Toggl l’outil de gestion du temps indispensable

Toggl est un outil de gestion du temps appelé aussi "time tracking". Il  permet de suivre son temps de travail afin de l'optimiser.

En enregistrant votre temps de travail, vous apprenez à mieux l'organiser. En effet, grâce à ses rapports, vous vous rendez compte des tâches effectuées de faible valeur ajoutée, les tâches chronophages. 

Si bien que cela vous permet de réorganiser votre temps, pour vous focaliser sur les tâches les plus importantes.

Toggl m'a véritablement simplifié la vie. ✨

Article mis à jour le 06/04/22

Toggl propose trois produits. Il me semble qu'il a  évolué depuis que je travaille avec.

Voici ce qu'il propose aujourd'hui :

Cet article ne concerne que le produit Toggl Track. Pour les trois versions, vous pouvez les tester gratuitement. Il y a une formule gratuite pour Toggl Plan. En revanche, vous passerez à une version premium pour le Toggl Hire, destiné aux entreprises.

L'outil de gestion du temps Toggl Track

Optimise votre temps ⌛

Comment tracker son temps de travail sur Toggl ? Rien de plus simple.

Simple d'utilisation 🤩

Toggl m'a SIMPLIFIÉÉÉÉ la vie ! Auparavant, pour calculer le temps passé sur une mission, je notais sur une feuille les heures de début et de fin de chaque tâche.  ❌

Si le travail était long, les choses se compliquaient, car il fallait tenir compte des pauses.

Le plus pénible dans tout cela, c'était la conversion des minutes en heures. Une vraie prise de tête 😣 et surtout PERTE de temps. 

Bref, aujourd'hui, finis la galère grâce à Toggl !  🚀

Quelles sont les fonctionnalités principales de Toggl ?

Premièrement, vous devez vous inscrire sur le site de Toggl. L'inscription est gratuite. Il vous est proposé 30 jours gratuits.

Toutefois, vous pouvez rester sur la version basique, qui est GRATUITE ou passer sur l'une des trois formules payantes :

Je précise que la version gratuite me suffit amplement. 😀

Le timer  ⏲

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai créé le projet "Rédaction articles", lorsque je travaille sur un article de blog.  

J'aurais pu préciser à la place de "no description" sur quel article je travaillais, pour que cela soit plus précis. À droite, vous avez le temps passé sur le projet avec le bouton de démarrage / arrêt du chrono.

À la fin de la journée, vous avez le temps passé sur chaque projet ainsi que le temps total d'enregistré (ici 5 h 40).

Pour démarrer ou arrêter le chrono, rien de plus simple, il suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite.

Les reports

Définir la période  📅

La ligne dashboard que vous voyez sur l'écran ci-dessus n'est plus visible aujourd'hui.

En cliquant sur "Reports", vous arrivez sur votre "tableau de bord". Toutes les tâches effectuées de la semaine, du mois... sont regroupées par projet. L'histogramme étalé sur la semaine, ainsi que le graphique circulaire représentent le temps passé sur les différents projets.

Ainsi, vous pouvez avoir un rapport sur différentes périodes :

Les différents rapports  📄

Vous pouvez choisir entre un rapport résumé, détaillé ou hebdomadaire. Le rapport résumé est plus explicite avec les graphiques. Il est possible de l'exporter au format pdf ou csv, de l'imprimer et de le sauvegarder. 

Encore une fois, les fonctionnalités des rapports permettent aux utilisateurs de suivre le temps consacré à chacun de leurs projets et d'analyser leur productivité.

En sélectionnant un client sur une période déterminée, vous obtenez le temps passé. 

Analyser le temps passé est important. Si par exemple vous aviez estimé sur votre devis 4 heures de travail, alors que finalement vous en avez fait le double, il faudra en tenir compte pour la prochaine mission, pour réajuster votre devis. 

Mettez de la couleur  🎨

Comme vous pouvez le constater sur l'image, j’ai mis la couleur verte pour les formations. J'ai créé un projet pour chaque formation effectuée en commençant par FORMATIONS : SEO par exemple.

Ainsi, sur le graphique circulaire, je vois bien quelle part est consacrée aux formations et j'ai le détail du temps pour chaque formation à gauche de ce graphique.

Les projects

Avant de lancer le timer, il faut créer les projets, qu'il s'agisse de temps non facturable (formations, rédaction d'article, réseautage, publications, compta...) ou de missions pour les clients. 

Pour cela, il suffit juste de cliquer sur "New project" pour en créer un.  Définissez un code couleur pour rester cohérent pour les prochains projets.

En enregistrant tout le temps passé, mon travail est mieux cadré et je reste focus sur mes objectifs de la journée et de la semaine.

J'ai déterminé par exemple 30 à 45 minutes maximum à passer sur les réseaux sociaux, à poster et à commenter. On sait tous que l'on pourrait y passer des heures si l'on n'y prenait pas garde. 😀

Les autres fonctionnalités de Toggl

L'application mobile  📱

L'application est super pratique lorsque vous vous déplacez. Ainsi vous enregistrez votre temps quand vous êtes en extérieur ou que vous êtes dans une autre pièce, sans forcément travailler sur votre ordinateur. 

Ainsi, tout est tracé et vous savez exactement comment vous avez passé votre temps sur la semaine. Cela permet de réajuster son planning pour la semaine suivante.

Les notifications  📢

Si vous travaillez sur votre PC sans avoir ouvert l'application et démarré votre temps, une petite fenêtre rouge apparaîtra en bas à droite de votre écran. Il vous sera proposé de déclencher le chronomètre.

Après un certain temps de travail, un autre message apparaîtra pour vous inviter à faire une pause. 

Vous avez également la fonctionnalité "Team" pour travailler en équipe. Je ne l'ai pas testée, n'en ayant pas l'utilité pour l'instant.

Le mot de la fin

Un outil utilisé au quotidien

J'adore cet outil de gestion du temps ✨, je l'utilise au quotidien et je NE peux PLUS m'en passer ! GRATUIT et SIMPLE d'utilisation, je connais la répartition de mon travail sur la semaine.

Lorsque je suis à l'extérieur et que je travaille, je lance mon chrono sur l'appli mobile. 

Avant de l'utiliser, j'avais l'impression de ne rien faire de mes journées, et de m'éparpiller dans tous les sens. Aujourd'hui mon travail est MIEUX organisé et je sais sur quoi j'ai avancé dans la semaine et quelles tâches je devrai prioriser la semaine suivante. 

En somme, Toggl me permet de mieux planifier mon emploi du temps.

Mes prestations sont au forfait en volume d'heures. Quand un client prend le forfait 32 heures, je sais très rapidement combien d'heures ont déjà été utilisées.

Clairement, si vous n'avez pas pris l'habitude de suivre votre temps avec un outil tel que Toggl, n'attendez-plus. Je n'ai aucun doute sur le fait que, vous aussi, vous ne pourrez plus vous en passer. Alors GO 🚀

De nombreux avantages