Facturation

Mon article précédent parlait des mentions obligatoires à mentionner sur vos factures avec la nouvelle réglementation au 1er octobre 2019. Lire l'article

Aujourd'hui je vous parle plus précisément de la numérotation des factures. Vous vous en doutez, celle-ci est également réglementée par le Code Général des Impôts (CGI) et le Code de Commerce (CDC).

!

J'attire votre attention sur le fait que vous devez être vigilant quant à la numérotation de vos factures, notamment en cas de contrôle fiscal !

Voici les grandes lignes de cet article. En cliquant sur les différents titres vous accéderez directement à la partie désirée. 

Mon conseil bien sûr, c'est de TOUT lire ! 😉

Quelles sont les règles ?

1.

Une facture doit avoir un numéro UNIQUE, basé sur une séquence chronologique continue.


En clair :

  • Deux factures ne doivent pas avoir le même numéro.
  • Les numéros de factures DOIVENT se suivre chronologiquement, au fur et à mesure de l''émission des factures.
2.

Il ne doit pas y avoir de RUPTURE dans la numérotation de vos factures.

Vous ne pouvez pas passer de la facture n° 3 à la facture n°5 par exemple. La facture n°4 manquante vous sera forcément demandée.

3.

Une facture qui a été remise à un client ne peut pas être supprimée. Il faut faire un avoir du même montant. En comptabilité l'avoir annule ainsi la facture d'origine.

Cet avoir DOIT être remis au client, pour sa comptabilité.

4.

Si votre facture comporte plusieurs pages, chaque page doit mentionner :

  • le numéro de la facture,
  • le numéro de la page de type 1/N, N représentant le nombre de pages totales de la facture.

Comment numéroter les factures ?

A vous de personnaliser vos numéros de factures. Vous pouvez utiliser :


  • Une suite séquentielle basique : 001, 002, 003 ...​​
  • Un préfixe temporel (par exemple année ou année + mois) suivi d'une séquence de chiffres : 2019-001, 2019-002, 2019-003 ... ou 2019-06-001, 2019-06-002 ...​​
  • Un préfixe particulier si vous voulez distinguer par exemple les factures BtoB (entre professionnels) et BtoC (avec un particulier).B-001, B-002 ... et C-001, C-002 ... ou si vous possédez plusieurs établissements en mettant en préfixe le code de l'établissement suivi d'une séquence de chiffres.
  • Un code selon la catégorie de facture :
    FA pour facture
    AV pour avoir
    DE pour devis
    en rajoutant l'année et la séquence de chiffres.
    Ce qui donnerait FA2019001 pour la première facture de l'année. C'est ainsi que je fonctionne, je sais d'un coup d'oeil dans quelle catégorie est le document et de quelle année il est. 🙂

Avant de se lancer dans l'émission des factures il vous faut définir quelle numérotation vous conviendrait le mieux.

Peu importe le suffixe, ce qui est obligatoire c'est que les numéros à la fin se suivent.



Je vous présente l'une de mes dernières factures effectuée avec EBP devis et facturation. Voir

Que faire quand on démarre une nouvelle année ?

  • Soit vous continuez dans votre numérotation, à condition de ne pas avoir mis d'indicateur temporel.
  • Soit vous réinitialisez votre numérotation qui redémarre à 1.

Il est fortement déconseillé de réinitialiser la numérotation chaque mois car cela alerterait l'administration fiscale sur une éventuelle insertion de factures complémentaires en fin de mois.

Mes conseils pour faire vos factures

Personnellement j'ai fait l'acquisition de deux logiciels : un pour la comptabilité et un pour les devis et factures. En parallèle j'ai pris l'abonnement concernant un service d'assistance téléphonique et qui me permet SURTOUT de mettre ces logiciels à jour régulièrement, afin d'être en conformité avec les nouvelles législations.

Vous pouvez également choisir l'option en ligne, le logiciel n'est ainsi pas installé sur votre ordinateur et l'avantage c'est qu'une autre personne peut y accéder de n'importe quel autre poste, avec vos identifiants.

C'est ainsi que j'ai procédé avec l'un de mes clients. Je lui faisais ses devis et factures à distance.

Pourquoi prendre des logiciels ?

Me concernant il ne pouvait pas en être autrement. En tant que salariée lorsque je gérais la facturation client d'une dizaine d'associés, je travaillais sur l'un des plus importants ERP, que j'ai réutilisé par la suite dans mes missions d'intérim. Il n'était pas alors envisageable pour moi de faire mes factures clients sous Word ou Excel. 🙂

Concrètement voici les avantages :

  • La numérotation des devis et factures est générée automatiquement. Cela évite d'éventuelles erreurs de numérotation, comme des doublons.
  • Lorsque vous faites un devis, celui-ci peut être transformé d'un simple clic en facture. Vous n'avez alors pas besoin de faire une facture, elle se génère automatiquement. Le logiciel fait le lien entre le devis et la facture en indiquant le numéro de devis sur la facture. Cela évite encore les erreurs et vous gagnez un temps considérable.
  • Lorsque vous avez un logiciel de devis et facturation, vous vous créez un Template pour chaque type de document (devis, facture ...). Votre maquette est utilisable ainsi sur toutes vos factures / devis et comporte toutes les mentions obligatoires. Vous êtes assuré de ne pas passer à côté d'une mention oubliée.
  • Votre logiciel vous signale lorsqu'il y a des problèmes. Une facture qui a été validée dans le logiciel ne pourra plus être modifiée. Il faudra alors faire un avoir. Le logiciel vous "oblige" à rester dans le cadre réglementaire. Du coup il vous "bloque" lorsque quelque chose n'est pas "conforme".
  • Sur une facture vous saisissez la quantité et le taux et le logiciel vous calcule tout : le montant des remises, de la TVA, du TTC ...

Attention : cela ne veut pas dire que vous ne devez pas vérifier les montants. J'ai pu constater sur le logiciel de mon client que les montants de TVA étaient incorrects, suite à un bug. Par expérience vérifiez TOUT !

En résumé

1.

Ne jamais supprimer de factures envoyées au client en réutilisant le même numéro pour faire une nouvelle facture.

2.

Être vigilant pour qu'il n'y ait pas de rupture dans la numérotation des factures.

3.

Pour annuler une facture vous devez faire un avoir et l'envoyer au client si ce dernier avait reçu la facture.

4.

TOUT vérifier avant de valider votre facture

Le mot de la fin

Faire de la facturation implique un minimum de connaissances en comptabilité. Même si vous avez un comptable pour gérer votre compta, vous devez comprendre les principes de base de la compta en ce qui concerne les imputations.

  • Comment imputer une facture de vente ?
  • Que se passe-t-il lorsqu'il y a annulation totale ou partielle de la facture ? Il faut connaître le principe de la contre passation.


Connaître le flux de la facturation aide également à mieux gérer ses factures.

Si vous n'êtes pas familier avec tout cela, je ne peux que vous conseiller de faire appel à un(e) expert(e). Depuis que je suis indépendante j'ai relevé plusieurs anomalies dans la facturation de mes clients qui géraient eux-mêmes leurs factures :

  • factures manquantes (rupture dans la numérotation) ;
  • mentions obligatoires manquantes ;
  • factures annulées et réattribution de leurs numéros sur d'autres factures ;
  • méconnaissance des factures d'avoirs et de la procédure d'annulation / modification. 😮

Enfin, si vous facturez à des établissements publics et que vous êtes une TPE, au 1er janvier 2020 vous devrez envoyer vos factures par voie dématérialisée, via la plateforme Chorus Pro. C'est déjà le cas pour les autres entreprises. En savoir plus

J'ai voulu être la plus claire et précise possible pour éviter principalement aux indépendants de continuer à faire ces erreurs, pour ceux qui gèrent leur gestion commerciale seuls.

En faisant appel à une assistante indépendante vous gagneriez en temps et vous auriez la tranquillité d'esprit de vous dire que vos factures seront conformes et bien faites. Bien évidemment, trouvez-en une qui connaisse les bases de la comptabilité et qui a de l'expérience en facturation.

Vous vous demandez peut-être pourquoi faire appel à une assistante indépendante si vous avez déjà un comptable ?

  • Ce n'est pas votre comptable qui vous fera vos factures. Au mieux il vous expliquera comment procéder. A chacun son métier !
  • Si vos factures sont bien faites et bien classées, il ne reviendra pas vers vous régulièrement pour des erreurs, des factures manquantes ou autre. Vous lui faciliterez bien sûr son travail mais en même temps vous gagnerez un temps considérable.
  • L'assistante indépendante peut être le lien direct entre vous et votre comptable. Soyez rassuré, vous serez informé de chaque échange, si c'est une personne sérieuse.

J'espère sincèrement que cet article vous aura été utile. Si vous avez des questions ou voulez échanger tout simplement, je me ferai un plaisir de vous répondre.

Bonne facturation ! 😉

La parole est à vous !

Valérie Trienpont

Je suis Valérie, Assistante virtuelle auprès des web/entrepreneurs

J'accompagne avec sérieux et authenticité les entrepreneurs dans la gestion et la communication de leur activité, afin de leur faire gagner du temps pour qu'ils se concentrent pleinement à leur activité.

Ma mission : vous assister dans votre quotidien pour vous faciliter la vie !

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N'hésitez pas à me laisser vos commentaires !  🙂 

Comment numéroter ses factures ?

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