La facture électronique, envoi dématérialisé des factures

Toutes les entreprises seront concernées par la facturation électronique obligatoire dès 2024.

Depuis le 1er janvier 2020, nous avons l'obligation d'envoyer toutes les factures à destination des services publics par voie dématérialisée, via la plateforme Chorus Pro.

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L'article 153 de la loi de finances pour 2020 prévoit, d’une part, l’émission obligatoire des factures entre assujettis à la TVA de manière dématérialisée et, d’autre part, la transmission à l’administration fiscale des données figurant sur ces factures.

Cette obligation sur la facture électronique s'appliquera de manière progressive, entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, en fonction de la taille des entreprises.

Aujourd’hui, près de 2 milliards de factures s'échangent en France, avec moins de 10% au format électronique.

Mais avant d’en venir à cette obligation, petit rappel sur la facture électronique.

Article mis à jour le 13/11/2021.

Bonne lecture 

businesswoman

Avant tout, il est important de distinguer la facturation électronique de la facturation numérique.

La facturation numérique est une dématérialisation sans contrôle, avec l'envoi d'un document au format PDF, aisément modifiable.

En revanche, la facturation électronique est un document infalsifiable, non modifiable et perenne. C'est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique.

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IMPORTANT

Il ne suffit pas d’envoyer ses factures au format numérique pour que celles-ci soient considérées comme valides fiscalement.

Voici les critères à prendre en compte…

Pour être valable légalement, la facture électronique doit respecter 4 conditions :

  • Garantir l’identité de l’émetteur de la facture.
  • Préserver l’intégralité de la facture : celle-ci ne doit pas être modifiable au cours du processus. Les données doivent rester identiques tout au long de son acheminement vers le destinataire, ainsi que jusqu’à la fin de son archivage électronique.
  •  Assurer la lisibilité du document à son client.
  • Contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une version papier.

Ainsi, la dématérialisation des factures garantit de les conserver précieusement et d’assurer la pérennité de l’information, contrairement à une version papier.

Dématérialisation des factures obligatoires 📤

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IMPORTANT

Scanner une facture papier n’en fait pas une facture électronique, puisqu’elle n’est pas créée au moyen d’un outil numérique.

Pour une dématérialisation légale des factures, vous devez adopter l’un des 3 processus suivants :

  • La transmission selon la norme sécurisée : le client reçoit la facture grâce à un message électronique. Les parties conviennent de la structure : Échange de Données Informatisées (EDI), format XML, fichier PDF, progiciel de gestion intégré.
  • Par transmission sécurisée avec la signature électronique : c’est elle qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle légitime l’authentification du signataire et la source d’information.
  • Troisième option, l'envoi sous toute forme électronique dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d’établir une Piste d’Audit Fiable (PAF), entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou des prestations de services.

Ces procédés sont valables aussi bien pour les assujettis basés en France que pour les opérations effectuées au sein ou hors de l’Union européenne.

Les factures sont conservées 10 ans, sous format papier ou électronique. Depuis le 30 mars 2017, les professionnels peuvent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives reçues sous format papier, à condition de garantir leur reproduction à l’identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).  

Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Quant aux opérations d’archivage numérique des factures établies au départ sur support papier, elles sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes. Elles permettent d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

L’archivage numérique fait appel à des considérations techniques, organisationnelles et réglementaires. La nature des documents détermine le mode d’archivage, qui peut être simple ou légal, nécessitant la mise en place d’un dispositif plus complexe. 

L’ensemble des besoins et des processus de l’entreprise (comptabilité, gestion commerciale, production, gestion du personnel, R&D) doit être pris en compte, car l’archivage concerne tous les services de l’entreprise.

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IMPORTANT

Attention à ne pas confondre la sauvegarde et l’archivage. Le fait de sauvegarder régulièrement les données sur les serveurs ne remplace pas une solution d’archivage.

Mise en place de l'archivage 📦

Pour être en conformité avec la loi, mais aussi pour des raisons de confidentialité, les entreprises peuvent être amenées à conserver certains documents stratégiques au sein d’un espace sécurisé, appelé coffre-fort électronique. Celui-ci est un service hautement sécurisé pour archiver facilement l’ensemble des documents administratifs, les factures, relevés, contrats, etc.

Sans rentrer dans le détail, car ce n’est pas l’objet de l’article, un projet d’archivage se décompose en trois phases :

  • établissement d’une charte d’archivage,
  • choix des logiciels et outils pour numériser les documents,
  • processus d’archivage sécurisé, soit en interne soit chez un prestataire spécialisé.

Pour les PME, l’externalisation est une option permettant de bénéficier de prestations professionnelles, sans demander d’investissements importants.

Toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leur facture par voie électronique pour les marchés publics (État, collectivités territoriales, établissements publics).

Pour cela, elles utilisent le portail de la plateforme Chorus Pro qui permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de manière sécurisée les factures. 

De plus, aucune entreprise ne peut refuser la réception des factures émises par une société sous format électronique (Loi Macron du 6 août 2015).

La facturation électronique (e-invoicing) sera obligatoire et mise en place progressivement, selon les modalités suivantes :

Obligation des entreprises à la facturation électronique d'ici 2023
  • Au 1er Juillet 2024 pour les grandes entreprises.
  • le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • enfin au 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

Portail public Chorus Pro 🆚 Plateformes privées certifiées

L’administration fiscale recevra les données figurant sur les factures transmises pour leur exploitation à des fins, notamment, de collecte et de contrôle de la TVA. L’État travaille sur une offre de services qui proposerait, grâce à la collecte des informations mentionnées sur les factures, une déclaration de TVA préremplie dès lors qu’elle est effectuée en ligne. 

La généralisation de la facturation électronique aux échanges BtoB devrait représenter des milliards de factures par an.  Les entreprises pourront avoir recours soit au portail public de facturation Chorus Pro, soit à une autre plateforme de dématérialisation.

Des plateformes privées certifiées seraient en charge d’approuver les factures et extraire les données pour les transmettre à l’Administration fiscale.  

Chaque entreprise dotée d'un numéro Siren peut avoir un compte pour envoyer ses factures sous différents formats (dont "PDF signé" ou "Factur-X"). Ainsi figées, elles sont envoyées à un client.

Pour les entreprises

Ils sont au nombre de 5 :

1.

Rapidité : délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires. Les procédures comptables peuvent être automatisées.

2.

Rentabilité : diminution des coûts par rapport à l'envoi des factures papier et gain de l'espace physique pour l’archivage.

Les avantages de la facturation électronique
3.

Meilleur suivi du traitement des factures et diminution des litiges liés aux délais de paiement.

4.

Écologique : ni papier, ni transport.

5.

Efficacité : fiabilité des données, pas d’erreur de saisie (diminution des litiges) et amélioration de la traçabilité et du suivi comptable.

En optant pour un système de facturation digital, vous pourrez facilement :

  • Générer des factures très rapidement.
  • Savoir à tout moment si elles sont envoyées, payées, en retard de paiement.
  • Envoyer des rappels.
  • Enregistrer les paiements automatiquement en associant votre logiciel comptable avec celui de facturation.
  • Exploiter les statistiques liées aux paiements pour améliorer votre stratégie d’entreprise.

Beaucoup de TPE/PME n’ont pas investi dans un logiciel dédié. C'est dommage ! Chargée en partie de la facturation en entreprise dans l'un de mes postes, je faisais les factures sous Excel 😲. Une vraie perte de temps et de fiabilité.

Mon conseil : utilisez un logiciel de facturation  🔥

Pourquoi ❓

Beaucoup de petites entreprises utilisent Excel pour faire leurs factures. Mais, même avec un modèle de facture, celui-ci peut être amené à changer dans le temps. Vous pensez peut-être "et alors ?"

Prenons un exemple : vous faites une facture pour le client Dupont. Logiquement, à la deuxième facture du client Dupont, vous reprenez la précédente comme base. Sauf que :

  • certaines données de vos clients ont changé et vous devez les modifier, mais au moment de faire une nouvelle facture, vous risquez d'oublier cette information ;
  • votre modèle de facture aura peut-être changé entre temps et du coup la facture que vous avez prise comme modèle, ne correspond plus à votre modèle de facture ;
  • des données de votre société sont à changer. En reprenant les factures clients précédentes, vous devrez modifier ces données pour chaque client. Autre solution, vous reprenez votre modèle de facture mais là, vous devrez de nouveau saisir les données clients.

La solution : un logiciel de facturation 💡

Sur un logiciel dédié, il est aisé de modifier votre modèle de facture et d'aller dans les données clients pour apporter des modifications le concernant. Ainsi, il n'y a aucun risque de données inexactes pour vos prochaines factures.

Autre problème plus contraignant : celui de la numérotation. Celle-ci doit être continue, sans saut dans les numéros. Passe encore si vous êtes la seule personne à facturer, mais s'il y a d'autres personnes qui facturent, une erreur de numérotation est vite arrivé... Vous voyez où je veux en venir. 🤔

De plus, si le nom de fichier est mal renseigné, si vous ne tenez pas un registre à jour, la personne qui va facturer peut faire une erreur sur le numéro à attribuer au document. Cela se complique, car si la numérotation ne se suit pas il faudra le justifier en cas de contrôle. En savoir plus sur la numérotation des factures.

Mon expérience chez les clients 🤨

Pour un client, j’ai repris le suivi de sa facturation. Bilan : doublon dans la numérotation, mention « facture » au lieu de « avoir » sur la facture, trou dans la numérotation… 

Tout cela peut être évité grâce à un logiciel. Celui-ci détermine automatiquement le numéro de la prochaine facture. D’un coup d’œil, vous visualisez la liste des factures réglées ou non, et vous avez accès à un reporting (la liste de toutes vos factures ainsi que leur état).

Ainsi, j’ai fait le choix d’investir dans 2 logiciels : pour les devis et les factures, et l'autre pour la comptabilité. Pour faire court, lorsque je crée un devis, d’un simple clic, ce devis se transforme en facture. Je la transfère ensuite sur mon logiciel comptable qui enregistre lui-même l’écriture. Il n'y a plus qu’à saisir son règlement. 🚀

En revanche, ceci ne vous dispense pas d'établir et de suivre vos tableaux de bord, nécessaires pour le pilotage de votre entreprise.

Conseil

Etoiles astuce

ASTUCE

Quelle que soit la quantité de factures que vous émettez, si vous voulez gagner du temps, utilisez un logiciel de facturation.

Je ne parle pas des versions gratuites qui sont limitées. Selon la taille de votre entreprise et votre activité, vous trouverez le logiciel adapté à vos besoins. Assurez-vous simplement d’avoir un logiciel en conformité avec la loi, et que vous puissiez avoir les mises à jour régulièrement.

Chorus Pro

La dématérialisation facilite et sécurise le paiement ainsi que la gestion de la trésorerie. J’ai testé, la plateforme Chorus Pro. Rien de bien sorcier en fait, l’important étant au départ de bien paramétrer son compte et de fournir les bonnes informations. 

À charge à votre client du secteur public de vous communiquer les informations obligatoires telles que le code engagement, à renseigner sur la facture. Sinon elle sera rejetée. En savoir plus sur la mise en place de Chorus Pro.

De plus, la documentation sur le site de la communauté Chorus Pro est très bien détaillée. Des webinaires gratuits sont proposés et vous recevez une présentation de 50 pages à la suite du webinaire. 💥

Lien pour accéder à la communauté Chorus Pro

Ils sont au nombre de 4, l’objectif principal étant de lutter contre la fraude fiscale.

1.

Supprimer les contraintes  de traitement des factures papier et sécuriser les échanges commerciaux.

2.

Lutter contre la fraude fiscale et diminuer l'écart de TVA, au moyen de recoupements automatisés (entre les factures d'achat et de vente).

3.

Permettre la connaissance de l'activité des entreprises pour favoriser un pilotage plus précis des actions du gouvernement.

4.

Faciliter les déclarations de TVA grâce au pré remplissage en ligne.

La pandémie du COVID-19 a démontré l’importance d’avoir un processus de dématérialisation afin de maintenir le fonctionnement administratif et comptable des entreprises. Le travail à distance a compliqué la réception, l’émission, le traitement et le contrôle des factures.

Toutes les entreprises seront concernées par la facturation électronique obligatoire dès 2024 - 2026. D'ici là nous avons le temps pour choisir le prestataire pour la dématérialisation.

D’après des experts-comptables, deux stratégies sont possibles :

  • opter pour une solution totalement intégrée, permettant à la fois l’établissement des factures, leur gestion, et leur comptabilisation ;
  • ou choisir une solution uniquement dédiée à la gestion des factures électroniques et des paiements.

Quelle solution choisir ?

La première solution présente l’avantage de la simplicité, avec un éditeur unique, mais présente le risque de la dépendance. Si vous décidez de changer un jour de logiciel de facturation ou de comptabilité, cela impliquera de changer également la gestion de la dématérialisation.

Quant à la deuxième option, elle présente l’avantage de la souplesse, car il est possible de changer d’ERP sans remettre en question la totalité de la chaîne.

Enfin, se pose la question de l’archivage numérique. Définir ses besoins est le point primordial avant de choisir les logiciels et outils numériques.

De plus, un deuxième point est à prendre en compte afin de déterminer si la meilleure solution est de faire appel à un prestataire externe ou de mettre en place ce process en interne. La solution en interne concernera particulièrement les TPE et les micro entreprises, il me semble. 😊

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Factures électroniques une obligation pour tous
Facturation électronique : tous concernés d'ici 2024-2026
La facturation électronique obligatoire à compter de 2024

2 thoughts on “La facturation électronique obligatoire à compter de 2024

  • 30 juin 2021 à 10:51
    Permalien

    Bonjour et merci de votre commentaire.

    Je ne pense pas que la date ait été reculée, cela dépend de la taille de l’entreprise. Comme d’habitude ce sont les grosses entreprises qui sont concernées en premier.

    Après, vous voulez peut-être parler de la généralisation de la facture électronique pour les marchés publics ? Là effectivement elle est déjà en place pour toutes les entreprises, dès lors qu’elles doivent facturer à un établissement public.

    Je suis ravie que cet article vous ait plu. Merci. 🙏

  • 29 juin 2021 à 12:15
    Permalien

    Article très détaillé et complet !
    Il ont reculé la date non ? Il me semble que la généralisation de la facturation à toutes les entreprises devait intervenir plus tôt (vieux restes de mon ancien post de juriste mais vu que ça fait 2 ans maintenant, je dois un peu mélanger les infos)
    Merci beaucoup pour l’info.

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