Je vous propose les prestations suivantes pour votre gestion administrative.

Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive. Chaque entreprise a des besoins particuliers en fonction de son activité et de son mode de fonctionnement. Contactez-moi si vous avez un besoin particulier, nous en parlerons.

Gestion administrative

Votre gestion administrative

Secrétariat

  • Gestion du courrier et des mails
  • Création et mise en page de vos documents (Word)
  • Création de feuilles de calcul (Excel)
  • Création et mise en forme de présentations (Powerpoint)
  • Réalisation de tableaux, graphiques et organigrammes
  • Création de formulaires et de documents types
  • Publipostage
  • Création et gestion de bases de données
  • Relecture et correction de vos documents
  • Gestion des abonnements…
Secrétariat

Mon expérience en secrétariat

J’ai démarré ma carrière après l’obtention d’un Bac professionnel secrétariat et gestion.

Chez PwC j’ai commencé comme Opératrice Traitement de Texte (OTT) où je prenais en charge la saisie de rapports d’audit volumineux.

Avec les cours de dactylo et d’informatique suivis au lycée inutile de dire combien j’étais à l’aise. Ma rapidité et mon efficacité ont très vite été appréciées par les deux responsables du service. Les documents étaient bien présentés, avec très peu de coquilles. Quand ils sont passés associés, ils m’ont demandé de les suivre pour devenir leur secrétaire de direction.

J’ai ainsi assisté plusieurs associés de chez PwC et leur équipe, au sein de divers départements : Audit, Corporate Finance, Litiges & Investigation.

Évoluant ensuite à la Direction Industrielle et Technique de Ciments Calcia puis au service Communication de chez Guerlain, j’ai vu d’autres facettes du métier, de nouvelles méthodes. Après 19 ans dans la finance, imaginez le changement de décor, une grosse remise en question pour moi. Non seulement je changeais d’environnement, mais les façons de travailler étaient différentes. Sortant d’un cadre très réglementaire et structuré, je me retrouvais avec plus d’autonomie. Dès le départ, j’avais la confiance de la hiérarchie avec des responsabilités qui, je dois avouer, m’ont fait peur au départ. Grâce à ces personnes, j’ai pris conscience de mon potentiel.

Dans le secteur public, j’assistais le président d’une communauté de communes et le directeur général. Je gérais en parallèle l’organisation du conseil communautaire et le syndicat des eaux. Beaucoup de polyvalence, ce fut encore une fois très formateur. Mais je n’étais plus alignée avec mes valeurs et ma vision du métier était trop en décalage par rapport à mon poste.

Ce que je vous apporte

Le secrétariat n’a plus de secrets pour moi après toutes ces années d’expérience. J’ai travaillé dès le départ dans un environnement exigeant, demandant de la rigueur et du sérieux où la confidentialité était très importante.

En tant qu’assistante de direction j’ai occupé des postes à responsabilité et j’ai particulièrement apprécié lorsque j’ai eu plus d’autonomie, ce qui est un peu difficile à obtenir dans les grosses boîtes.

Cette expérience je souhaite vous la partager, la mettre à votre service, pour vous faire gagner du temps et prendre en charge la gestion administrative de votre entreprise.

Rédactionnel

Rédactionnel
  • Établissement et saisie de compte rendu
  • Rédaction et mise en page de curriculum vitae
  • Rédaction de courriers, de mémos

Mon expérience en rédactionnel

La base du secrétariat c’est bien sûr l’expression orale et écrite, pour la rédaction des documents et des mails. Pendant de nombreuses années, j’ai tapé des rapports financiers, des présentations, des courriers... Ayant une équipe anglo-saxonne je corrigeais leur français, qui du reste était meilleur que mon anglais.

Dans le secteur public, je m'occupais plutôt des comptes rendus de réunions, des procès-verbaux. J’ai également réalisé de la retranscription audio pour une session plénière à un conseil départemental.

Plus récemment, j’ai relu, mis en forme et corrigé des mémoires. Ma satisfaction : les remerciements des personnes et tout particulièrement lorsque l'étudiant revient vers moi, content d’avoir eu sa licence avec une excellente note pour son rapport.

Je parlerai aussi rédactionnel dans la page communication web pour ce qui concerne les articles de blog.

Les bénéfices pour vous

Confiez-moi la rédaction de vos courriers, mails, comptes rendus. Je corrige et mets en forme vos documents, quelle que soit leur taille.

J’ai pris en charge une retranscription de 100 pages validée par le client dès sa relecture.

J’aide également les étudiants dans la lecture, la correction et la mise en page de leur mémoire, en y ajoutant des photos pour obtenir un visuel plus agréable. J’apprécie leur retour positif quand ils reçoivent la version finale de leur œuvre.

Organisation

  • Veille, recherche documentaire
  • Gestion des agendas, des fournitures de bureau
  • Tri, classement et archivage
  • Numérisation de documents
Organisation

Mon expérience en organisation

Encore aujourd’hui j’expérimente de nouvelles méthodes d’organisation et d'outils. Je pratique la veille documentaire tout simplement pour ma communication web (article de blog et réseaux sociaux). Elle permet d'observer ses concurrents, de suivre des clients potentiels et se tenir informé des actualités selon sa thématique.

Pour les missions sur site, il s'agit également de s'occuper du classement, du tri, de l’archivage et de la numérisation des documents.

Par le passé, je gérais les agendas, les déplacements à l’étranger ou encore les fournitures de bureau. Chez Guerlain je sortais les produits des usines pour le service communication et gérais les stocks des parfums et cosmétiques pour les attachées de presse.

Quels bénéfices pour vous

Une fois de plus ma force réside dans mon expérience. Une bonne organisation est primordiale au fonctionnement de son entreprise. Savoir par exemple gérer ses dossiers informatiques est essentiel. Je parle ici de méthodes pour créer ses documents, de les segmenter par thème, de la manière de nommer ses fichiers. La précision est nécessaire pour faciliter la recherche de documents pour toute personne qui arrive derrière vous. Cela peut sembler anodin, mais peut devenir une vraie galère pour une collègue s'efforçant de trouver vos fichiers. Pensez à faire des dossiers par client, indiquer des dates, des numéros de factures, de devis dans le nom de vos documents.

Je vous propose des prestations ponctuelles ou régulières

logo blog

Pourquoi externaliser son administratif à une assistante indépendante ? C'est ce que vous découvrirez dans cet article.

Bonne lecture ! 😀

Valérie Trienpont assistante indépendante au service de votre entreprise

Vous avez besoin d'une personne de confiance et expérimentée pour vous assister sur :

  • votre gestion administrative
  • votre gestion financière
  • votre communication Web.

Bénéficiez d'une séance découverte. Nous parlerons de vos besoins.

Au plaisir d'échanger avec vous,

           Valérie