La facture électronique, envoi dématérialisé des factures

Le gouvernement souhaite généraliser la facturation électronique entre assujettis à la TVA à compter du 1er janvier 2023 (au plus tard le 1er janvier 2025), au travers de l’article 153 de la Loi de finances de 2020.

D'ici à 2025, la facture électronique va remplacer complètement la facture papier dans les échanges B2B.

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Aujourd’hui, près de 2 milliards de factures sont échangées en France entre entreprises, avec moins de 10% au format électronique.

Mais avant d’en venir à cette obligation entre entreprises, petit rappel sur la facture électronique.

Voici les différents points de cet article.

Très bonne lecture.

Les caractéristiques de la facture électronique

Il est important de distinguer la facturation électronique de la facturation numérique. La facturation numérique est une dématérialisation sans contrôle, avec l'envoi d'un document au format PDF aisément modifiable. La facturation électronique est un document infalsifiable, non modifiable et perenne. C'est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique.

Il ne suffit pas d’envoyer ses factures au format numérique pour que celles-ci soient considérées comme valides fiscalement.

Voici les critères à prendre en compte…

Les critères de validité d’une facture électronique

Pour être valable légalement, la facture électronique doit respecter 4 conditions :

  • Garantir l’identité de l’émetteur de la facture.
  • Préserver l’intégralité de la facture : celle-ci ne doit pas être modifiable au cours du processus. Les données doivent rester identiques tout au long de son acheminement vers le destinataire ainsi que jusqu’à la fin de son archivage électronique.
  •  Assurer la visibilité du document à son client.
  • Contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une version papier.

Ainsi, la dématérialisation des factures garantit de les conserver précieusement et d’assurer la pérennité de l’information contrairement à une version papier.

Dématérialisation des factures

Scanner une facture papier n’en fait pas une facture électronique, puisqu’elle n’a pas été créée au moyen d’un outil numérique.

Pour une dématérialisation légale des factures, vous devez adopter l’un des 3 processus suivants :

  • La transmission selon la norme sécurisée : la facture est envoyée au client grâce à un message électronique. La structure est convenue entre les parties : Échange de Données Informatisées (EDI), format XML, fichier PDF, progiciel de gestion intégré.
  • Par transmission sécurisée avec la signature électronique : c’est elle qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle légitime l’authentification du signataire et la source d’information.
  • Troisième option, l'envoi sous toute forme électronique dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d’établir une Piste d’Audit Fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou des prestations de services.

Ces procédés sont valables aussi bien pour les assujettis basés en France que pour les opérations effectuées au sein ou hors de l’Union européenne.

Durée de conservation et archivage

Les factures doivent être conservées 10 ans, sous format papier ou électronique. Depuis le 30 mars 2017, les professionnels peuvent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives reçues sous format papier à condition de garantir leur reproduction à l’identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).  Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Quant aux opérations d’archivage numérique des factures établies au départ sur support papier, elles sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes. Elles permettent d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

L’archivage numérique fait appel à des considérations techniques, organisationnelles et réglementaires. La nature des documents détermine le mode d’archivage, qui peut être simple ou légal, nécessitant la mise en place d’un dispositif plus complexe.

L’ensemble des besoins et des processus de l’entreprise (comptabilité, gestion commerciale, production, gestion du personnel, R&D) doit être pris en compte, car l’archivage concerne tous les services de l’entreprise.

Attention à ne pas confondre la sauvegarde et l’archivage. Le fait de sauvegarder régulièrement les données sur les serveurs ne remplace pas une solution d’archivage.

Mise en place de l'archivage

Pour être en conformité avec la loi, mais aussi pour des raisons de confidentialité, les entreprises peuvent être amenées à conserver certains documents stratégiques au sein d’un espace sécurisé, appelé coffre-fort électronique. Celui-ci est un service hautement sécurisé pour archiver facilement l’ensemble des documents administratifs, les factures, relevés, contrats, etc.

Sans rentrer dans le détail, car ce n’est pas l’objet de l’article, un projet d’archivage se fait en trois phases :

  • établissement d’une charte d’archivage,
  • choix des logiciels et outils pour numériser les documents,
  • processus d’archivage sécurisé, soit en interne soit chez un prestataire spécialisé.

Pour les PME, l’externalisation peut être une option permettant de bénéficier de prestations professionnelles sans demander d’investissements importants.

Obligation pour les entreprises soumises à la TVA dès 2023

Depuis le 1er janvier 2020

Depuis 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont l’obligation de transmettre leur facture par voie électronique pour les marchés publics (État, collectivités territoriales, établissements publics). Pour cela elles utilisent le portail de la plateforme CHORUS PRO. Celui-ci permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de manière sécurisée les factures. 

Par ailleurs, depuis cette date, aucune entreprise ne peut refuser la réception des factures émises par une société sous format électronique (Loi Macron du 6 août 2015).

et à l’horizon 2023-2025

La généralisation de la facturation électronique est prévue au plus tôt à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025. Elle concernerait l’ensemble des entreprises françaises soumises à la TVA. L’obligation serait progressive et dépendrait de la taille des entreprises ainsi que du secteur d’activité.

Comme pour les marchés publics, nous pouvons penser que les premiers concernés par la facturation électronique en B2B seront les grosses sociétés.

Obligation des entreprises à la facturation électronique d'ici 2023

Les données figurant sur les factures seront transmises à l’administration fiscale pour leur exploitation à des fins, notamment, de collecte et de contrôle de la TVA. L’État travaille sur une offre de services qui proposerait, grâce à la collecte des informations mentionnées sur les factures, une déclaration de TVA préremplie dès lors qu’elle est effectuée en ligne. 

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) et l’Administration fiscale ont expérimenté avec l’aide d’une centaine d’entreprises, au premier semestre 2020, l’utilisation de la plateforme publique CHORUS PRO dans le cadre de la dématérialisation des factures entre entreprises.

La généralisation de la facturation électronique aux échanges BtoB devrait représenter des milliards de factures par an. Les conclusions de cette expérimentation ont révélé que si la plateforme publique était retenue, des adaptations étaient toutefois nécessaires.

L’option au recours des plateformes privées certifiées est également envisagée. Celles-ci seraient en charge d’approuver les factures et extraire les données pour les transmettre à l’Administration fiscale. Plusieurs plateformes existent, dont celle de l'Ordre des experts-comptables appelée jefacture.com. Chaque entreprise dotée d'un numéro Siren peut avoir un compte pour envoyer ses factures sous différents formats (dont "PDF signé" ou "Factur-X"). Ainsi figées, elles sont envoyées à un client.

Le projet de Loi de Finances pour 2021 devrait apporter des précisions complémentaires sur les modalités d’application de la généralisation de la facture électronique.

Les avantages pour les entreprises

5 avantages sont présentés :

1.

Rapide : délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires. Les procédures comptables peuvent être automatisées.

2.

Rentable : envoi gratuit, économie de papier et d’espace physique pour l’archivage.

Les avantages de la facturation électronique
3.

Sécurisé : transparence du suivi des transmissions. Archivage en ligne sur le compte de l'entreprise.

4.

Durable: ni papier ni transport.

5.

Efficace : fiabilité des données, pas d’erreur de saisie (diminution des litiges) et amélioration de la traçabilité et du suivi comptable.

L’usage de logiciels dédiés à la facturation

Et si vous optez pour un système de facturation digital, vous pourrez facilement :

  • Générer des factures très rapidement.
  • Savoir à tout moment si elles sont envoyées, payées, ou impayées.
  • Envoyer des rappels.
  • Enregistrer les paiements automatiquement en associant votre logiciel comptable et bancaire avec celui de facturation.
  • Exploiter les statistiques liées aux paiements pour améliorer votre stratégie d’entreprise.

Encore aujourd’hui, beaucoup de TPE/PME n’ont pas investi dans un logiciel dédié. Quel dommage ! Chargée en partie de la facturation en entreprise, je faisais les factures sous Excel pour certaines sociétés. Une vraie perte de temps et de fiabilité selon moi.

Mon conseil : utiliser un logiciel de facturation

Pourquoi ? Vous avez beau faire un modèle sur Excel, celui-ci peut être modifié dans le temps. Vous faites une facture pour le client Dupont par exemple. Logiquement, à la deuxième, vous reprenez la première comme base. Sauf que :

  • certaines données client seront peut-être à modifier ;
  • votre modèle aura peut-être changé ;des données de votre société sont à changer.
  • des données de votre société sont à changer.

Autre problème plus contraignant : celui de la numérotation. Celle-ci doit être continue, sans « trou ». Passe encore si vous êtes la seule personne à facturer, mais si une autre prend la relève en votre absence. Vous voyez où je veux en venir.

Si le nom de fichier est mal renseigné, si vous ne tenez pas un registre à jour, la personne qui va facturer peut faire une erreur sur le numéro à attribuer au document. Cela se complique, car si la numérotation ne se suit pas il faudra le justifier en cas de contrôle. En savoir plus sur la numérotation des factures.

Pour un client, j’ai dû reprendre le suivi de leur facturation : doublon dans la numérotation, mention « facture » au lieu de « avoir », trou dans la facturation…

Tout cela peut être évité grâce à un logiciel. Celui-ci détermine automatiquement le numéro de la prochaine facture. D’un coup d’œil, vous visualisez la liste de vos factures réglées ou non réglées, si elles ont été transférées en comptabilité.

J’ai fait le choix d’investir dans 2 logiciels : devis-facturation et comptabilité. Pour faire court, lorsque je crée un devis pour un client potentiel, d’un clic ce devis se transforme en facture. Je la transfère à mon logiciel comptable qui enregistre lui-même l’écriture. Je n’ai plus qu’à saisir son règlement.

C’est tellement plus simple que de tenir différents tableaux récapitulant toutes les factures, les encaissements et décaissements, la trésorerie… Le logiciel fait le reporting pour vous.

Si j’avais un conseil à donner, quelle que soit la quantité de factures que vous émettez, si vous voulez gagner du temps, passez par un logiciel dédié. Je ne parle pas des versions gratuites qui sont très limitées. Selon la taille de votre entreprise et votre activité, vous trouverez chaussure à votre pied. Assurez-vous simplement d’avoir un logiciel en conformité avec la loi et que vous puissiez avoir les mises à jour régulièrement.

L'exemple : Chorus Pro

La dématérialisation facilite et sécurise le paiement ainsi que la gestion de la trésorerie. J’ai testé, il y a peu de temps, la plateforme CHORUS PRO. Rien de bien sorcier, l’important étant au départ de bien paramétrer son compte et de fournir les bonnes informations. A charge à votre client du secteur public de vous communiquer les informations obligatoires telles que le code engagement, à renseigner sur la facture. Sinon elle sera rejetée. En savoir plus sur la mise en place de Chorus Pro.


De plus, la documentation sur le site de la communauté CHORUS PRO est très bien détaillée. De plus, des webinaires gratuits sont proposés et une présentation de 50 pages est envoyée à la suite au webinaire.

Les objectifs de l’Administration fiscale

Ils sont au nombre de 4, l’objectif principal étant de lutter contre la fraude fiscale.

1.

Faciliter les déclarations de TVA grâce au pré remplissage en ligne.

2.

Optimiser le suivi et l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation des échanges.

3.

Automatiser le processus : meilleure fluidité dans les échanges.

4.

Lutter contre la fraude fiscale grâce à la collecte et l’exploitation des données de facturation par la DGFIP.

L’article 153 de la loi de finances de 2020 mentionne que les données figurant sur les factures seront transmises à l’administration « pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la TVA ». 

Le mot de la fin

La pandémie du COVID-19 a démontré l’importance d’avoir un processus de dématérialisation afin de maintenir le fonctionnement administratif et comptable des entreprises. Le travail à distance a compliqué la réception, l’émission, le traitement et le contrôle des factures.

Toutes les entreprises seront concernées par la facturation électronique à l'horizon 2023-2025. D'ici là nous avons le temps pour choisir le prestataire pour la dématérialisation.

D’après des experts-comptables, deux stratégies sont possibles :

  • opter pour une solution totalement intégrée, permettant à la fois l’établissement des factures, leur gestion, et leur comptabilisation ;
  • ou choisir une solution uniquement dédiée à la gestion des factures électroniques et des paiements.

La première solution présente l’avantage de la simplicité, avec un éditeur unique, mais présente le risque de la dépendance. Si vous décidez de changer un jour de logiciel de facturation ou de comptabilité, cela impliquera de changer également la gestion de la dématérialisation.

La deuxième option présente l’avantage de la souplesse, car il est possible de changer d’ERP sans remettre en question la totalité de la chaîne.

Ensuite se pose la question de l’archivage numérique. Définir ses besoins est le point primordial avant de choisir les logiciels et outils numériques. Le deuxième point à prendre en compte est de déterminer si la meilleure solution est de faire appel à un prestataire externe ou de mettre en place ce process en interne. Nous avons encore le temps d’ici là. 😊

Vous avez besoin d'une personne de confiance et expérimentée pour vous assister sur :

  • votre gestion administrative
  • votre gestion financière
  • votre communication Web.

Bénéficiez d'une séance découverte. Nous parlerons de vos besoins.

Valérie Trienpont assistante indépendante
La facture électronique prévue en B2B d’ici 2 ans

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