Outil de gestion du temps Toggl

Toggl m'a véritablement simplifié la vie dans mon travail.

Cet outil de gestion du temps (appelé aussi "time tracking"),  permet de suivre son temps de travail, ainsi qu'à la planification de projet.

Il permet ainsi d'optimiser son temps. En comptabilisant votre temps, vous pouvez ainsi définir les tâches à faible valeur ajoutée, les tâches chronophages pour optimiser au maximum votre travail.

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Bonne lecture 

businesswoman

Article mis à jour le 16/09/21

Toggl propose trois produits. Il me semble qu'il a  évolué depuis que je travaille avec.

Voici ce qu'il propose aujourd'hui :

  • Plan : planification simple de l'équipe et du projet.
  • Track : suivi du temps (outil que j'utilise au quotidien).
  • Hire : pour présélectionner des candidats et réduire votre temps à l'embauche.

Cet article ne parlera que de Toggl Track. Pour les trois versions, vous pouvez les tester gratuitement. Il y a une formule gratuite pour Toggl Plan. En revanche, vous passerez à une version premium pour le Toggl Hire, destiné aux entreprises.

L'outil de gestion du temps Toggl Track

Optimise votre temps

Comment tracker son temps de travail sur Toggl ?

  • En analysant les rapports : vous connaissez le temps passé pour chaque client, autrement dit le temps à lui facturer, ainsi que le temps non facturable, pour la partie administrative de votre business.
  • Le rapport vous donnera, sur une période déterminée, le nombre d'heures travaillées pour chaque projet (tâche). Cela vous simplifiera la vie pour la facturation si vous facturez au temps passé ou au forfait selon un volume d'heures. D'ailleurs je fournis le rapport au client, accompagné de ma facture. 

Simple d'utilisation

Toggl m'a SIMPLIFIÉ la vie. Auparavant, pour calculer le temps passé sur une mission, je notais sur une feuille les heures de début et de fin de chaque tâche. 

Si le travail était long, les choses se compliquaient, car il fallait tenir compte des pauses.

Le plus pénible dans tout cela, c'était de convertir les minutes en heures. 1 h 30 se comptabilisaient 1,5. Dès lors qu'il fallait convertir des 50, 40 ... minutes ou transformer 145 minutes en 2H25 .... prise de tête 😣 et surtout PERTE de temps, même si après j'étais passée sur Excel. 🤔

Bref, aujourd'hui, fini la galère grâce à Toggl !  🚀

Simplifiez-vous la vie avec Toogl, un outil de gestion du temps simple d'utilisation !

Outil de gestion du temps

Quelles sont les fonctionnalités principales de Toggl ?

Avant tout vous devez vous inscrire sur le site de Toggl. L'inscription est gratuite. Il vous est proposé 30 jours gratuits.

Vous pouvez rester ensuite sur la version basique, qui est GRATUITE ou passer sur l'une des trois formules payantes :

  • Free : formule gratuite qui permet d'avoir un suivi du temps et des rapports.
  • Starter : formule à 9 $ par mois et par utilisateur, conçu pour les petites équipes.
  • Premium : formule à 18 $ par mois et par utilisateur pour le travail en équipe avec des outils puissants.
  • Enterprise : solution sur mesure pour les grandes entreprises. Tarif personnalisé.

La version basique gratuite me convient amplement.

Le timer  ⏲

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai créé le projet "Rédaction articles", lorsque je travaille sur un article de blog.  

J'aurai pu préciser à la place de "no description" sur quel article je travaillais, pour que cela soit plus détaillé. À droite, vous avez le temps passé sur le projet avec le bouton de démarrage / arrêt du chrono.

À la fin de la journée, vous avez le temps passé sur chaque projet ainsi que le temps total d'enregistré (ici 5 h 40).

Pour démarrer ou arrêter le chrono, rien de plus simple, il suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite.

Toggl Timer

Les reports

Définir la période  📅

La ligne dashboard que vous voyez sur l'écran n'est plus visible aujourd'hui. En cliquant sur "Reports", vous arrivez sur votre "tableau de bord". Toutes les tâches effectuées de la semaine y sont regroupées. L'histogramme étalé sur la semaine ainsi que le graphique circulaire représentent le temps passé sur les différents projets.

Vous pouvez avoir un rapport sur différentes périodes :

  • le jour même ou celui de la veille,
  • la semaine en cours ou la semaine précédente,
  • le mois en cours ou le mois précédent,
  • les 30 ou 90 derniers jours,
  • l'année en cours ou l'année précédente.

Les différents rapports  📄

Vous pouvez choisir entre un rapport résumé, détaillé ou hebdomadaire. Le rapport résumé est plus explicite avec les graphiques. Il est possible de l'exporter au format pdf ou csv, de l'imprimer et de le sauvegarder. 

Encore une fois, les fonctionnalités des rapports permettent aux utilisateurs de suivre le temps consacré à chacun de leurs projets et d'analyser leur productivité.

En sélectionnant un client sur une période déterminée, vous obtenez le temps passé. 

Analyser le temps passé est important. Si par exemple vous aviez estimé sur votre devis 4 heures de travail, alors que finalement vous en avez fait le double, il faudra en tenir compte pour la prochaine mission, pour réajuster votre devis. 

Mettez de la couleur  🎨

Comme vous pouvez le constater sur l'image, j’ai mis la couleur verte pour les formations. J'ai créé un projet pour chaque formation effectuée en commençant par FORMATIONS : SEO par exemple.

Ainsi, sur le graphique circulaire, je vois bien quelle part est consacrée aux formations et j'ai le détail du temps pour chaque formation à gauche de ce graphique.

Cette capture d'écran date un peu. Je passais alors beaucoup de temps à me former.  😀

Etoiles astuce

ASTUCE

Définissez une couleur par thème lorsque vous créerez vos projets, vous y verrez plus clair entre le travail administratif et le temps consacré aux prestations clients.

Toggl Dashboard

Les projects

Avant de lancer le timer, il faut créer les projets, qu'il s'agisse de temps non facturable (formations, rédaction d'article, réseautage, publications, compta...) ou qu'il s'agisse de missions pour les clients. 

Pour cela, il suffit juste de cliquer sur "New project" pour en créer un.  Définissez un code couleur pour rester cohérent pour les prochains projets.

En enregistrant tout le temps passé, mon travail est mieux cadré et je reste focus sur mes objectifs de la journée et de la semaine.

J'ai déterminé par exemple 30 à 45 minutes maximum à passer sur les réseaux sociaux, à poster et à commenter. On sait tous que l'on pourrait y passer des heures si l'on n'y prenait pas garde.

Toggle Project

Les autres fonctionnalités de Toggl

L'application mobile  📱

L'application est super pratique lorsque vous vous déplacez. Ainsi vous enregistrez votre temps quand vous êtes en extérieur ou que vous êtes dans une autre pièce, sans forcément travailler sur votre ordinateur. 

Ainsi, tout est tracé et vous savez exactement comment vous avez passé votre temps sur la semaine. Cela permet de réajuster son planning pour la semaine suivante.


Les notifications  📢

Si vous travaillez sur votre PC sans avoir ouvert l'application et démarrer votre temps, une petite fenêtre rouge apparaîtra en bas à droite de votre écran. Il vous sera proposé de déclencher le chronomètre.

Après un certain temps de travail, un autre message apparaîtra pour vous inviter à faire une pause. 

Vous avez également la fonctionnalité "Team" pour travailler en équipe. Je ne l'ai pas testé, n'en ayant pas l'utilité pour l'instant.

Le mot de la fin

J'adore cet outil de gestion du temps ✨, je l'utilise au quotidien et je NE peux PLUS m'en passer ! GRATUIT et SIMPLE d'utilisation, je connais la répartition de mon travail sur la semaine.

Lorsque je suis à l'extérieur et que je travaille, je lance mon chrono sur l'appli mobile. 

Avant de l'utiliser, j'avais l'impression de ne rien faire de mes journées, et de m'éparpiller dans tous les sens. Aujourd'hui mon travail est MIEUX organisé et je sais sur quoi j'ai avancé dans la semaine et quelles tâches je devrai prioriser la semaine suivante. 

Toggl me permet de mieux planifier mon emploi du temps.

Mes prestations sont au forfait en volume d'heures. Quand un client prend le forfait 32 heures, je sais très rapidement combien d'heures ont déjà été utilisées.

Clairement, si vous n'avez pas pris l'habitude de suivre votre temps avec un outil tel que Toggl, n'attendez-plus. Je n'ai aucun doute sur le fait que, vous aussi, vous ne pourrez plus vous en passer. Alors GO 🚀

Epingle à retenir

A RETENIR

Toggl est un outil de gestion du temps génial pour mieux cadrer son temps. On sait exactement ce qui a été fait ou non dans la semaine, pour pouvoir planifier la semaine suivante. 

Ses avantages sont nombreux : 🔥 

  • Optimisation du temps.
  • Suivi du temps passé par projet.
  • Facilite le calcul des heures à facturer.
  • Rapport détaillé du temps passé avec export possible.
  • Évite de passer trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
  • Application mobile.
  • Notification si vous travaillez sur votre ordinateur et que vous n'avez pas déclenché le timer.
  • Aide à la planification de votre emploi du temps.

Cet article est terminé. S’il vous a été utile et vous a plu, n’hésitez pas à le partager.

Pour toute question, mettez-la en commentaire. Je me ferai un plaisir de vous répondre.

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Signature Valérie

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Valérie Trienpont Assistante indépendante

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Outil de gestion du temps Toggl
Outil de gestion du temps Toggl
L’outil de gestion du temps indispensable : Toggl

2 thoughts on “L’outil de gestion du temps indispensable : Toggl

  • 19 novembre 2020 à 12:11
    Permalien

    Bonjour Claire,

    Depuis que j’utilise cet outil, je sais combien de temps j’ai travaillé dans la semaine, le mois … pour chaque projet. Il a changé ma façon de travailler. En parallèle je me suis fait un planning hebdomadaire pour mes activités et j’essaie de m’y tenir autant que possible. En regardant le rapport Toggl je peux réajuster mon planning ou voir ce qui peut être amélioré.

    Merci pour votre commentaire. 😃

  • 18 novembre 2020 à 20:24
    Permalien

    J’ai aussi tendance à m’éparpiller dans mon travail, je pense que cet outil va m’aider a cadrer mes activités.
    Merci Valérie !
    Claire

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