Facturation électronique obligatoire dès 2026 : un tournant majeur pour toutes les entreprises, officialisé par un amendement du 17 octobre 2023.
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Cette réforme, inscrite dans le projet de loi de finances pour 2024, transformera la gestion administrative des sociétés.
L'article 153 de la loi de finances pour 2020 prévoit, d’une part, l’émission obligatoire des factures entre assujettis à la TVA de manière dématérialisée et, d’autre part, la transmission à l’administration fiscale des données figurant sur ces factures.
Depuis le 1er janvier 2020, nous avons l'obligation d'envoyer toutes les factures à destination des services publics par voie dématérialisée, via la plateforme Chorus Pro.
Mais avant d’en venir à cette obligation, petit rappel sur la facture électronique.
Article mis à jour le 30/10/2023.
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Elle consiste à remplacer la facture papier par une facture émise et délivrée par voie électronique et permet de garantir la sécurité et la confidentialité des données. C'est un système de traitement des factures qui permet de convertir, de stocker et de transmettre les documents électroniques, sans avoir à imprimer et à photocopier une version papier.
Avant tout, il est important de distinguer la facturation électronique de la facturation numérique.
La facturation numérique est une dématérialisation sans contrôle, avec l'envoi d'un document au format PDF, aisément modifiable.
En revanche, la facturation électronique est un document infalsifiable, non modifiable et pérenne. C'est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique.
Il ne suffit pas d’envoyer ses factures au format numérique pour que celles-ci soient considérées comme valides fiscalement. La facture électronique doit respecter des formats requis par l'administration fiscale.
Voici les critères à prendre en compte…
Pour être valable légalement, la facture électronique doit respecter 4 conditions :
Ainsi, la dématérialisation des factures garantit de les conserver précieusement et d’assurer la pérennité de l’information, contrairement à une version papier.
Dématérialisation des factures obligatoires 📤
Scanner une facture papier n’en fait pas une facture électronique, puisqu’elle n’est pas créée au moyen d’un outil numérique.
Pour une dématérialisation légale des factures, vous devez adopter l’un des 3 processus suivants :
Ces procédés sont valables aussi bien pour les assujettis basés en France que pour les opérations effectuées au sein ou hors de l’Union européenne.
Les factures sont conservées 10 ans, sous format papier ou électronique. Depuis le 30 mars 2017, les professionnels peuvent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives reçues sous format papier, à condition de garantir leur reproduction à l’identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).
Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.
Quant aux opérations d’archivage numérique des factures établies au départ sur support papier, elles sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes. Elles permettent d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
L’archivage numérique fait appel à des considérations techniques, organisationnelles et réglementaires. La nature des documents détermine le mode d’archivage, qui peut être simple ou légal, nécessitant la mise en place d’un dispositif plus complexe.
L’ensemble des besoins et des processus de l’entreprise (comptabilité, gestion commerciale, production, gestion du personnel, R&D) doit être pris en compte, car l’archivage concerne tous les services de l’entreprise.
Attention à ne pas confondre la sauvegarde et l’archivage. Le fait de sauvegarder régulièrement les données sur les serveurs ne remplace pas une solution d’archivage.
Mise en place de l'archivage 📦
Pour être en conformité avec la loi, mais aussi pour des raisons de confidentialité, les entreprises peuvent être amenées à conserver certains documents stratégiques au sein d’un espace sécurisé, appelé coffre-fort électronique. Celui-ci est un service hautement sécurisé pour archiver facilement l’ensemble des documents administratifs, les factures, relevés, contrats, etc.
Sans rentrer dans le détail, car ce n’est pas l’objet de l’article, un projet d’archivage se décompose en trois phases :
Pour les PME, l’externalisation est une option permettant de bénéficier de prestations professionnelles, sans demander d’investissements importants.
Toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leur facture par voie électronique pour les marchés publics (État, collectivités territoriales, établissements publics).
Pour cela, elles utilisent le portail de la plateforme Chorus Pro qui permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de manière sécurisée les factures.
De plus, aucune entreprise ne peut refuser la réception des factures émises par une société sous format électronique (Loi Macron du 6 août 2015).
La facturation électronique (e-invoicing) sera obligatoire et mise en place progressivement, selon les modalités suivantes :
Portail public Chorus Pro 🆚 Plateformes privées certifiées
L’administration fiscale recevra les données figurant sur les factures transmises pour leur exploitation à des fins, notamment, de collecte et de contrôle de la TVA. L’État travaille sur une offre de services qui proposerait, grâce à la collecte des informations mentionnées sur les factures, une déclaration de TVA préremplie dès lors qu’elle est effectuée en ligne.
La généralisation de la facturation électronique aux échanges BtoB devrait représenter des milliards de factures par an. Les entreprises pourront avoir recours soit au portail public de facturation Chorus Pro, soit à une autre plateforme de dématérialisation.
Des plateformes privées certifiées seraient en charge d’approuver les factures et extraire les données pour les transmettre à l’Administration fiscale.
Chaque entreprise dotée d'un numéro Siren peut avoir un compte pour envoyer ses factures sous différents formats (dont "PDF signé" ou "Factur-X"). Ainsi figées, elles sont envoyées à un client.
Pour les entreprises
Ils sont au nombre de 5 :
Rapidité : délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires. Les procédures comptables peuvent être automatisées.
Rentabilité : diminution des coûts par rapport à l'envoi des factures papier et gain de l'espace physique pour l’archivage.
Meilleur suivi du traitement des factures et diminution des litiges liés aux délais de paiement.
Écologique : ni papier, ni transport.
Efficacité : fiabilité des données, pas d’erreur de saisie (diminution des litiges) et amélioration de la traçabilité et du suivi comptable.
En optant pour un système de facturation digital, vous pourrez facilement :
Beaucoup de TPE/PME n’ont pas investi dans un logiciel dédié. C'est dommage ! Chargée en partie de la facturation en entreprise dans l'une de mes missions, je faisais les factures sous Excel 😲. Une vraie perte de temps et de fiabilité.
Mon conseil : utilisez un logiciel de facturation 🔥
Pourquoi ❓
Beaucoup de petites entreprises utilisent Excel pour faire leurs factures. Mais, même avec un modèle de facture, celui-ci peut être amené à changer dans le temps. Vous pensez peut-être "et alors ?"
Prenons un exemple : vous faites une facture pour le client Dupont. Logiquement, à la deuxième facture du client Dupont, vous reprenez la précédente comme base. Sauf que :
La solution : un logiciel de facturation 💡
Sur un logiciel dédié, il est aisé de modifier votre modèle de facture et d'aller dans les données clients pour apporter des modifications le concernant. Ainsi, il n'y a aucun risque de données inexactes pour vos prochaines factures.
Autre problème plus contraignant : celui de la numérotation. Celle-ci doit être continue, sans saut dans les numéros. Passe encore si vous êtes la seule personne à facturer, mais s'il y a d'autres personnes qui facturent, une erreur de numérotation est vite arrivée... Vous voyez où je veux en venir. 🤔
De plus, si le nom de fichier est mal renseigné, si vous ne tenez pas un registre à jour, la personne qui va facturer peut faire une erreur sur le numéro à attribuer au document. Cela se complique, car si la numérotation ne se suit pas il faudra le justifier en cas de contrôle. En savoir plus sur la numérotation des factures.
Mon expérience chez les clients 🤨
Pour un client, j’ai repris le suivi de sa facturation. Bilan : doublon dans la numérotation, mention « facture » au lieu de « avoir » sur la facture, saut dans la numérotation…
Tout cela peut être évité grâce à un logiciel. Celui-ci détermine automatiquement le numéro de la prochaine facture. D’un coup d’œil, vous visualisez la liste des factures réglées ou non, et vous avez accès à un reporting (la liste de toutes vos factures ainsi que leur état).
Ainsi, j’ai fait le choix d’investir dans 2 logiciels : pour les devis et les factures, et l'autre pour la comptabilité. Pour faire court, lorsque je crée un devis, d’un simple clic, ce devis se transforme en facture. Je la transfère ensuite sur mon logiciel comptable qui enregistre lui-même l’écriture. Il n'y a plus qu’à saisir son règlement. 🚀
En revanche, ceci ne vous dispense pas d'établir et de suivre vos tableaux de bord, nécessaires pour le pilotage de votre entreprise.
Quelle que soit la quantité de factures que vous émettez, si vous voulez gagner du temps, utilisez un logiciel de facturation.
Je ne parle pas des versions gratuites qui sont limitées. Selon la taille de votre entreprise et votre activité, vous trouverez le logiciel adapté à vos besoins. Assurez-vous simplement d’avoir un logiciel en conformité avec la loi, français et que vous puissiez avoir les mises à jour régulièrement.
Pourquoi français ? J'ai fait l'erreur de changer de logiciel car le mien était trop lourd à gérer au vu de mon statut. J'ai fait le choix d'un outil dédié pour les petites et moyennes entreprises, créé par une entreprise américaine. Sauf qu'après un an d'utilisation, cet outil n'était plus commercialisé pour la France.
Chorus Pro
La dématérialisation facilite et sécurise le paiement ainsi que la gestion de la trésorerie. J’ai testé, la plateforme Chorus Pro. Rien de bien sorcier en fait, l’important étant au départ de bien paramétrer son compte et de fournir les bonnes informations.
À charge à votre client du secteur public de vous communiquer les informations obligatoires telles que le code engagement, à renseigner sur la facture. Sinon elle sera rejetée. En savoir plus sur la mise en place de Chorus Pro.
De plus, la documentation sur le site de la communauté Chorus Pro est très bien détaillée. Des webinaires gratuits sont proposés et vous recevez une présentation de 50 pages à la suite du webinaire. 💥
Lien pour accéder à la communauté Chorus Pro
Ils sont au nombre de 4, l’objectif principal étant de lutter contre la fraude fiscale.
Supprimer les contraintes de traitement des factures papier et sécuriser les échanges commerciaux.
Lutter contre la fraude fiscale et diminuer l'écart de TVA, au moyen de recoupements automatisés (entre les factures d'achat et de vente).
Permettre la connaissance de l'activité des entreprises pour favoriser un pilotage plus précis des actions du gouvernement.
Faciliter les déclarations de TVA grâce au pré remplissage en ligne.
La pandémie du COVID-19 a démontré l’importance d’avoir un processus de dématérialisation afin de maintenir le fonctionnement administratif et comptable des entreprises. Le travail à distance a compliqué la réception, l’émission, le traitement et le contrôle des factures.
Toutes les entreprises seront concernées par la facturation électronique obligatoire dès 2026. D'ici là nous avons le temps pour choisir le prestataire pour la dématérialisation.
D’après des experts-comptables, deux stratégies sont possibles :
Quelle solution choisir ?
La première solution présente l’avantage de la simplicité, avec un éditeur unique, mais présente le risque de la dépendance. Si vous décidez de changer un jour de logiciel de facturation ou de comptabilité, cela impliquera de changer également la gestion de la dématérialisation.
Quant à la deuxième option, elle présente l’avantage de la souplesse, car il est possible de changer d’ERP sans remettre en question la totalité de la chaîne.
Enfin, se pose la question de l’archivage numérique. Définir ses besoins est le point primordial avant de choisir les logiciels et outils numériques.
De plus, un deuxième point est à prendre en compte afin de déterminer si la meilleure solution est de faire appel à un prestataire externe ou de mettre en place ce process en interne. La solution en interne concernera particulièrement les TPE et les micro entreprises, il me semble. 😊
Bonjour et merci de votre commentaire.
Je ne pense pas que la date ait été reculée, cela dépend de la taille de l’entreprise. Comme d’habitude ce sont les grosses entreprises qui sont concernées en premier.
Après, vous voulez peut-être parler de la généralisation de la facture électronique pour les marchés publics ? Là effectivement elle est déjà en place pour toutes les entreprises, dès lors qu’elles doivent facturer à un établissement public.
Je suis ravie que cet article vous ait plu. Merci. 🙏
Article très détaillé et complet !
Il ont reculé la date non ? Il me semble que la généralisation de la facturation à toutes les entreprises devait intervenir plus tôt (vieux restes de mon ancien post de juriste mais vu que ça fait 2 ans maintenant, je dois un peu mélanger les infos)
Merci beaucoup pour l’info.