L’outil de gestion du temps indispensable : Toggl

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire SIMPLE ? Quand j'y pense, que de temps perdu ...  Mais voilà, je ne connaissais pas un seul outil de gestion du temps.

Auparavant, pour calculer le temps passé sur une mission, je notais sur une feuille les heures de début et de fin de chaque tâche, pour facturer mes clients. Si le travail était long, les choses se compliquaient car il fallait tenir compte des pauses. Le plus pénible dans tout cela c'était de convertir les minutes en heures. 1H30 se comptabilisait 1,5 mais dès lors qu'il fallait convertir des 50, 40 ... minutes ou transformer 145 minutes en 2H25 .... prise de tête et surtout PERTE de temps, même si après j'étais passée sur Excel. 🤔

Bref, aujourd'hui, fini la galère grâce à Toggl !

Simplifiez-vous la vie avec Toogl, un outil de gestion du temps simple d'utilisation !

Outil de gestion du temps

Qu'est-ce qu'un outil de gestion du temps ?

Aussi appelé "time tracking" ou "suivi du temps" ce logiciel permet de comptabiliser la durée du temps de travail pour chaque "projet" / tâche que vous effectué.

Il permet ainsi d'optimiser votre temps et celui de l'entreprise. En comptabilisant votre temps, vous pouvez ainsi définir les tâches à faible valeur ajoutée, les tâches chronophages pour optimiser au maximum votre travail.

Vous suivez de près vos activités :

  • En analysant les rapports vous connaissez le temps que vous passez pour vos clients, temps à facturer et le temps non facturable pour la partie administrative de votre business.
  • Vous savez exactement le temps que vous avez passé sur chaque client, ce qui vous simplifiera la tâche pour la facturation. Vous pouvez de même fournir le détail du temps passé au client.

Quelles sont les fonctionnalités de Toggl ?

Avant de démarrer vous devez vous inscrire via le site web de Toggl. L'inscription est gratuite. Il vous est proposé 30 jours gratuits. Vous pouvez rester ensuite sur la version basique , qui est GRATUITE ou passer sur des offres payantes :

  • 9 $ / mois par utilisateur pour avoir le suivi des temps ET des reporting (plus détaillé je pense que la version basique),
  • 18 $ / mois par utilisateur pour la gestion du temps en équipe,
  • ou une version premium pour les entreprises de taille plus importante.

La version basique gratuite me convient parfaitement jusqu'à présent.


Le timer

Dans l'exemple ci-dessous pour que cela soit plus clair, j'ai crée le projet "Rédaction articles" lorsque je travaille sur un article de blog.  J'aurai pu préciser à la place de "no description" sur quel article je travaillais pour que cela soit plus détaillé. A droite vous avez le temps passé sur le projet avec le bouton de démarrage / arrêt du chrono.

A la fin de la journée vous avez le temps passé sur chaque projet ainsi que le temps total d'enregistré (ici 5H40).

Toggl Timer

Le dashboard

Le dashboard correspond au "tableau de bord". Toutes les actions de la semaine y sont regroupées. L'histogramme étalé sur la semaine ainsi que le graphique circulaire représentent le temps passé sur les différents projets.

Comme vous pouvez le constater sur l'image j'ai mis la couleur verte pour les formations. J'ai crée un projet pour chaque formation effectuée en commençant par FORMATIONS : xxxxxxx. Ainsi sur le graphique circulaire je vois bien quelle part est consacrée aux formations et j'ai le détail du temps passé pour chaque formation à gauche de ce graphique.

Définissez une couleur par thème lorsque vous créerez vos projets, vous y verrez plus clair.

Toggl Dashboard

Les reports

Il est possible d'avoir un rapport résumé, détaillé et hebdomadaire. Vous pouvez les exporter au format pdf ou csv, les imprimer et les sauvegarder. Encore une fois les fonctionnalités des rapports permettent aux utilisateurs de suivre le temps consacré à chacun de leurs projets et d'analyser leur productivité.

Vous pouvez sélectionner un client sur une période déterminée (hier, cette semaine ou la semaine dernière, ce mois-ci ou le mois dernier, cette année ou l'année dernière). Vous aurez ainsi les heures travaillées pour votre client et l'option pour imprimer, exporter les données afin d'analyser ce temps. Pourquoi pas fournir ce rapport à votre client comme justificatif ? 

Et si par exemple vous aviez estimé sur votre devis 4 heures de travail, alors qu'au final vous en avez fait le double, il faudra en tenir compte lorsque vous aurez de nouveau le même job à faire pour MIEUX estimer votre temps la prochaine fois.

Les projects

Avant de lancer le timer il faut créer un projet, qu'il soit en interne pour de l'administratif (comme les formations, les rédactions d'articles, le réseautage, les publications) ou qu'il s'agisse d'une mission pour un client. Il suffit juste de cliquer sur "New project" pour en créer un.  Définissez bien un code couleur pour rester cohérent pour les prochains projets.

Toggle Project

Les autres fonctionnalités de cet outil de gestion du temps

L'application mobile

L'application est super pratique lorsque vous vous déplacez chez un client. Vous pouvez par exemple prendre en compte le temps de transport ainsi que le temps passé chez le client.


Les notifications

Si vous travaillez sur votre PC et que vous n'avez pas ouvert l'application pour enregistrer votre temps, une petite fenêtre rouge apparaîtra en bas à droite de votre écran. Il vous sera proposé de déclencher le chronomètre Toggl pour enregistrer votre temps. Après un certain temps de travail, un autre message apparaîtra pour faire une pause. Encore mieux que lorsque vous êtes au volant finalement car là, vous recevez une notification. 


Vous avez également la fonctionnalité "Team" pour travailler en équipe. Je ne l'ai pas testé, n'en ayant pas l'utilité pour l'instant.

En conclusion

J'adore cet outil, je l'utilise au quotidien et je NE peux PLUS m'en passer ! Il est GRATUIT, SIMPLE d'utilisation et avec lui je connais la répartition de mon travail sur la semaine. Lorsque je suis à l'extérieur, par exemple pour accompagner ma fille à ses cours de soutien, plutôt que de perdre mon temps à faire un aller et retour, je reste chez sa prof avec mon bouquin sur le marketing digital et je lance mon chrono sur l'appli mobile. Je sais ainsi combien de temps j'ai consacré à la lecture (instructive bien entendu). 

Avant de l'utiliser j'avais l'impression de ne rien faire et de m'éparpiller à droite et à gauche. Aujourd'hui mon travail est MIEUX organisé et je sais sur quoi j'ai avancé dans la semaine et quelles tâches je devrai prioriser pour la semaine suivante. Il m'aide donc à planifier la semaine suivante en fonction de ce que j'ai fait ou non.

Nous courons tous après le temps, et nous sommes tous logés à la même enseigne. Il faut donc OPTIMISER son temps pour mieux gérer son business. Cet outil permet de mieux planifier votre emploi du temps en fixant par exemple vous-mêmes vos tâches récurrentes sur votre agenda. Autre point positif à prendre en compte, c'est que vous connaissez le nombre d'heures que vous avez passé sur une tâche. Par exemple, si un nouveau client me demande de lui faire sa facturation, je peux le facturer au temps passé pour la première fois  et définir pour les mois suivants un forfait en fonction du temps que j'aurai passé lors de ma première mission.

Clairement, si vous n'avez pas pris l'habitude de suivre votre temps avec un outil tel que Toggl, n'attendez-plus. Je n'ai AUCUN doute sur le fait que VOUS AUSSI, vous ne pourrez plus vous en passer. Alors GO 🚀

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