Les mentions obligatoires des factures

Connaissez-vous toutes les mentions obligatoires sur les factures, et les différents délais de paiement ?

Une facture est un document obligatoire du processus d’achat-vente. C’est une pièce justificative en matière comptable, juridique et fiscale. Elle est soumise à un formalisme précis et doit comporter des mentions obligatoires, sous peine d’amende.

Dans cet article, vous avez la liste complète des mentions obligatoires pour les factures destinées aux professionnels et aux particuliers.

Vous avez également les sanctions en cas de non-respect de ces obligations, les différents délais de paiement et pénalités de retard, ainsi que d’autres informations utiles.

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Bonne lecture 

businesswoman

Article mis à jour le 22/08/2021.

Mentions obligatoires sur les factures destinées aux professionnels

Il s'agit ici d'effectuer des factures destinées aux entreprises.

Voici toutes les mentions obligatoires sur les factures. À celles-ci s'ajoutent des mentions particulières le cas échéant.

  • Nom et prénom de l’entrepreneur individuel (et éventuellement son nom commercial).
  • Ou dénomination sociale de la société avec la mention de la forme juridique et le montant du capital social.
  • Adresse du siège social ou du lieu où exerce l’entrepreneur individuel.
  • Numéro de SIREN.
  • RCS pour un commerçant et le nom de la ville où l’entreprise est immatriculée.
  • Ou numéro au Répertoire des Métiers pour un artisan  (n° SIREN + RM + numéro du département d’immatriculation).
  • Nom ou dénomination sociale.
  • Adresse du siège social pour une entreprise ou du domicile d’un particulier.
  • Adresse de facturation (si différente du siège social), obligatoire depuis le 1er octobre 2019.
Etoiles astuce

ASTUCE

Afin de faciliter le traitement de votre facture, je vous conseille également d’indiquer sur votre facture le contact de facturation, s’il s’agit d’une grosse entreprise avec plusieurs sites.

🔹  Identification de la facture

  • Le numéro de la facture : il doit être unique, basé sur une séquence chronologique, continue et sans rupture. Il doit figurer sur toutes les pages de la facture.
  • La date d’émission de la facture et la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services.
  • La date ou le délai de paiement : Il s’agit de la date à laquelle le règlement doit intervenir.
  • Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. En cas d’absence d’escompte, mentionner en bas de la facture : Escompte pour paiement anticipé : néant.
  • Le numéro du bon de commande si l’acheteur en a établi un, obligatoire depuis le 1er octobre 2019.
Etoiles astuce

ASTUCE

Indiquez clairement sur votre facture s’il s’agit d’une facture, d’un avoir, d’un acompte en mettant également un code dans votre numérotation.

Je m’explique. Par exemple sur mon logiciel de facturation, mes numéros de factures commencent par des lettres.

FA : Facture

AV : Avoir

FD : Facture D’acompte.

🔹  Les mentions relatives à la TVA

  • Le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou prestataire, sauf s’il est en franchise de TVA (microentreprise).
  • Le numéro individuel d’identification de TVA du client professionnel s’il est redevable de la TVA. Exception : si les factures sont d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 euros.

🔹  Les mentions dans le corps de la facture

  • Désignation du produit ou de la prestation : préciser la nature, marque et référence des produits vendus ou la prestation effectuée.
  • Indication des quantités et des prix : prix unitaire HT des produits et services ou taux horaire.
  • Une majoration éventuelle du prix (pour frais de transport ou d’emballage par exemple).
  • Le taux de TVA et le montant total de TVA due. S’il y a des taux de TVA différents, faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant. Si vous êtes exonéré de TVA, signaler la mention « franchise de TVA, article 293B du CGI » (cas des microentreprises).
  • Toute réduction (rabais, remise, ristourne) acquise à la date de la vente ou de la prestation et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
  • La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

🔹  Pénalités de retard et indemnité forfaitaire

  • Pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement, sans qu’un rappel soit nécessaire.
  • Indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement. Comme pour les pénalités de retard, l’indemnité est due dès le lendemain de la date d’échéance et n’est pas soumise à TVA.
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IMPORTANT

L'indemnité forfaitaire de 40 € s’applique sur chaque facture non réglée à l’échéance, et non sur l’ensemble des factures concernées. Elle est due par facture.

Mentions particulières

Dans quel cas ?

« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».

Le vendeur ou le prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée.

« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Cas d’un autoentrepreneur par exemple qui bénéficie de la franchise en base de TVA. La facture est en Hors Taxe.

« Autoliquidation »

Mettre le montant en HT.

Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP, pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, alors le sous-traitant ne déclare pas la TVA. C’est l’entreprise principale qui doit déclarer la TVA.

Assurance souscrite au titre de l’activité.

Indiquer les coordonnées de l’assureur ou du garant.

Indiquer la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Sont concernés les artisans ou les microentrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment pour la garantie décennale pour les artisans du bâtiment). 

Écoparticipation DEEE (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques)

Achat de produits ou d’équipements électriques, électroniques ou de meubles.

Rémunération pour copie privée (RCP)

Acquisition d’un support d’enregistrement (disques durs, clés USB, cartes mémoires, CD ou DVD).

« Autofacturation »

Si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur

Mentions obligatoires sur les factures destinées aux particuliers

Les mentions générales obligatoires

Les mentions générales obligatoires sur les factures destinées aux particuliers sont exactement les mêmes que pour les factures destinées aux professionnels.

Je vous invite à les consulter plus haut.  👆

Les mentions particulières

Les mentions particulières obligatoires sur les factures destinées aux particuliers sont également les mêmes que pour les factures destinées aux professionnels, à une exception près : il n’y a pas la rémunération pour copie privée (RCP). La mention est seulement obligatoire pour les factures pour les entreprises.

Là aussi, je vous invite à les consulter plus haut, en ne tenant pas compte de la RCP.  👆

Sanctions pour non-respect de ces obligations

Les sanctions sont les mêmes, que vous facturez à un particulier ou à un professionnel.

Voici les indications du site service-public.fr. 👇

L’entreprise qui ne respecte pas ces obligations concernant les mentions obligatoires s’expose aux amendes suivantes :

Sanction
  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au ¼ de son montant ;
  • une amende de 75 000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale. Cette amende est doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives. ⚡

Délais de paiement entre professionnels, pénalités de retard et frais de recouvrement

Par principe, le délai de paiement est fixé au 30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Ce délai peut être supérieur à 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la date de facturation (ou à 45 jours fin de mois) si cela est précisé au contrat.

Le délai de paiement doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).

Deadline du paiement d'une facture

Les différents délais de paiement

Plusieurs délais de paiement sont possibles. Ils font l’objet d’une négociation entre professionnels.

  • Le paiement comptant : le client doit payer le bien ou la prestation le jour de la livraison ou de la réalisation de la prestation.
  • Le paiement à réception : le délai est d’au moins une semaine, incluant le temps de réception de la facture.
  • Paiement avec délai par défaut : délai fixé au 30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation (en l’absence de mention de délai dans le contrat).
  • Enfin, il y a le paiement avec délai négocié : des clauses particulières figurent aux CGV ou sont convenues entre les parties. Ce délai peut aller jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture. Il peut être porté à 45 jours fin de mois à partir de la date d’émission de la facture, à condition d’être mentionné dans le contrat.

Modes de calcul pour le paiement avec délai négocié

Pour un délai à 45 jours fin de mois par exemple, deux modes de calcul sont possibles :

1.

Ajouter 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture.

Une facture datée au 2 janvier doit être payée avant le 17 mars (fin du mois 31/01 + 45).

2.

Ou ajouter 45 jours à la date d’émission de la facture. La limite de paiement intervenant à la fin du mois au cours duquel expirent ces 45 jours.

Pour une facture datée au 2 janvier, la limite de paiement est au 28 ou 29 février (02/01 + 45 jours  → 16/02 soit en fin de mois le 28 ou 29 février).

Etoiles astuce

ASTUCE

Le choix du mode de calcul est à définir au préalable entre les parties. Vous voyez ici qu'avec une facture datée au 2 janvier, la limite de paiement ne sera pas la même en fonction du mode de calcul. Il y a un écart de 15 jours.

Les conditions générales de vente (CGV) doivent préciser les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. Il y a retard si le paiement intervient après la date mentionnée sur la facture. 

Il correspond au taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points.

En clair 👀 : 10 % (0,00 taux de la BCE + 10) pour les pénalités dues depuis le 1er juillet 2019.

Le taux de la BCE étant de 0 %, le taux d’intérêt majoré est de 10 %.

Un taux inférieur peut s'appliquer, sachant que le taux minimum est de 2,37 % depuis le 1er janvier 2021, correspondant à 3 fois le taux de l’intérêt légal (3 x 0,79 %). Il s'applique sur le montant TTC de la facture.

Les pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. L’envoi d’une lettre recommandée n’est pas exigé pour déclencher le droit de recevoir des pénalités de retard.

Elles courent dès le jour suivant la date d’échéance portée sur la facture, ou à défaut, le 31e jour suivant la date de réception des marchandises ou de la fin de l’exécution de la prestation de service.

Elles ne sont pas soumises à TVA.

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

À chaque retard de paiement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est due au créancier.

Ce montant s’ajoute aux pénalités de retard. Il n’est pas inclus dans la base de calcul des pénalités.

Même si l’entreprise qui a émis la facture n’est pas obligée de l’appliquer [geste commercial], l’indemnité doit être mentionnée dans les conditions de règlements de tous les documents contractuels (CGV et factures).

Si l’entreprise fait appel à un cabinet chargé des relances et mises en demeure, elle peut demander une indemnisation complémentaire pour les frais engagés.

Comme pour les pénalités de retard, l’indemnité pour frais de recouvrement est due dès le lendemain de la date d’échéance et n’est pas soumise à TVA. Son montant est de 40 €, même en cas de paiement partiel de la facture à l’échéance et quelle que soit la durée du retard.

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IMPORTANT

Cette indemnité s’applique pour chaque facture non réglée à l’échéance. 1 facture non payée = une indemnité forfaitaire de 40 € due.

Il existe une réglementation particulière pour les activités suivantes :

  • Alimentation et boissons,
  • Transport,
  • Secteur saisonnier,
  • Achats en franchise de TVA livrés hors de l’Union européenne.

Pour en savoir plus : service-public.fr

Délai de conservation des factures

En leur qualité de pièces comptables, les factures clients et fournisseurs doivent être conservées pendant 10 ans, sous format papier ou numérique.

Sachez qu’à l’horizon 2023-2025 toutes les factures devront être émises par voie électronique.

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Lire mon article sur la facturation électronique.

Bonne lecture ! 😀

Modèle de facture

Voici un modèle de mes factures. J'utilise le logiciel EBP Devis et Facturation.

Télécharger le fichier PDF du modèle de facture.  

La première chose à faire est de créer un modèle de facture, en intégrant toutes les mentions obligatoires, que vous utilisiez un logiciel dédié, gratuit ou payant, ou une simple feuille de calcul Excel, 

N’oubliez pas le cas échéant de rajouter les mentions particulières.  😉

Je préfère de loin utiliser un logiciel dédié à la facturation. J’ai acheté le logiciel et pris en complément un service pour avoir les mises à jour et un accès à une hotline. Mon logiciel est ainsi en permanence en conformité avec la loi. 

Le mot de la fin

À présent, vous connaissez toutes les mentions obligatoires sur les factures.

Epingle à retenir

A RETENIR

  • Vous constatez que les mentions obligatoires sont nombreuses, que la facture soit adressée à un particulier ou à un professionnel. À une exception près, celles-ci sont identiques.
  • Quel que soit l’outil que vous utilisez, je vous encourage à vous créer une maquette de facture, en veillant à n’oublier aucune mention.
  • Attention, les sanctions sont lourdes : une amende fiscale de 15 € par mention omise, et ce, pour CHAQUE facture. Vous risquez également une amende de 75 000 € si vous êtes une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale (société, collectivité, organisation, association). En cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives, cette amende est doublée.
  • Les délais de paiement entre professionnels sont à négocier.
  • Enfin, n’oubliez pas d’indiquer les pénalités de retard, en définissant votre taux, ainsi que les indemnités pour frais de recouvrement. Ces dernières sont souvent omises sur les factures.

Cet article est terminé. S’il vous a été utile et vous a plu, n’hésitez pas à le partager.

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Factures : Tout savoir sur les mentions obligatoires et les délais de paiement

2 thoughts on “Factures : Tout savoir sur les mentions obligatoires et les délais de paiement

  • 27 octobre 2019 à 18:34
    Permalien

    Merci de ces éléments précieux, clairs et concis!

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