Mon expérience dans ce domaine

Comme je l’ai expliqué sur ma page « votre gestion administrative », j’ai démarré ma carrière chez PwC, un cabinet d’audit et de conseil. Après des années de secrétariat de direction, j’ai suivi une formation pour préparer le DPECF (Diplôme Préparatoire aux Études Comptables et Financières). J’avais toujours été attirée par la compta. J’ai pu rejoindre l’équipe de « testeurs » lorsque l’ERP SAP fut mis en place chez PwC. SAP est le leader mondial des ERP (progiciel de gestion intégré). Sa mise en place a été longue et assez compliquée et comme je créais les factures pour mes associés, j’ai testé la partie facturation.

La facturation sous SAP était assez complexe, car il fallait tenir compte du budget de la mission, des encours pour déterminer à chaque fois quel pourcentage facturer. Ma formation en comptabilité m’a bien aidé pour comprendre les provisions, les écarts de performance, le reporting. Une fois SAP maîtrisé, un poste a été créé au sein de mon service pour la gestion client. C’est ainsi que je suis devenue assistante de gestion où je gérais le portefeuille client d’une dizaine d’associés. Je m'occupais des comptes clients, un processus qui demande de recueillir un certain nombre d’informations obligatoires. J’étais alors chargée de toute la partie facturation, provisions, reporting.

En tant qu’assistante, je gérais les notes de frais des associés qui voyageaient à travers le monde. Je me souviens encore des frais en Chine, un vrai jeu de piste pour détecter les prix parmi les chiffres indiqués. Il fallait ensuite prendre en compte les taux de conversion. J’ai également travaillé un an au service notes de frais de PwC. Nous étions une équipe de 7-8 personnes pour contrôler les frais des collaborateurs sur Paris.

Ce que je vous apporte

En toute modestie, je maîtrise complètement les factures et les notes de frais. Sur pratiquement tous les postes occupés, je gérais les factures. Je n’ai parlé que de SAP jusqu’à présent. Si j’avais espéré m’en débarrasser du fait de sa complexité, c’était peine perdue. Je l’ai manipulé également dans les deux sociétés suivantes. Cela m’a permis d’apprendre d’autres fonctionnalités de l’ERP, une vraie « machine de guerre ».

Je suis passée ensuite sur Sage 100 puis Segilog, un outil pour les collectivités locales et territoriales.

Bien qu’en ma qualité de micro-entrepreneur je ne sois pas tenue de faire ma comptabilité, j’utilise les logiciels EBP (devis-facturation et compta). Avec tous ces outils, il était inconcevable pour moi de tout faire manuellement, c’est-à-dire de faire mes factures sur Excel ou avec un outil gratuit en ligne. Une fois le paramétrage effectué, c’est vraiment un gain de temps de faire ses devis et factures sur un logiciel dédié. Les devis se transforment d’un clic en factures qui basculent sur la compta d’un clic également. Je suis capable ainsi de me sortir un bilan.

Mon expérience en comptabilité

J’ai employé le terme de comptabilité, mais sachez qu’une assistante indépendante n’est pas autorisée à faire de la comptabilité pour le compte de ses clients (Ordonnance de 1945). En effet, c'est une profession réglementée. Dès lors qu’il y a écritures comptables ou déclarations (TVA ou autre), cela relève du domaine de l’expert-comptable. Je vous invite à lire mon article « Quelle limite entre secrétariat et comptabilité pour une indépendante ? », car la frontière est mince.

L’assistante freelance peut cependant préparer le terrain pour le comptable, mission que j’effectue actuellement pour un client : gérer les paiements des fournisseurs, mettre à jour les tableaux de bord tels que le mensuel des ventes, les notes de frais, ceci afin de calculer très rapidement le montant de TVA à déclarer.

Je m’occupe également des rapprochements bancaires avec toutes les indications utiles et lui envoie tous les documents d’achat, de vente, de banque, de notes de frais numérisés…

Les bénéfices pour vous

Je suis polyvalente, aussi bien en secrétariat qu’en compta. J’ai eu deux postes en comptabilité, l’un orienté fournisseurs et l’autre où je m’occupais particulièrement des journaux d’achats et de banque, du lettrage et des rapprochements bancaires.

Mon atout, outre mes compétences en compta, c’est d’avoir une vision globale de la création de la facture à son paiement puis à l’enregistrement comptable. Je connais le fonctionnement des workflows, c’est-à-dire les différentes étapes automatiques dans le processus de règlements des factures.

Mon expérience

Comme indiqué plus haut, je prépare tous les documents mensuels pour le cabinet comptable de mes clients et je numérise toutes les pièces.

Lors d'une mission d'intérim j’ai travaillé sur l’élaboration d’un budget avec un contrôleur de gestion. Par la suite j'ai fait beaucoup de suivi budgétaire en mettant le tableau de bord à jour au fur et à mesure.

Les bénéfices pour vous

Une fois encore ma force réside dans mon expérience en gestion financière. J’ai travaillé pour l’une des plus grosses sociétés en expertise comptable, milieu où la rigueur est de mise.

Je peux vous aider, vous donner des conseils dans la mise en place d’un outil informatique pour établir vos devis et factures... La gestion financière exige une bonne organisation, de la rigueur, des connaissances en comptabilité et en réglementation, ainsi que du temps. Cela demande également de la régularité, c’est chronophage.