Toute société, tout entrepreneur doit gérer ses finances de manière rigoureuse. C’est crucial pour son succès et la pérennité de son activité. Les grosses entreprises ont leur propre service comptable et font appel à un cabinet d’expertise comptable pour la validation et la certification de leurs comptes.

Les petites structures peuvent également tenir leur comptabilité. Mais, si elles souhaitent faire appel à un intervenant externe, faute de ressources, elles doivent obligatoirement faire appel à un expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre (Ordonnance de 1945).

Cependant, l’entrepreneur peut faire appel à une assistante indépendante pour préparer les éléments comptables, en vue de les transmettre à son expert-comptable. Il est alors préférable que celle-ci ait un minimum de connaissances en comptabilité.

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Ce que vous découvrirez dans cet article :

Bonne lecture 

businesswoman

Gestion comptable et gestion financière

La gestion comptable et financière consiste à réaliser la comptabilité générale de l’entreprise, à assurer la fiabilité de ses comptes et à établir des tableaux de bord et des procédures de contrôle et de suivi des comptes.

L’expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre est le seul intervenant externe qui peut légalement tenir, vérifier, apprécier, surveiller ou redresser les comptes d’une entreprise.

Si vous êtes un indépendant, une TPE ou une PME, vous faites appel à un comptable. Avez-vous cependant pensé à faire appel à une assistante indépendante pour préparer le travail ? L’assistante ne vous facturera pas le même prix que votre comptable. Et celle-ci vous libèrera du temps.

Privilégiez alors une personne ayant un minimum de connaissances en comptabilité. La rigueur est de mise dans ce domaine. Assurez-vous d’avoir quelqu’un de suffisamment compétent si vous ne voulez pas avoir en permanence votre comptable au téléphone, alors que vous êtes en plein rush.

Faites-vous aider pour gagner du temps

Attention, une assistante indépendante ne DOIT pas passer d’écriture comptable ni établir de déclarations (comme la TVA).

En clair, en tant que freelance, je ne peux pas, pour le compte de mes clients :

  • choisir les imputations, c’est-à-dire choisir les numéros de compte du plan comptable ;
  • saisir les pièces dans un logiciel spécialisé ;
  • passer des écritures de clôture et faire des déclarations comme la TVA par exemple.

Par contre, en tant qu’entrepreneur, de dirigeant, vous pouvez donner cette tâche à l’un(e) de vos employé(e)s.

Thierry Goemans, directeur administratif et financier indépendant, spécialisé TPE/PME, et formateur en comptabilité et gestion des organisations nous l’explique très bien dans cet article.

Ma spécialité, la gestion

Cela étant dit, cela ne m’empêche en rien de proposer des prestations en gestion financière pour mes clients. Fort heureusement pour moi puisque c’est ma spécialité. 😃

J’ai travaillé 19 ans dans un cabinet international d’audit et de conseil. J’ai débuté en tant qu’opératrice de traitement de textes puis assistante de direction. Les dernières années, j’ai travaillé aux côtés de plusieurs associés pour gérer leur portefeuille client. J’occupais alors un poste d’assistante de gestion.

J’ai également travaillé dans le département finance, au service des notes de frais toute une année. Les notes de frais, je connais.

Par la suite, j’ai occupé des postes polyvalents, combinant de l’assistanat, de la gestion et même de la comptabilité. Ma force est d’avoir une vision globale de la gestion financière, puisque j’ai travaillé aussi bien en tant qu’assistante que comptable fournisseurs. J’ai été à bonne école chez les experts-comptables pendant 19 ans, d’où la rigueur dans mon travail.

Aujourd’hui, je mets ce savoir-faire à disposition des entrepreneurs, pour faire tout ce travail préparatoire à transmettre à leur cabinet comptable.

Vous découvrirez tout ce qu’il vous est possible de déléguer et surtout, tout ce que vous pouvez mettre en place. J’ai peut-être fait l’impasse sur certains points, mais il me semble que les éléments importants sont mentionnés.

 Voyons cela à présent. 👀

Documents commerciaux et notes de frais

Les termes de gestion commerciale et de gestion financière sont très souvent confondus. Certains parleront plutôt de gestion commerciale concernant la relation client. Cela inclut la prospection, le service après-vente, la correspondance… et également des devis et des factures.

Ayant évoluée dans un environnement comptable, j’utilise le terme de gestion financière, car tout le côté chiffres relève de la compta.

 Voici un exemple de tâches que vous pourriez déléguer, pour vous libérer du temps :
  • élaboration des devis et des factures,
  • suivi des encaissements et des impayés,
  • établissement des notes de frais.

L’argent est le nerf de la guerre

- Catherine de Médicis -

Les devis et factures

En règle générale, les entrepreneurs font leurs devis eux-mêmes. Après un rendez-vous engageant avec un client ou un prospect, l’entrepreneur prépare rapidement son devis. Logique, il ne faut pas attendre une semaine ou plus.

Ce qui arrive parfois, s’il est pris dans le feu de l’action, qu’il est débordé, c’est d’oublier de facturer. Je l’ai constaté. Un premier contrôle est à effectuer : s’assurer qu’un devis accepté est bien suivi d’une facture, à la livraison de la prestation ou des marchandises.

Pour ce qui est de la facturation, l’entrepreneur doit dans un premier temps, établir sa maquette (tout comme ses devis), que ce soit sur Excel ou sur un logiciel dédié ou autre outil. Il doit alors veiller à y inclure toutes les mentions obligatoires.

Pour rappel, voici toutes les mentions obligatoires sur les factures.

Les encaissements

L’entrepreneur suit son compte bancaire. Mais que se passe-t-il s’il émet de nombreuses factures par semaine, par mois ?

Un deuxième travail est donc nécessaire. Je conseille de tenir un tableau de bord de toutes ses factures clients, en indiquant par la suite leurs règlements (date d’encaissement et mode de règlement).

C’est une habitude à prendre. Vous devez savoir à l’instant T où vous en êtes avec votre trésorerie. L’idéal pour gagner du temps c’est d’avoir un logiciel de devis et facturation conforme. Cet outil pourra vous lister toutes vos factures et vous dresser la liste des factures non réglées. Je conseille néanmoins de tenir un tableau Excel à jour, car vous pourrez faire des tris, des recherches peut-être plus facilement.

Cela est d’autant plus d’actualité d’utiliser un logiciel dédié, avec l’obligation qui s’annonce, pour les entreprises d’émettre leurs factures au format électronique d’ici 2023-2025. Voir l’article.

Les impayés et les factures d’avoir

Pour suivre ses impayés plus facilement, mettre à jour son tableau au fur et à mesure permet de gagner du temps. Si vous utilisez un logiciel de facturation, il vous facilitera la tâche en vous sortant très rapidement un état des règlements en attente. Le comptable vous parlera de balance âgée.

Faire un suivi des encaissements et des impayés est un travail chronophage. Moins c’est fait régulièrement et plus vous perdrez du temps. Mon tout premier client, un artisan du bâtiment, n’avait jamais fait ce travail. Je suis remontée sur deux ans pour lui faire son tableau, car il avait changé entre temps de logiciel. 

Il avait essayé de s’organiser au mieux avec ses connaissances, en faisant des copies des chèques qu’il avait reçus en règlement. Cela m’a bien sûr aidé, la tâche est devenue plus compliquée, dès lors qu’il s’agissait de virements.

Une autre difficulté rencontrée souvent concerne les factures d’avoir. J’ai pu constater qu’il y a une méconnaissance du processus, d'un point de vue de la comptabilité : mention « avoir » non indiquée sur les factures, problème dans les annulations de factures, dans la numérotation…

Un simple copier-coller d’une facture à une autre n’est pas suffisant. Il faut connaître le processus comptable, les éléments à faire figurer sur la facture (voir l’article plus haut). Attention en recopiant une facture Excel ou Word, des éléments ont peut-être été modifiés par rapport à la maquette d’origine. Il faut être encore plus vigilant avec les factures d’avoir. Les risques d'erreurs sont moindres sur un logiciel dédié conforme.

J’ai constaté que lorsque deux personnes, voire plus, créent des factures, les risques d’erreurs augmentent. De plus, toutes les factures doivent être accessibles sur un fichier séparé. L’erreur à ne pas faire, c’est d’utiliser une facture en écrasant la précédente.   

1 fichier = une facture avec le numéro de la facture indiquée dans le nom du fichier

J’ai vu cela quand j’étais salariée, hallucinant ! C’est clair que je n’étais plus en phase, ni avec les dirigeants, ni avec certaines collègues. Mais c’est un autre sujet…

Dernière chose, avoir un état des factures non réglées, à jour, permet très vite d’identifier les clients à relancer. D’où l’importance d’un tableau de bord.

Vos notes de frais

Les notes de frais sont quasi incontournables dans les entreprises. Elles permettent aux salariés ou aux dirigeants d’entreprise d’obtenir le remboursement des frais engagés personnellement, dans le cadre de leur activité professionnelle.

Toute personne effectuant des achats, ayant des frais pour le compte de l’entreprise, doit effectuer ses notes de frais, à moins d’être en microentreprise et de ne pas être assujettie à la TVA.

L’entreprise doit être vigilante quant à la gestion des notes de frais, car leur remboursement implique le respect de certaines formalités fiscales, sociales et comptables.

Elles peuvent être établies sur un simple tableau Excel, mais il faut savoir ce qui peut être ou non déductible au niveau de la TVA. Les frais sont classés dans l’ordre chronologique. Sur le tableau Excel, doit apparaître la catégorie des frais ainsi que les montants HT, TVA et TTC. Enfin, sachez que vous devez fournir au comptable tous les justificatifs originaux, sans omissions.

Un conseil avant de remettre votre tableau Excel et vos originaux, conservez-en une copie.

Plus vous aurez de frais, plus il est souhaitable de les enregistrer au fur et à mesure, et de stocker vos justificatifs dans une enveloppe, afin de ne pas en égarer. À l’époque quand je travaillais chez PricewaterhouseCoopers, l’un de mes associés anglais voyageait à l’étranger, parcourant des milliers de kilomètres régulièrement : États-Unis, Chine, Afrique du Sud, Russie, Europe... J’ai voyagé avec ses notes de frais.  ✈

À chaque fois qu’il rentrait au bureau, je lui faisais la « chasse aux frais ». À moi le convertisseur de monnaie Oanda.com pour convertir en temps réel les devises. 💱 Je devais être au plus près de la réalité, car ses frais représentaient plusieurs milliers d’euros. Il vérifiait ensuite le montant qui lui était remboursé avec son relevé de compte, pour faire un réajustement.

Ayez en tête que l’on vous demandera les justificatifs de chaque dépense. Beaucoup de factures et de justificatifs de paiement arrivent par mail. Ayez le réflexe de les imprimer à chaque fois, au fur et à mesure que vous les recevez. Pensez également à sortir toutes vos factures d’abonnement : téléphone, internet, péages, photocopieurs, assurance…

Les entrepreneurs ne pensent pas forcément à tout cela, n’ont pas le temps de gérer toute cette partie administrative. Je le comprends.

Un exemple : j’avais démarré une mission après le premier confinement.

  • 3-4 mois de retard dans la préparation comptable.
  • des factures fournisseurs manquantes pour des frais réglés par carte bancaire ou virement.

Bref, c’était le bins. J’ai perdu un temps fou à rechercher, demander tous les éléments manquants. Le client me disait toujours d'appeler le fournisseur. Avez-vous déjà essayé de contacter une société de services d’expédition pour obtenir un duplicata de facture, sans avoir de numéro, en mentionnant uniquement le montant et le nom du client ? Il pouvait s’agir d’une expédition en France, à l’étranger et je n’avais pas l’information ? Un vrai casse-tête et surtout, une perte de temps. En règle générale je devais attendre soit 2-3 jours pour récupérer la facture, dans le meilleur des cas. Au pire, je n'avais pas de retour. Étant présente qu’un jour par semaine, cela m’obligeait à repartir en quête de la facture la semaine suivante.

Anticipez, déléguez si vous n’avez pas le temps. N’attendez pas que le travail s’entasse. Ce sera pire.

Nous avons vu jusqu’à présent les documents commerciaux et les notes de frais.

Voyons ce qu’il en est des règlements, des rapprochements bancaires et des tableaux de bord.

Règlements, rapprochements bancaires et tableaux de bord

Les règlements clients et vos tableaux de bord

S’il y a un élément qu’aucun entrepreneur ne néglige, c’est bien le règlement des factures clients. Et c’est normal. Mais il ne faut pas s’arrêter au fait que votre facture client ait été réglée ou non. Il faut enregistrer son règlement sur votre logiciel dédié, sur votre tableau de bord des encaissements, sur celui de votre suivi budgétaire.

En fait, votre façon de procéder va dépendre de l’outil de travail que vous utilisez. Au minimum, comme je l’expliquais plus haut, vous devez tenir un tableau Excel retraçant l’ensemble de vos factures clients, en y intégrant la date et le mode de règlement. Plus votre tableau sera complet et plus vous vous simplifierez la vie pour vous et votre comptable.

Les rapprochements bancaires

J’avais en charge toute la préparation comptable chez un client. Je pointais ainsi chaque mois son relevé de banque, et je reportais tous les éléments concernant les encaissements et les décaissements sur un tableau. Je scannais ensuite pour son comptable, toutes les factures clients et fournisseurs. Le tableau récapitulatif des encaissements et décaissements lui permettait ainsi de calculer plus rapidement le montant de TVA à déclarer.

Le mot de la fin

J’espère vous avoir convaincu(e) qu’une bonne organisation dans votre gestion financière est primordiale, afin de transmettre à votre comptable un état des lieux correct de votre trésorerie.

Ceci ne vous concerne pas si vous avez au sein de votre entreprise une secrétaire et un service comptabilité. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à un comptable et à un expert-comptable pour certifier vos comptes.

Une assistante indépendante peut être un réel atout pour vous si elle a les connaissances requises dans la gestion. Mais, pour un maximum d’efficacité, elle aura besoin de vous :
  • Gardez tous vos justificatifs papiers : notes de frais, factures clients et fournisseurs et classez-les par catégorie.
  • Imprimez tous les documents (factures, justificatifs de paiements…) reçus par mail, y compris également tous vos frais fixes (abonnements, assurance, et autres).
  • Regroupez tous vos justificatifs dans une enveloppe et transmettez-les au fur et à mesure à la personne qui fera vos frais.
  • Ne repoussez pas le travail à plus tard. Vous oublierez des éléments.
  • Respectez les échéances de déclaration de TVA. Si vous devez déclarer votre TVA mensuellement, les déclarations sont à faire pour le 20 de chaque mois. Votre comptable doit avoir tous les éléments avant cette date.

Un dernier conseil : écoutez votre comptable et votre assistante. Il y a des échéances à tenir. Pour que votre comptable puisse déclarer la TVA, il doit avoir au préalable tous les éléments. S’il lui manque des documents pour la clôture des comptes, la recherche des documents est la priorité. Préférer établir ses factures et les relances, alors que l'échéance est très proche pour la déclaration de TVA n'est pas la bonne approche, si votre travail préparatoire n'est pas finalisé. Vouloir tout faire en même temps dans la précipitation n'est pas la bonne solution et peut amener des erreurs.

N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires, à poser vos questions, je vous répondrai avec plaisir.

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Au plaisir d'échanger avec vous ! 

Signature Valérie

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Valérie Trienpont Assistante indépendante

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