Maîtrisez l'envoi et suivi d'e-mails grâce à cet article. Découvrez les astuces incontournables pour optimiser chaque échange et laissez une empreinte professionnelle marquante. Ne manquez pas ces clés pour une communication e-mail irréprochable.
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Envoi des e-mails
Dans un monde où la communication numérique est devenue la norme, l’envoi et suivi d’e-mails se positionnent comme des compétences incontournables. Que vous soyez un professionnel cherchant à optimiser l’efficacité de vos interactions ou simplement quelqu'un souhaitant améliorer sa communication par e-mail, cet article est pour vous.
Si votre besoin est plutôt axé sur l’e-mail marketing pour augmenter votre base de prospects et de clients, je vous recommande vivement le blog Marketing Bienveillant.
Thierry Dubois, un expert en stratégie de communication digitale, y propose des articles de grande valeur💥 . J'ai personnellement fait appel à ses services et je peux vous assurer que c'est un investissement judicieux pour votre activité. Pour en savoir plus, cliquez ici pour accéder à sa rubrique sur la stratégie d'e-mailing.
Maintenant que vous comprenez toute l'importance de l'envoi et du suivi d'e-mails, il est temps de passer à l'action. Notre première étape ? Paramétrer vos données expéditeur de manière optimale. 🚀
Paramétrer vos données expéditeur
Avant même de cliquer sur le bouton "Envoyer", il est crucial de paramétrer vos données expéditeur avec soin. Assurez-vous que votre nom, votre adresse e-mail et toute autre information pertinente soient non seulement corrects, mais aussi présentés de manière professionnelle. Cela instaure d'emblée un climat de confiance avec votre destinataire. 😊
L'authenticité n'est pas à négliger ; les gens veulent avoir la certitude de communiquer avec une personne réelle et non avec un robot. En respectant ces règles simples, vous minimisez le risque d'erreurs et augmentez vos chances de succès dans vos interactions par e-mail.
Sélection des destinataires
L'un des plus grands faux pas en matière d'e-mailing est le spamming. Examiner attentivement votre liste de destinataires est crucial. Cela vous permet de vous assurer que chaque personne sur cette liste a un réel intérêt pour votre e-mail. L'envoi ciblé et personnalisé renforce non seulement l'engagement mais réduit également les chances que votre e-mail soit marqué comme spam.
Ceci est d’autant plus vrai quand vous envoyez en masse différents mails, à partir d’un outil d’emailing comme Mailchimp, GetResponse, Mailerlite, …
Là encore, je vous invite à lire les articles de Thierry Dubois.
Attention aux envois groupés quand vous recevez un mail avec de nombreux destinataires. Avant de « répondre à tous », vérifiez que la liste des destinataires est pertinente. Certaines personnes cliquent trop vite en choisissant l’option de répondre à tout le monde. Votre mail n’intéressera pas forcément tous les destinataires du message mais uniquement l’expéditeur à l’origine du mail.
Je vous renvoie sur mon précédent article :
Comment rédiger des e-mails efficaces : guide pratique et astuces
Formatage et pièces jointes
Un e-mail bien formaté donne immédiatement une bonne première impression. Assurez-vous que votre e-mail soit lisible, bien structuré et exempt de fautes d'orthographe ou de grammaire. En ce qui concerne les pièces jointes, la taille compte. Des fichiers volumineux peuvent non seulement prendre du temps à télécharger, mais ils peuvent aussi être bloqués par certains serveurs de messagerie.
Privilégiez les fichiers compressés ou les liens de téléchargement pour garantir que votre destinataire reçoive tout ce dont il a besoin.
Dans l’article précédant sur la rédaction des e-mails efficaces je vous parlais de l’outil WeTransfer pour réduire la taille de vos documents.
Gestion de l'urgence 🚨
L'une des fonctionnalités souvent négligée mais cruciale de la messagerie électronique est le signal d'urgence, souvent représenté par un drapeau rouge ou une exclamation. Cependant, il est crucial de savoir quand et comment utiliser cette fonction pour éviter des conséquences indésirables.
Quand utiliser le signal d'urgence ?
Il doit être utilisé avec parcimonie et uniquement dans des situations qui le justifient réellement. Par exemple :
Quels sont les risques en cas d'abus ?
Abuser de la fonction d'urgence peut avoir plusieurs effets négatifs :
Voici quelques conseils pour une utilisation judicieuse :
En résumé, la gestion de l'urgence dans l'envoi des e-mails est une compétence qui, lorsqu'elle est bien maîtrisée, peut augmenter l'efficacité de votre communication. Utilisez cette fonction judicieusement pour maximiser l'impact de vos messages.
Suivi des e-mails
Dans l'univers de la communication digitale, envoyer un e-mail n'est que la moitié du travail. Une fois que votre message a été envoyé, comment savoir s'il a atteint sa cible, été lu ou nécessite un suivi ?
Le suivi efficace de vos e-mails est une étape essentielle pour assurer une communication fluide, renforcer les relations professionnelles et garantir que vos messages importants ne tombent pas dans l'oubli.
Dans cette section, nous allons explorer les meilleures pratiques et outils pour suivre vos e-mails et maximiser l'impact de chaque message envoyé.
Les outils pour un suivi efficace
Gérer sa boîte de réception n'est pas toujours une tâche aisée, surtout lorsque les e-mails s'accumulent. Il existe des outils dédiés pour suivre les e-mails que vous avez envoyés :
Mailtrack : Spécifiquement pour Gmail, il permet de savoir si les e-mails que vous avez envoyés ont été lus ou non.
Streak : Un outil polyvalent qui gère diverses tâches via Gmail, y compris le suivi des e-mails.
Yesware : Il offre des notifications instantanées lorsque les e-mails sont ouverts et fournit des informations sur l'affichage des pièces jointes et les clics sur les liens.
Personnellement, je n’utilise pas ces outils, mais je vous encourage vivement à explorer leurs sites web pour obtenir des détails supplémentaires. 😊
Dans ma routine quotidienne, je gère deux boîtes mails pour deux clients distincts, l'une via Outlook et l'autre via Ionos. Pour les emails nécessitant une attention particulière, voici mon système d'organisation :
Marquage avec un drapeau : J'utilise cette fonctionnalité pour signaler les messages nécessitant un suivi.
Impression des messages clés : Pour les emails très importants, je les imprime et les classe dans une pochette dédiée, portant le nom du dossier concerné.
Utilisation de Notion : J'enregistre les informations pertinentes dans Notion, au sein d'une base de données de tâches, projets et notes avec des vues liées. Grâce à cette interconnexion, je retrouve aisément toute information nécessaire.
Cette méthode me permet de garder le contrôle sur mes mails et de ne rien oublier d'important.
La programmation des e-mails
Vous avez peut-être déjà rédigé un e-mail que vous souhaitiez envoyer à un moment plus opportun ? La programmation est la solution. Elle vous permet d'envoyer vos e-mails au moment précis où ils auront le plus d'impact. Par exemple, des études montrent que les e-mails envoyés tôt le matin ou juste après le déjeuner ont des taux d'ouverture plus élevés.
J’utilise cette fonctionnalité dans Gmail. Lorsque je prépare un mail pour mes clients en fin de semaine et que je ne souhaite pas les déranger le week-end, je programme l’envoi de mon message pour 8 heure du matin le lundi. Au lieu de cliquer sur le bouton envoyer, en bas à gauche vous avez un petit triangle inversé pour programmer l’envoi.
Dans ma version d’Outlook, il faut cliquer en haut dans « Options » et « Différer la livraison » et définir le jour et l’heure de l’envoi.
Cela me permet de prendre de l’avance dans mon travail le vendredi en fin de journée ou le samedi et de libérer ma charge mentale 🤯 . Le mail est préparé et programmé, une tâche de moins à faire pour mon début de semaine.
Répondre aux e-mails ✍
La rapidité de votre réponse peut grandement influencer la perception qu'a le destinataire de votre professionnalisme. Si possible, essayez de répondre aux e-mails dans les 24 heures. Cela montre que vous valorisez la communication et prenez vos interlocuteurs au sérieux. Mais n'oubliez pas : une réponse rapide ne doit pas compromettre la qualité. Prenez toujours le temps de vérifier votre e-mail avant de l'envoyer.
Il est donc important de prendre le temps de consulter ses mails chaque jour et de nettoyer sa boîte mail régulièrement. Sinon, vous serez très vite noyé dans le flot incessant des e-mails. On comprend vite l’importance d’un mail bien structuré, concis avec un objet bien défini. Avec un message clair, sans blabla inutile, vous gagnez du temps à la lecture du mail et décidez du caractère urgent ou non de celui-ci.
Une signature professionnelle
Votre signature est la dernière chose que vos destinataires voient, elle doit donc marquer les esprits. Une signature professionnelle doit être simple mais efficace. Elle devrait comprendre votre nom, votre titre, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, et les moyens de vous contacter. Ajouter un numéro de téléphone peut faciliter la communication rapide, surtout si le sujet de l'e-mail nécessite une discussion plus approfondie.
Si vous êtes entrepreneur, vous pouvez y ajouter le lien de votre site internet et de vos différents réseaux sociaux également.
La signature professionnelle est à paramétrer sur votre outil de messagerie. Ainsi, elle apparaîtra en bas de chacun de vos emails.
J’utilise l’outil « Signature Hound ». Il s’agit d’un service 100% gratuit qui permet de créer une signature mails en quelques clics. Vous renseignez vos informations personnelles, celles de l’entreprise, définissez la couleur des différents éléments, la police et il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « installer ». Vous n’aurez plus qu’à choisir votre outil de messagerie parmi la liste qu’il vous suggère et le tour est joué.
Conclusion
Optimisez l’envoi et le suivi de vos e-mails est un art qui nécessite attention, précision et suivi. Dans cet article, nous avons exploré l'importance de vérifier les informations de l'expéditeur, d'être sélectif quant aux destinataires, de veiller au bon format des pièces jointes et d'ajuster judicieusement le niveau d'urgence.
De plus, nous avons mis l'accent sur l'importance du suivi des e-mails. Grâce à des outils dédiés, à la programmation des e-mails, à une réponse rapide et à une signature professionnelle bien conçue, vous pouvez optimiser chaque interaction par e-mail.
En fin de compte, dans un monde de plus en plus digitalisé, une communication par e-mail efficace et maîtrisée peut être le facteur déterminant pour renforcer des relations, mener à bien des projets ou même conclure des affaires. Assurez-vous de tirer le meilleur parti de chaque e-mail envoyé et d'en suivre les retombées !
Vous l’aurez compris au travers de ces deux articles dédiés à la rédaction et au suivi des e-mails, l’objectif est double :
- Augmenter les chances que nos mails soient traités,
- Réduire le nombre de mails qui saturent nos boîtes aux lettres.
Un dernier conseil : ne traitez pas les conflits par mail. Si la tension monte dans les échanges, il est préférable de proposer un rendez-vous ou un entretien téléphonique avec votre interlocuteur. Le problème se résoudra bien plus facilement qu’en s’échangeant des mails .
