Découvrez les mentions obligatoires sur les factures suite au décret d'octobre 2022. 4 nouvelles mentions dès juillet 2024 pour grandes entreprises, puis ETI, PME et micro-entreprises. Cet article liste toutes les mentions pour les factures pro et particuliers.
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Une facture est un document obligatoire du processus d’achat-vente. C’est une pièce justificative en matière comptable, juridique et fiscale. Elle est soumise à un formalisme précis et doit comporter des mentions obligatoires, sous peine d’amende.
Vous avez également les sanctions en cas de non-respect de ces obligations, les différents délais de paiement et pénalités de retard, ainsi que d’autres informations utiles.
Article mis à jour le 28/02/2023.
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Mentions obligatoires sur les factures destinées aux professionnels
Il s'agit ici d'effectuer des factures destinées aux entreprises.
Voici toutes les mentions obligatoires sur les factures. À celles-ci s'ajoutent des mentions particulières le cas échéant.
4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures à partir du 1er juillet 2024
Le numéro SIREN du client facturé (si celui-ci est établi en France).
L'adresse de livraison des biens si elle est différente de l'adresse du client (cette mention était déjà obligatoire).
L'indication s'il s'agit de "livraison de biens" ou de "prestations de services" ou, le cas échéant de ces deux catégories de prestations.
La mention "Option pour le paiement de la taxe d'après les débits" lorsque l'entreprise qui facture a opté pour le paiement de la TVA sur les débits.
ASTUCE
Afin de faciliter le traitement de votre facture, je vous conseille également d’indiquer sur votre facture le contact de facturation, s’il s’agit d’une grosse entreprise avec plusieurs sites.
Identification de la facture
ASTUCE
Indiquez clairement sur votre facture s’il s’agit d’une facture, d’un avoir, d’un acompte en mettant également un code dans votre numérotation.
Je m’explique. Par exemple sur mon logiciel de facturation, mes numéros de factures commencent par des lettres.
FA : Facture
AV : Avoir
FD : Facture D’acompte.
Les mentions relatives à la TVA
Les mentions dans le corps de la facture
Pénalités de retard et indemnité forfaitaire
IMPORTANT
L'indemnité forfaitaire de 40 € s’applique sur chaque facture non réglée à l’échéance, et non sur l’ensemble des factures concernées. Elle est due par facture.
Mentions particulières
Dans quel cas ?
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».
Le vendeur ou le prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée.
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
Cas d’un autoentrepreneur par exemple qui bénéficie de la franchise en base de TVA. La facture est en Hors Taxe.
« Autoliquidation »
Mettre le montant en HT.Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP, pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, alors le sous-traitant ne déclare pas la TVA. C’est l’entreprise principale qui doit déclarer la TVA.
Assurance souscrite au titre de l’activité.
Renseigner les coordonnées de l’assureur ou du garant.
Indiquer la couverture géographique du contrat ou de la garantie.Sont concernés les artisans ou les microentrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment pour la garantie décennale pour les artisans du bâtiment).
Écoparticipation DEEE (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques)
Achat de produits ou d’équipements électriques, électroniques ou de meubles.
Rémunération pour copie privée (RCP)
Acquisition d’un support d’enregistrement (disques durs, clés USB, cartes mémoires, CD ou DVD).
« Autofacturation »
Si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur
Source : service-public.fr
Mentions obligatoires sur les factures destinées aux particuliers
Les mentions générales obligatoires
Commençons par les mentions générales obligatoires sur les factures destinées aux particuliers sont exactement les mêmes que pour les factures destinées aux professionnels.
La seule exception concerne la garantie légale de conformité, entrée en vigueur au 1er juillet 2021. Elle concerne les biens vendus en magasin, appartenant à l'une des 12 catégories suivantes :
- Appareils électroménagers
- Equipements informatiques
- Produits électroniques grand public
- Appareils de téléphonie
- de photographiques
- et appareils, dotés d'un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage, jardinage
- Jeux et jouets (+ jeux vidéo)
- Articles de sport
- Montres et produits d'horlogerie
- Articles d'éclairage et luminaires
- Lunettes de protection solaire
- Éléments d'ameublement
Les mentions particulières
Les mentions particulières obligatoires sur les factures destinées aux particuliers sont également les mêmes que pour les factures destinées aux professionnels, à une exception près : il n’y a pas la rémunération pour copie privée (RCP). La mention est seulement obligatoire pour les factures pour les entreprises.
Là aussi, je vous invite à les consulter plus haut, en ne tenant pas compte de la RCP. 👆
Sanctions pour non-respect de ces obligations
Les sanctions sont les mêmes, que vous facturiez à un particulier ou à un professionnel.
Voici les indications du site service-public.fr. 👇
L’entreprise qui ne respecte pas ces obligations concernant les mentions obligatoires s’expose aux amendes suivantes :
Délais de paiement, pénalités de retard et frais de recouvrement (pour les professionnels)
Par principe, le délai de paiement est fixé au 30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Ce délai peut être supérieur à 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la date de facturation (ou à 45 jours fin de mois) si cela est précisé au contrat.
Attention, le délai de paiement doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).
Les différents délais de paiement
Plusieurs délais de paiement sont possibles. Ils font l’objet d’une négociation entre professionnels.
Modes de calcul pour le paiement avec délai négocié
Pour un délai à 45 jours fin de mois par exemple, deux modes de calcul sont possibles :
Ajouter 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture.
Une facture datée au 2 janvier doit être payée avant le 17 mars (fin du mois 31/01 + 45).
Ou ajouter 45 jours à la date d’émission de la facture. La limite de paiement intervenant à la fin du mois au cours duquel expirent ces 45 jours.
Pour une facture datée au 2 janvier, la limite de paiement est au 28 ou 29 février (02/01 + 45 jours → 16/02 soit en fin de mois le 28 ou 29 février).
ASTUCE
Le choix du mode de calcul est à définir au préalable entre les parties. Vous voyez ici qu'avec une facture datée au 2 janvier, la limite de paiement ne sera pas la même en fonction du mode de calcul. Il y a un écart de 15 jours.
Les conditions générales de vente (CGV) doivent préciser les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. Il y a retard si le paiement intervient après la date mentionnée sur la facture.
Il correspond au taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points.
Au 1er janvier 2023 le taux minimal est de 6,18%, correspondant à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Le taux des pénalités de retard préconisé par défaut est de 12,50%.
Les pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. L’envoi d’une lettre recommandée n’est pas exigé pour déclencher le droit de recevoir des pénalités de retard.
Elles courent dès le jour suivant la date d’échéance portée sur la facture, ou à défaut, le 31e jour suivant la date de réception des marchandises ou de la fin de l’exécution de la prestation de service.
Elles ne sont pas soumises à TVA.
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
À chaque retard de paiement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est due au créancier.
Ce montant s’ajoute aux pénalités de retard. Il n’est pas inclus dans la base de calcul des pénalités.
Même si l’entreprise qui a émis la facture n’est pas obligée de l’appliquer [geste commercial], l’indemnité doit être mentionnée dans les conditions de règlements de tous les documents contractuels (CGV et factures).
Si l’entreprise fait appel à un cabinet chargé des relances et mises en demeure, elle peut demander une indemnisation complémentaire pour les frais engagés.
Comme pour les pénalités de retard, l’indemnité pour frais de recouvrement est due dès le lendemain de la date d’échéance et n’est pas soumise à TVA. Son montant est de 40 €, même en cas de paiement partiel de la facture à l’échéance et quelle que soit la durée du retard.
IMPORTANT
Cette indemnité s’applique pour chaque facture non réglée à l’échéance. 1 facture non payée = une indemnité forfaitaire de 40 € due.
Il existe une réglementation particulière pour les activités suivantes :
Pour en savoir plus : service-public.fr
Délai de conservation des factures
En leur qualité de pièces comptables, les factures clients et fournisseurs doivent être conservées pendant 10 ans, sous format papier ou numérique.
Sachez qu’à l’horizon 2023-2025 toutes les factures devront être émises par voie électronique.
Modèle de facture
Voici un modèle de mes factures.
Télécharger le fichier PDF du modèle de facture.
La première chose à faire est de créer un modèle de facture, en intégrant toutes les mentions obligatoires, que vous utilisiez un logiciel dédié, gratuit ou payant, ou une simple feuille de calcul Excel,
N’oubliez pas le cas échéant de rajouter les mentions particulières. 😉
Je préfère de loin utiliser un logiciel dédié à la facturation. J’ai utilisé pendant 3 ans les logiciels EBP devis-facturation et compta, avant de basculer tout récemment sur QuickBooks. Le principal est d'avoir un logiciel qui soit en conformité avec la loi.
Le mot de la fin
À présent, vous connaissez toutes les mentions obligatoires sur les factures.
A RETENIR
Cet article vous a plu ? N'hésitez pas à le partager et à me dire ce que vous en avez pensé en commentaire !
Avec plaisir Manuela.
Je vous ai envoyé un modèle plus récent de l’une de mes factures, avec quelques précisions.
N’hésitez pas à me poser vos questions.
Merci Valérie pour cet article, complet et clair !
Je vais rajouter dès à présent sur mon modèle le numéro RM.
C’est en faisant des erreurs que l’on apprend, j’espère juste apprendre sans trop en faire :p
Merci pour votre commentaire, avec plaisir !
Merci de ces éléments précieux, clairs et concis!