Votre gestion administrative

Mon expérience en secrétariat

J’ai démarré ma carrière chez PwC, après l’obtention d’un Bac professionnel secrétariat et gestion, en tant qu'opératrice traitement de texte.

Avec les cours de dactylo et d’informatique suivis au lycée, inutile de dire combien j’étais à l’aise. Ma rapidité et mon efficacité ont très vite été appréciées par les deux responsables du service. J’ai ainsi assisté plusieurs associés et leur équipe, au sein de divers départements : Audit, Corporate Finance, Litiges & Investigation.

Évoluant ensuite à la Direction Industrielle et Technique de Ciments Calcia puis au service Communication de chez Guerlain, j’ai découvert d’autres facettes du métier, de nouvelles méthodes. Après 19 ans dans la finance chez PwC, changement de décor et grosse remise en question pour moi. 😲 Sortant d’un cadre très réglementaire et structuré, je me retrouvais avec plus d’autonomie et une liberté quasi totale. Très vite, j'ai gagné la confiance de ma hiérarchie et des responsabilités qui, je dois l'avouer, m’ont fait un peu flipper. Grâce à ces personnes, j’ai pris conscience de mon réel potentiel. 🙏

J'ai basculé ensuite dans le secteur public 🛸🪐 où j’assistais le président et le directeur général. J'avais plusieurs responsabilités : l’organisation du conseil communautaire et le syndicat des eaux, en plus de mes missions d'assistante de direction. Beaucoup de polyvalence, ce fut une expérience enrichissante, mais pas que...

En définitive, je n’étais plus alignée avec mes valeurs et ma vision du métier. J'étais en souffrance permanente, car je me sentais trop en décalage, je souffrais d'un manque de liberté et je voyais plus grand. C'est la raison pour laquelle je me suis lancée dans l'entrepreneuriat. 🚀

Ce que je vous apporte

Le secrétariat n’a plus de secrets pour moi après toutes ces années d’expérience. J’ai travaillé dès le départ dans un environnement exigeant, demandant de la rigueur et du sérieux, où la confidentialité était très importante.

En tant qu’assistante de direction et assistante de gestion, j’ai occupé des postes à responsabilité et j’ai particulièrement apprécié lorsque j'étais autonome, ce qui est un peu difficile à avoir dans les grosses sociétés.

Cette expérience je souhaite la mettre à votre service, pour vous faire gagner du temps, en prenant en charge la gestion administrative de votre entreprise.

Depuis presque un an, je travaille pour un organisme de formation. Mon premier challenge a été de gérer le dossier Qualiopi pour mon client. Après plusieurs semaines de travail, il a obtenu sa certification en décembre. Nous avons travaillé ensemble, une belle collaboration. 😀

Mon deuxième challenge sera de tout mettre en place sur la plateforme Digiforma. Avec Qualiopi, nous nous sommes rendu compte que nous étions très limités avec son outil actuel. Digiforma est THE BIG ONE pour les organismes de formation. Très à l'écoute de mes remarques et conseils, mon client est OK pour utiliser cet outil, qui va me simplifier le travail en automatisant un maximum de tâches. C'est mon kiffe de se sentir écoutée, suivie et de voir que mes clients me suivent dans mes réflexions et conseils. Le 3e chantier sera très probablement d'obtenir le CPF.

Mon expérience en rédactionnel

La base du secrétariat c’est bien sûr l’expression orale et écrite, pour la rédaction des documents et des mails. Pendant de nombreuses années, j’ai tapé des rapports financiers, des présentations, des courriers... Ayant une équipe anglo-saxonne je corrigeais leur français, qui du reste était bien meilleur que mon anglais. 🤣

Dans le secteur public, je m'occupais plutôt des comptes rendus de réunions, des procès-verbaux. J’ai également réalisé de la retranscription audio pour une session plénière à un conseil départemental (clairement, ce n'est pas ma tasse de thé).

Depuis deux ans, un étudiant me confie son mémoire de fin d'année, pour de la relecture, correction et mise en page. Ma satisfaction : lorsqu'il revient vers moi, super content d’avoir eu d'excellentes notes et d'avoir validé son DUT puis sa licence.

Je parlerai aussi de relecture et correction, dans la page communication web pour ce qui concerne les articles de blog.

Les bénéfices pour vous

Confiez-moi la rédaction de vos courriers, mails, comptes rendus. Je corrige et mets en forme vos documents, quelle que soit leur taille.

J’ai pris en charge une retranscription de 100 pages validée par le client dès sa relecture.

Mon expérience en organisation

Encore aujourd’hui j’expérimente de nouvelles méthodes d’organisation et d'outils dans le but d'automatiser un maximum et ainsi, gagner du temps. C'est ainsi que je me forme sur Notion, afin d'avoir un outil tout-en-un, ce que je n'ai pas aujourd'hui. J'utilise Trello certes pour mes posts sur les réseaux sociaux, ma to do list pour mes articles de blog, mes objectifs,  mes tâches hebdomadaires. Mais, en parallèle, j'ai Google Keep pour stocker tous les articles intéressants à lire ou à conserver. Notion est tellement plus puissant, mais en même temps il demande des connaissances pour utiliser tout son potentiel.

Je pratique la veille documentaire tout simplement pour ma communication web (article de blog et réseaux sociaux). Elle permet d'observer ses concurrents, de suivre des clients potentiels et se tenir informé des actualités selon sa thématique. L'outil utilisé depuis plusieurs années est Google Alerts, je vais me lancer sur Feedly, grâce à une formation que j'ai faite en décembre 2021 en community management, avec Mounir Digital. 💥

J'ai également suivi deux formations de Matthieu Desroches sur sa méthode "zero courriel" et "maîtriser et optimiser son temps". Matthieu est québécois (je les adore) et surtout expert en gestion du temps.  D'ailleurs, je vous conseille d'écouter son podcast "Productif au quotidien", d'une grande valeur.

Quels bénéfices pour vous

Une fois de plus ma force réside dans mon expérience. Une bonne organisation est primordiale au fonctionnement de son entreprise.

Savoir par exemple gérer ses dossiers informatiques est essentiel. Je parle ici de méthodes pour créer ses documents, de les segmenter par thème, de la manière de nommer ses fichiers. La précision est nécessaire pour faciliter la recherche de documents pour toute personne qui arrive derrière vous. Cela peut sembler anodin, mais peut devenir une vraie galère pour une collègue s'efforçant de trouver vos fichiers. Pensez à faire des dossiers par client, indiquer des dates, des numéros de factures, de devis dans le nom de vos documents.