Mettre en place Chorus Pro pour la dématérialisation des factures

Chorus Pro, l'outil de dématérialisation des factures, obligatoire pour tous

Utiliser Chorus Pro pour la dématérialisation des factures

A compter du 1er janvier 2020, les TPE de moins de 10 salariés se verront dans l'obligation d'utiliser Chorus pro pour la dématérialisation des factures via le portail Chorus Pro. Cette obligation vous concerne si vous comptez parmi vos clients l'Etat, des collectivités locales, des hôpitaux, des établissements publics.

Le portail internet Chorus Pro permet de dématérialiser gratuitement et de façon sécurisée vos factures destinées à vos clients du secteur public

Quels sont les avantages ?

La dématérialisation des factures a plusieurs avantages :

  • un gain de temps pour l'envoi des factures, le traitement et le suivi des factures,
  • un gain financier car vous n'avez plus de frais d'affranchissements,
  • le suivi du traitement de vos factures en ligne.

Conseil

Un conseil si vous êtes concerné, préparez-vous MAINTENANT.  Cela va demander un peu de temps pour la mise en place et le paramétrage, sans compter la prise en main. Une chose à retenir, la MOINDRE information manquante ou erronée et votre facture sera REJETÉE par le système. Autrement dit tant que vous ne corrigerez pas ce qui ne va pas sur votre facture, votre client ne pourra pas recevoir la facture sous la forme dématérialisée. Et il n'acceptera PLUS le format habituel papier.

N'ayant pas de clients pour l'instant dans le secteur public je ne suis pas concernée, mais cela pourrait changer. J'ai donc souhaité regarder d'un peu plus près les documents fournis sur la communauté Chorus Pro, site très bien fait qui donne accès aussi bien à de la documentation détaillée,  qu'à des fiches pratiques et des tutos. 

Ayant travaillé dans une collectivité territoriale il y a trois ans j'ai eu un avant goût de la dématérialisation. Cela a demandé du travail et une période d'adaptation. 

Pour vous faire gagner un peu de temps je vais essayer de vous guider pour sa mise en place, en vous indiquant à chaque fois les liens vers la plateforme pour avoir des explications détaillées.  C'est parti !

Mise en place et utilisation de l'outil

Quand vous vous rendez  sur le site de la communauté Chorus Pro (lien au-dessus) allez sur l'onglet Documentation, et dans la partie Facturation Electronique cliquez sur Emetteurs (puisque c'est vous qui faites les factures).  Voici alors le sommaire de toute la documentation à votre disposition. En cliquant sur les rectangles bleus vous verrez des sous-menus apparaître.

Documentation Chorus Pro sommaire

Découvrir Chorus Pro

Suivez le guide pour vous créer un compte sur la plateforme. Il vous suffit de taper dans votre navigateur habituel l'adresse https://chorus-pro.gouv.fr. Il vous faudra renseigner votre adresse électronique de connexion ainsi que votre numéro de SIRET (14 chiffres). Vous devrez alors choisir les fonctionnalités nécessaires pour votre activité. Par défaut les espaces "Factures émises" et "Sollicitations émises" sont activés, bien entendu il faut les laisser.

Un courriel vous sera envoyé par mail, il ne vous restera plus qu'à cliquer sur le lien transmis pour activer votre compte.

Outre la documentation vous avez la possibilité de vous inscrire à des webinaires gratuits : les prochaines dates sont :

  • le 9 janvier
  • le 14 janvier.

Vous pouvez également accéder au support de sessions "Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro". Ce fichier de 51 pages détaille chaque étape pour créer son compte et émettre ses factures. 

Les fiches pratiques sont une synthèse de tout ce qu'il faut connaître. Celles-ci sont téléchargeables en pdf, je vous encourage à les imprimer pour vous familiariser plus rapidement avec la plateforme.

Voici la première fiche pratique : Se familiariser avec les différents espaces de Chorus Pro

Gérer mon compte

C'est dans cette partie que vous allez créer votre compte et gérer votre structure. Je reprends ici les définitions de la plateforme https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/ car ces termes sont à comprendre pour utiliser Chorus Pro. La fiche structure correspond à l'entité juridique identifiée par un SIRET et l'utilisateur doit être rattaché à la structure sur laquelle il doit intervenir.

En clair si vous êtes un fournisseur travaillant pour une collectivité publique, vous devrez être rattaché à votre structure privée émettrice de facture.

Les notions clés de Chorus Pro

Un espace  représente l'ensemble des fonctionnalités que vous avez définies. Certains sont accessibles par défaut. Ceux-ci vous seront nécessaires :

Libellé espace

Fonctions

Mon compte

Permet aux utilisateurs de gérer leurs informations personnelles et de demander des habilitations à des structures, des services ou des espaces.

Mes factures émises

Les utilisateurs peuvent dans cet espace saisir, déposer et transmettre des factures. Possibilité de rechercher une facture, de la consulter et de la télécharger.

Sollicitations émises

Cet espace permet de rechercher et consulter les demandes faites. Possibilité de soumettre une sollicitation au support Chorus Pro ou aux services destinataires de la facture.

Activités du gestionnaire

Espace réservé uniquement aux gestionnaires. Ils peuvent apporter des modifications, consulter les structures et les utilisateurs sur lesquels ils sont habilités. 

D'autres espaces sont disponibles, notamment :

  • Factures de travaux : pour saisir, consulter, déposer ou transmettre des factures de travaux,
  • Factures à valider : pour consulter et traiter des factures si vous être le valideur dans le cadre de cotraitance et sous-traitance,
  • Raccordement EDI et API : pour demander un raccordement technique de vos outils de gestion à Chorus Pro si vous émettez des factures en masse par EDI ou API.

Vous pouvez consulter la liste complète des espaces dans la documentation en ligne.

Fiches pratiques :

Créer un compte en quelques clics

Administrer les structures

Administrer les utilisateurs

Gérer mes factures

Un point d'attention est indiqué dans la documentation : "Le mandat de facturation est une condition préalable à la saisie de factures". Vous devez en créer un dans votre fiche structure accessible dans les espaces "Activités du gestionnaire" ou "Mon Compte".

La saisie d'une facture suit le cheminement suivant dans Chorus Pro :

Cheminement saisie facture Chorus Pro

Suivez le guide pour  saisir votre facture sur Chorus Pro. 

Si vous oubliez volontairement ou non, de remplir une donnée obligatoire, votre facture ne sera pas validée sur le système.  Le destinataire NE la recevra donc PAS.

Vous pouvez également  déposer une facture au format pdf, xml, zip ou tar.gz.Chorus Pro créera une facture pré-remplie à partir des éléments qu'il aura reconnu sur votre facture au format pdf ou autre. Il vous faudra vérifier tous les éléments. Cela ne vous dispensera pas des mentions obligatoires. Je pense qu'il faut déposer une facture lorsque l'on saisit toutes ses factures sur un logiciel dédié à la facturation, que ce soit pour des factures concernant le secteur privé et le secteur public. Vous saisissez votre facture sur votre logiciel dédié puis vous l'éditez en pdf. Sur Chorus Pro il vous faudra ensuite la déposer au format pdf en vérifiant tous les éléments pour que votre facture soit conforme. 

Je précise encore une fois que je n'ai pas la "pratique" dessus. Je serai ravie de lire vos commentaires pour me faire part de votre expérience si vous vous êtes déjà familiarisé avec Chorus Pro.

Fiches pratiques :

Saisir une facture

Déposer une facture

Rechercher une facture

Conclusion

Si vous avez commencé à manipuler l'outil vous avez sûrement constaté que la documentation était claire, d'après ce que j'ai déjà lu. Le plus long est la mise en place et le paramétrage. Au fur et à mesure que vous effectuerez vos factures vous gagnerez en rapidité. N'hésitez pas à contacter le service destinataire de la facture qui pourra vous donner les éléments manquants, plutôt que de rechercher dans l'annuaire des structures publiques pour trouver par exemple le "code service" et l''engagement juridique".

C'est lourd au départ et je ne pense pas que cela soit un gain de temps pour les TPE, surtout si vous facturez peu dans le secteur public. Cela devient plus intéressant lorsque vous effectuez un certain nombre de factures. L'outil vous sera par conséquent plus familier à force de l'utiliser. Le côté positif c'est que vous pourrez suivre l'état d'avancement de vos factures en temps réel quasiment.  Quand la facture est dans le workflow du processus de paiement, son traitement ne sera pas retardé que ce soit pour des retards de réception, ou de délai de transmission entre les services compétents. La facture vous sera réglée selon les conditions établies avec votre client.

J'espère que cet article vous a été utile. J'ai souhaité vous guider sur la plateforme https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/  dans l'idée de vous faire gagner un peu de temps. Mes clients ne sont pas du secteur public pour le moment mais qui sait, il se peut qu'un jour ou l'autre je doive aussi retrousser mes manches. 

Faites moi part de vos commentaires et de votre retour d'expérience si vous avez commencé à vous lancer dans ce process.

Bonne manipulation à toutes et à tous ! N'oubliez pas que vos clients du secteur public connaissent déjà la dématérialisation, n'hésitez pas à les solliciter pour avoir des informations. 🙂 

Si cet article vous a plu et vous a été utile, n'hésitez pas à le partager avec d'autres personnes qui pourraient également être intéressées. Vous pouvez également me laisser un commentaire. Merci à vous !

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