire entre elles.

Petit aperçu de Notion.

Pourquoi basculer de Trello à Notion ?

Trello m'a accompagné pendant 2 ans, avant que je ne me penche sérieusement sur Notion. J'en entendais tellement parlé que ma curiosité a pris le dessus.

structure de Trello

Le fonctionnement de Notion

Notion est flexible : un bloc de texte peut devenir d'un simple clic une page, un titre, des cases à cocher, des éléments d'un tableau ou une base de données. La seule limite c'est votre imagination. Tout peut se transformer ou presque, rien n'est figé.

Les documents, pages, notes, bases de données peuvent être réorganisés à volonté, en fonction de nos besoins et de nos envies, jusqu'à ce que l'on soit satisfait du résultat. C'est là toute la différence avec Trello. Notion, c'est un peu comme un laboratoire de recherches : on teste, on expérimente jusqu'à trouver la bonne formule pour nous.

Différentes vues sur Notion

Voici un bref descriptif des différentes vues dans Notion.

1.

Tableau : pour stocker et consulter tous types de données structurées.

2.

Kanban : c'est ni plus ni moins la vue Trello, pour suivre l'état d'avancement du projet.

3.

Chronologie : elle est adaptée à la planification et la gestion de projet.

4.

Calendrier : avec une vue par mois pour la planification et la gestion d'évènement. Cette vue est aussi sur Trello.

5.

Liste : idéal pour stocker des notes ou des liens intéressants.

6.

Galerie : il s'agit d'une grille de cartes, idéale pour mettre en avant des visuels ou des images.

Les points forts de Notion 💪

  • Sa solution tout-en-un. Tout est enregistré au même endroit. Ce n'est plus la peine d'ouvrir plusieurs applications, d'aller chercher des documents sur l'ordinateur. Tout est stocké sur Notion.
  • Son moteur de recherche est très puissant. Grâce aux tags ou mots-clés, Notion liste toutes les informations en lien avec ces mots clés. Ainsi, comme le fait Google, vous tapez un mot clé et Notion va vous ressortir tout ce que vous avez stocké avec ce mot clé.
  • Notion est ultra flexible. Quasiment tout peut être retravaillé, sans devoir tout refaire. On peut avoir par exemple une vue tableau pour sa to-do list. Mais on peut également souhaiter avoir une vue calendrier qui permet de visualiser ses tâches dans le temps. Ainsi, pour la même base de données on aura 2 vues.
  • Les filtres Notion permettent, quant à eux, de définir l'affichage des tâches par période, thématique, client, priorité, deadline. On peut aussi décider de ne plus voir les tâches terminées. Elles seront toujours intégrées dans la base de données, mais vous ne les aurez plus à l'écran. Ceci est pratique pour ne pas être noyé dans la masse.

Les templates

Les templates sont des modèles de documents que l'on peut se créer de toutes pièces ou que l'on peut trouver sur Notion pour les utiliser tels quels ou les personnaliser à sa guise.

Par exemple, j'en ai un pour mon tracker d'habitudes sur la semaine, un autre pour les tâches à réaliser pour l'écriture et la publication d'un article de blog. Il s'agit ici de lister toutes les tâches récurrentes à réaliser dans la rédaction d'un article, pour ne pas oublier des étapes essentielles.

Etoiles astuce

ASTUCE

Se créer des modèles pour chaque process récurrent, ou chaque document utilisé régulièrement.

Les bases de données et les relations

Voici la définition (simplifiée) d'une base de données, par Wikipédia :

"Une base de données permet de stocker et de retrouver des données ou de l'information, souvent en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes et plus ou moins reliées entre elles.

Une base de données peut être localisée dans un même lieu et sur un même support informatisé, ou répartie sur plusieurs machines à plusieurs endroits."

Le plus gros atout de Notion, ce sont les bases de données. Celles-ci sont constituées de données saisies dans le tableau ET de propriétés. Ces propriétés définissent le type d'informations que chaque colonne de votre base de données contient (exemple : des dates, état d'avancement d'un projet, case à cocher…).

Et la  🍒 sur le 🍰, toutes ces bases de données peuvent être reliées entre elles et peuvent évoluer dans le temps, car TOUT est modifiable.

Les propriétés dans Notion

Pour rappel, les propriétés représentent le type de données renseignées dans chaque colonne.

Vous pouvez choisir d'afficher ou non ces propriétés dans votre base de données. Pour cela, il suffit de les décocher. Si on se retrouve au fil du temps avec une énorme base de données, il se peut que l'on souhaite voir apparaître uniquement les informations qui nous intéressent. On se retrouve ainsi avec un tableau qui va à l'essentiel.

Grâce à une colonne "Relation", une connexion est faite entre deux bases de données. Par exemple vous pouvez mettre une relation entre une tâche (de votre to-do list) et un projet auquel elle se rapporte. Ainsi, vous reliez une tâche se rapportant au client Dupont. La tâche apparaîtra dans la base de données to-do list et dans la base de données client/projet.

Les tâches récurrentes

En tant qu'entrepreneur.e, nous avons des tâches qui reviennent systématiquement, comme faire sa facturation, sa compta, suivre ses statistiques, mettre à jour ses tableaux de bord, écrire des articles …

Certains utilisent Zapier, un outil pour connecter plusieurs applications entre elles, dont Notion. La fonctionnalité des tâches récurrentes n'existe pas encore sur Notion. Mais il y a la possibilité de connecter Notion à son Google Agenda.

Pour ma part, j'utilise le template "Ultimate Tasks for Notion" de Thomas Franck découvert dans la formation de Julia Coudert. C'est un template fabuleux. Pour cela, vous pouvez regarder ses vidéos, toutes en anglais, où il explique comment l'utiliser. Il est possible d'avoir les sous-titres traduits sur certaines vidéos.

Son template permet donc de programmer des tâches récurrentes à une fréquence choisie. Ainsi, toutes les semaines, mois, trimestre, la tâche réapparaît dans la base de données.

Le partage et la collaboration 👨🏽‍🤝‍👨🏻

Notion permet de donner des accès à nos documents aux personnes avec qui nous travaillons ou un client par exemple. Il suffit de définir les autorisations que l'on souhaite affecter à la personne. Différentes options sont possibles :

Inviter des membres

Il s'agit de partager l'intégralité de notre espace de travail Notion. Attention, l'option est payante pour chaque membre de votre équipe. Ces personnes peuvent être administrateurs, ou simples membres.

Les invités

Là, c'est gratuit. Un accès partiel de l'espace de travail est donné aux invités. Cette personne doit avoir créé au préalable un compte Notion.

Le partage public

Vous donnez un accès public à certains contenus en communiquant l'adresse URL. C'est le moyen de partager un contenu sans donner accès à notre espace Notion.

reading

Voici un article de Jonathan Lefevre qui m'a donné l'envie de mieux connaître Notion.

Le mot de la fin

Alors, faut-il utiliser Trello ou Notion ?

Il peut être "intimidant" au démarrage, voir déstabilisant. Pour ne pas perdre de temps, je me suis formée à l'outil. La première formation m'a donné les bases. En revanche, je ne voyais pas comment organiser mon espace Notion.

C'est grâce à la formation de Julia Coudert (I don't think I feel) que j'ai réussi à mettre en place tout mon espace de travail. Julia a inclus de nombreux bonus dans cette formation, tels que des templates prêts à l'emploi gratuits ou payants, propres à son organisation et ceux d'autres experts.

Le lien de la formation, si cela vous intéresse.

Il est possible de basculer de Trello à Notion, si vous ne voulez pas redémarrer à zéro. Après avoir créé un compte sur Notion, il suffit de sélectionner Trello dans “Import” et de choisir le tableau que vous souhaitez récupérer. Il faudra ensuite personnaliser cette nouvelle base de données.

Bien sûr, d'autres alternatives à Notion sont possibles, mais il rencontre un franc succès et j'adhère à leur histoire (découverte dans l'article de Jonathan Lefevre).

Conseils avant de démarrer sur Notion

Avant de foncer tête baissée dans l'outil, il faut réfléchir à la manière dont vous voulez structurer votre organisation. Notez par écrit tous les éléments dont vous avez besoin pour améliorer votre productivité. Posez-vous ces questions :

  • Quelles seraient les bases de données utiles pour vous ?
  • Comment souhaitez-vous stocker vos documents ?
  • Quels seraient vos process pour créer des templates.

Imaginez Notion comme une grosse bibliothèque ou chaque livre est regroupé par genre : science-fiction, polars, littérature française, livre jeunesse … ou comme une commode avec différents tiroirs pour les sous-vêtements, les pyjamas, les t-shirts, les polos à manches longues, les pulls …

Ne vous limitez pas, avec Notion TOUT EST POSSIBLE. Votre espace Notion se construira au fil du temps, comme des Lego pour la construction, une brique à la fois. L'essentiel c'est d'avoir défini sa structure avant, tout comme la création d'un site internet.

A vous de jouer maintenant. 😀

Faq

Pourquoi devrais-je envisager de passer de Trello à Notion ?

En quoi Notion est-il supérieur à Trello ?

Quels sont les principaux avantages de Notion ?

Comment Notion peut-il simplifier mon organisation ?

Que dois-je savoir avant de passer à Notion ?

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Utiliser Trello ou Notion ? Pourquoi basculer vers Notion ?

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