Assistante indépendante et comptabilité : quelles sont les limites à ne pas dépasser ?

Souvent, les assistantes indépendantes sont sollicitées par les entrepreneurs pour faire certains travaux de comptabilité, et/ou faire les déclarations de TVA, ne sachant pas que c’est interdit.

En effet, cela est considéré comme de l’exercice illégal, d’après l’ordonnance du 19 septembre 1945, réglementant le titre et la profession d’expert-comptable.

Vous découvrirez dans cet article les missions de l’expert-comptable et ce que dit l’ordonnance de 1945, avant de traiter des limites à ne pas franchir pour l’assistante indépendante.

Enfin, je vous listerai toutes les tâches qu’une freelance peut accomplir pour les entrepreneurs, pour non seulement leur faire gagner du temps, mais surtout, pour mieux piloter leur activité afin d'augmenter leur productivité.

More...

assistante indépendante et comptabilité

assistante indépendante et comptabilité - les limites à ne pas dépasser

Article mis à jour le 11/01/22

Bonne lecture 

businesswoman

Avant de parler des missions de l’assistante indépendante et ce qui tourne autour de la comptabilité, petit rappel du métier de l’expert-comptable.

Besoin d'une personne de confiance et expérimentée pour vous assister en :

  • gestion administrative et financière
  • en communication web

Bénéficiez d'une séance découverte. 

Nous parlerons de vos besoins.

L’expert-comptable et ses missions

Un expert-comptable détient, conformément à la loi (ordonnance du 19 septembre 1945) une prérogative d’exercice.

Rappelons avant tout que pour être expert-comptable, il y a deux conditions :

  • être titulaire d’un DEC (diplôme d’expertise comptable) obtenu après un cursus de 8 ans (dont un stage de 3 ans en cabinet),
  • et être inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables (auprès du conseil régional de l’Ordre).

De plus, il est soumis à un code de déontologie et à des normes professionnelles et fait l’objet de contrôles réguliers sur son activité.

logo blog

Lecture supplémentaire

Pour en savoir plus sur le métier de l'expert comptable

Ses missions

Les missions de l’expert-comptable sont diverses, à savoir réviser, apprécier, mais aussi tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser ou consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail.

Ainsi, voici un aperçu de ses missions :

assistante indépendante et comptabilité

Parlons à présent, de l’exercice illégal de la comptabilité.

L’exercice illégal de la comptabilité

« Exerce illégalement la profession d’expert-comptable, celui qui, sans être inscrit au tableau de l’ordre en son propre nom et sous sa responsabilité, exécute habituellement des travaux prévus par les deux premiers alinéas de l’article 2 ou qui assure la direction suivie de ces travaux, en intervenant directement dans la tenue, la vérification, l’appréciation ou le redressement des comptes ».

Dans cet article, l’attention est portée sur les freelances exerçant illégalement la comptabilité. Les experts en comptabilité et les cabinets comptable (et non d’expertise comptable) sont cités.

Donc, si des experts en comptabilité, travaillant pour leur compte, ne peuvent pas faire la comptabilité pour des clients, il est clair que toutes les autres professions indépendantes sont dans l’illégalité si elles proposent des travaux de comptabilité.

Ces 4 points déterminent l’exercice illégal de la comptabilité.

  • Effectuer des travaux comptables,
  • de façon habituelle,
  • pour son compte et sous sa responsabilité,
  • sans être inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables.

Ce qui veut dire qu’un indépendant, qu’il ou elle soit comptable, assistante ou autre, NE peut PAS faire de travaux de comptabilité.

De plus, il faut savoir que l’exercice illégal de la profession d’expert-comptable est passible d’un an de prison et 15 000 euros d’amende.

Assistante indépendante et comptabilité, les limites à ne pas franchir

Voici les propos de Thierry Goemans, consultant indépendant et formateur en comptabilité et en gestion. J’ai eu la chance de faire deux formations avec lui, à la Chambre des Métiers de Versailles.

reading

Interview de Thierry Goemans - source Croquefeuille

Où est la limite entre secrétariat et comptabilité

Thierry Goemans est très clair dans l’article. Un indépendant, comptable de métier ou secrétaire/assistante indépendante ne doit pas réaliser de travaux comptables.

En résumé, en tant que freelance :

Bouton important

IMPORTANT

  • Vous ne choisissez pas les imputations comptables, 
  • ne saisissez pas les pièces comptables dans un logiciel dédié.
  • et faites encore moins les écritures de clôtures et les déclarations de votre clientèle.

En réalité, la frontière entre secrétariat et comptabilité est difficile à établir. À la demande des clients, certaines assistantes indépendantes sont tentées de faire par exemple les déclarations de TVA.

Or, une freelance, quel que soit son titre (office business manager, assistante ou secrétaire indépendante, secrétaire comptable) expérimentée et diplômée, ne peut en aucun cas, proposer des prestations de comptabilité.

En revanche, une secrétaire salariée a le droit de faire de la comptabilité. Juridiquement, c’est son patron qui est responsable. 

Si vous êtes en micro-entreprise, vous n’êtes pas dans l'obligation de tenir une comptabilité. Il suffit de tenir un livre de recettes et d’achat. Mais si vous êtes assujetti à la TVA, il vous faudra faire les déclarations de TVA.

Pour leur comptabilité, les dirigeants des sociétés, peu importe la taille de l’entreprise, ont deux options :

  • La faire eux-mêmes ou la faire faire par leurs salariés. Juridiquement, c’est le dirigeant de la société qui tient les comptes puisque les salariés sont les subordonnés. Une secrétaire peut dans ce cas gérer la comptabilité de l’entreprise, tout comme le comptable s’il y en a un.
  • Confier leur comptabilité et/ou déclaration à un tiers : ce tiers est alors  OBLIGATOIREMENT un membre de l’Ordre des Experts-Comptables.

C’est dans ce deuxième cas de figure que fonctionnent mes clients. Toute la comptabilité et les déclarations sont faites par leur cabinet d’expertise comptable. Ce qui ne veut pas dire que je ne peux strictement rien faire, bien au contraire.

Assistante indépendante : des prestations de gestion

Maintenant que les choses sont claires, quelles sont les missions possibles d’une assistante indépendante, orientée gestion ?

Je m’appuie ici sur les prestations que je fais auprès des clients, en amont de la partie comptable.

  • Créer les devis et les factures.
  • Établir un tableau de bord listant toutes les factures. Il permet ainsi d’assurer le suivi et les relances des factures échues non réglées.
  • Gérer les relances clients et entamer les procédures contentieuses, si nécessaire.
  • Pointer les règlements clients et assurer le règlement des fournisseurs.
  • Mettre en place un tableau de bord pour le suivi de la trésorerie afin d’avoir un aperçu chaque mois des ventes et des charges.
  • Pointer le relevé bancaire pour faire le lien avec le tableau de trésorerie, car les soldes doivent être identiques.
  • Faire également un tableau pour le chiffre d’affaires prévisionnel, permettant aux clients de prendre les décisions qui s’imposent.
  • Transmettre les documents au cabinet d’expertise comptable et prendre en charge le classement.
  • Faire les notes de frais et envoyer les originaux au cabinet.

Pour conclure, je fais ainsi le lien entre les clients et leur cabinet comptable, afin de faciliter les échanges d’information.

Le mot de la fin

Assistante indépendante et comptabilité, les limites à ne pas dépasser

  • L’exercice illégal de la comptabilité commence dès la saisie des écritures.
  • Une secrétaire indépendante, vous l’aurez compris, ne peut en aucun cas gérer votre comptabilité ou faire vos déclarations de TVA.
  • Cependant, comme vous l’avez vu, celle-ci peut prendre en charge un certain nombre de tâches récurrentes, à faire chaque mois.
  • Pour une organisation efficace, ce travail doit être fait en permanence. Les tableaux de bord doivent être tenus au quotidien afin de permettre aux entrepreneurs de mieux piloter leur entreprise et d’augmenter leur productivité si besoin.

Cet article vous a plu ? N'hésitez pas à le partager et à me dire ce que vous en avez pensé en commentaire !

Emoticon happy

Enregistrez cette épingle sur Pinterest pour relire l’article plus tard !

Icone Pinterest
assistante indépendante et comptabilité
assistante indépendante et comptabilité
Assistante indépendante et comptabilité, quelles sont les limites ?

2 thoughts on “Assistante indépendante et comptabilité, quelles sont les limites ?

  • 14 novembre 2020 à 10:45
    Permalien

    Je vous remercie pour votre commentaire. Beaucoup d’entrepreneurs ne savent pas ce qu’une assistante indépendante peut faire ou ne doit pas faire lorsqu’il s’agit de gestion financière. Il me semblait important de le rappeler.

  • 8 novembre 2020 à 13:16
    Permalien

    Toute l’équipe de BEESERVICES trouve très bonne votre présentation qui met en valeur ce métier de secrétariat !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.