Comment utiliser Trello au quotidien ?

C’est que ce nous allons voir dans cet article. Je ne me limite pas seulement Ă  la crĂ©ation d’un calendrier Ă©ditorial avec Trello. Il y a bien des façons de l’employer. Je vous en dĂ©voile 5 dans ce texte :

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5 idĂ©es de tableaux Trello que vous pouvez utiliser au quotidien et qui vous feront gagner du temps, c’est certain ! ⏳

Comment utiliser Trello au quotidien ?

Bonne lecture 

businesswoman

Le précédent article présentait les 5 points essentiels pour démarrer son calendrier éditorial.

À prĂ©sent, je vous invite Ă  dĂ©couvrir comment utiliser Trello au quotidien. Voici les 5 tableaux avec lesquels je travaille en permanence.

Let's go !

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Comment j'utilise Trello au quotidien : les articles de blog

Structure de mon tableau Blog

Avant de rentrer dans le détail, voici la structure de mon tableau pour les articles de blog.
Utiliser Trello : les articles de blog

Ce tableau se dĂ©compose en 6 colonnes. Les 3  titres de couleur orangĂ©e concernent les 3 Ă©tapes d’un article de blog : en cours de rĂ©daction, programmĂ© + image, et publiĂ©. Sous chaque colonne, j’ai indiquĂ© le dĂ©tail.

Auparavant, j’ai crĂ©Ă© des Ă©tiquettes de couleurs diffĂ©rentes pour chaque thĂ©matique de mon blog. Celles-ci sont en lien avec mes trois types de prestations.

Maintenant, passons aux 6 colonnes.

1

IdĂ©es d'articles 💡

Cette colonne fait office de bloc-notes. C’est ici que je tape toutes mes idĂ©es, c'est bien utile pour ne rien oublier. GrĂące aux Ă©tiquettes, je visualise la thĂ©matique des articles.

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Recherches / Sources 🔎

Voici une autre colonne qui a son importance, car elle permet de mettre les liens pour mon article :

  • J’intĂšgre d’abord les liens de ma veille documentaire, sur des articles donnant des informations pertinentes pour mon prochain article Ă  Ă©crire. Il est indispensable de bien se documenter sur le sujet afin de ne pas divulguer des informations erronĂ©es. Par exemple pour l’article sur les mentions obligatoires sur les factures, je me suis renseignĂ©e sur le site du gouvernement.


Maillage interne


  • Ensuite, j’ajoute un ou deux liens internes vers d’autres articles de mon blog. On appelle cela le maillage interne. Cela permet d’amĂ©liorer son rĂ©fĂ©rencement naturel.
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Je vous recommande vraiment de lire les articles de Thierry Dubois si vous souhaitez améliorer votre site internet. Découvrez son article sur le maillage interne.

Netlinking

  • Enfin vient le Netlinking, autrement dit le fait de crĂ©er des liens externes. C’est un critĂšre important pour amĂ©liorer son positionnement sur Google.
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Parce que les articles de Thierry sont excellents, voici celui sur le Netlinking. Ce serait dommage de passer à cÎté.

3

En cours de rĂ©daction ✍

À cette Ă©tape, j’ajoute ma check-list complĂšte pour la rĂ©daction d’un article. Celle-ci se trouve dans la derniĂšre colonne. Il suffit de copier-coller et de la mettre dans la carte crĂ©Ă©e pour l’article. Je sais alors exactement par quoi il faut commencer pour rĂ©diger un article.

Comme je mets assez de temps dans la rédaction, grùce aux cases à cocher, je connais exactement les prochaines étapes à effectuer pour rédiger un article.

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Articles programmĂ©s et images 📄

Ici, l’article est finalisĂ© et publiĂ© sur le site. Une image mise en avant ainsi que l’image Open Graph sont intĂ©grĂ©es sur WordPress.

À quoi sert l’Open Graph đŸ“Œ

Le protocole Open Graph permet d’optimiser le contenu d’une page web afin que les utilisateurs puissent la partager sur les principaux rĂ©seaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, etc.). Ce sont de simples balises META indiquant le contenu d’une page web. Les moteurs de recherches utilisent ce protocole pour mieux comprendre le contenu d’une page web.

En plus du titre et de la description, d’autres Ă©lĂ©ments comme les images de prĂ©visualisation peuvent ĂȘtre dĂ©finis grĂące Ă  ces balises. Un aperçu parfaitement optimisĂ© de l’article partagĂ© permet un meilleur taux de clic.

Ainsi, lorsqu’un utilisateur partage une page (ou un article) sur les rĂ©seaux sociaux, celle-ci apparaĂźt sous forme de vignette avec un texte d’accompagnement reprĂ©sentant la page du site internet. Pour que le contenu de la vignette soit le plus pertinent possible, les webdesigners utilisent Open Graph.

Pour en savoir plus sur Open Graph.

  • L’image mise en avant de l’article est Ă  intĂ©grer en piĂšce jointe. Ainsi la carte Trello de l’article a une image. Cela permet au fil des articles de se rappeler quelle image a Ă©tĂ© utilisĂ©e.
  • Lorsque l’article est publiĂ©, j’ajoute Ă©galement son lien dans la description de la carte. De cette façon, on peut reprogrammer une publication via un outil de programmation (comme Buffer) en recopiant le lien.

5

Articles publiĂ©s 📰

Cette colonne rassemble tous les articles publiés du site internet.

Etoiles astuce

ASTUCE

Indiquer la date de publication, ainsi en cliquant sur le bouton calendrier, nous visualisons tous les articles publiĂ©s sur l’annĂ©e.

6

Template check-list ✅

Cette colonne correspond à un template de ma to do list pour écrire un article de blog. Sous forme de case à cocher, elle regroupe les différentes étapes à suivre pour écrire et publier un article.

Sans rentrer dans le détail, car ma liste se compose de 38 éléments, voici les étapes clés à travailler, selon moi, pour écrire un article :

  • Titre de l’article et mots clĂ©s
  • Structure et rĂ©daction de l’article
  • Images
  • WordPress et le SEO
  • Programmation et publication
  • Search Console

A prĂ©sent, passons sur une autre idĂ©e d’utilisation de Trello.

Autre utilisation de Trello : Le calendrier Ă©ditorial

Utiliser Trello : le calendrier Ă©ditorial

Ce tableau reprĂ©sente mon calendrier Ă©ditorial. Si vous n’avez pas encore lu mon article voici les 5 points essentiels pour le dĂ©marrer.

Chaque annĂ©e, je crĂ©e mon calendrier Ă©ditorial sur Trello. Les colonnes, appelĂ©es listes, correspondent Ă  un mois de l’annĂ©e. Des Ă©tiquettes de couleurs permettent de catĂ©goriser mes publications par thĂšme. Comme indiquĂ© dans l’article prĂ©cĂ©dent, j’ai dĂ©fini en amont mes jours de publication avec la thĂ©matique correspondante.

Dans le titre de la carte, j’indique le rĂ©seau social. Par exemple pour le mois de septembre, un post est publiĂ© sur LinkedIn, sur les 4 Ă©vĂšnements importants Ă  intĂ©grer dans son contenu. La date du 14 septembre est mentionnĂ©e. En cliquant sur le bouton « calendrier » j’obtiens une vue de toutes les publications, mois par mois.

Il est ainsi aisé de reprendre certains posts pour les publier à une date ultérieure, avec des ajustements si nécessaires.

Voici une autre idĂ©e tout aussi importante : le tableau de process que l’on pourrait appeler en français procĂ©dĂ©s.

Utiliser le tableau de process

J’ai souhaitĂ© ici automatiser un maximum mon travail en crĂ©ant des process dans diffĂ©rentes thĂ©matiques, afin de regrouper mes modĂšles et fichiers.

L’idĂ©e est de gagner du temps et ne rien oublier. À partir du moment oĂč des actions se rĂ©pĂštent, il est alors conseillĂ© d’établir des process.

Une idée pour les process

Actuellement, mon tableau de procĂ©dĂ©s ressemble Ă  ceci, je dois encore le travailler pour l’amĂ©liorer, mais il a le mĂ©rite d’exister.

Clients

Compta

Gestion

Statistiques

ModĂšles de mails :

  • prospection
  • contrat de prestations
  • facture
  • recueil de consentement...
  • factures
  • encaissements
  • relances
  • logiciel compta...
  • tableaux de bord
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Site internet

L’idĂ©e est de gagner du temps et surtout de ne plus chercher les informations Ă  droite et Ă  gauche dans les fichiers, mails 


C’est le genre de tĂąches Ă  faire une fois dans le mois par exemple, assez fastidieuses et qui demande plusieurs actions de votre part et lĂ , le vide... đŸ€”

Par consĂ©quent, vous ne savez plus exactement quoi ou comment faire ? Ou rĂ©guliĂšrement, vous tapez les mĂȘmes textes. Il est conseillĂ© dans ce cas lĂ  de crĂ©er des modĂšles de mails, afin de ne pas perdre de temps dans la rĂ©Ă©criture.

Ainsi, j’ai un tableau de procĂ©dures pour mon activitĂ© et un autre par client si nĂ©cessaire.

Faites des listes

Un exemple : pour les formations d’un client, j’ai crĂ©Ă© une liste de tĂąches sous Word, listant les diffĂ©rentes Ă©tapes pour le suivi de ses formations :

  • convention de formation,
  • sur un outil dĂ©diĂ© : crĂ©ation du groupe, de la session, feuille de prĂ©sence, questionnaire d’évaluation, certificats de rĂ©alisation,
  • facturation et suivi.

Ma liste se compose de 22 tĂąches Ă  effectuer pour chaque formation, avec des cases Ă  cocher, pour visualiser l’avancement. 22 tĂąches, imaginez s’il y a 20, 30, ... sessions de formation programmĂ©es. Sans les outils adĂ©quats et une bonne organisation, cela peut devenir trĂšs rapidement ingĂ©rable.

J’ai compris trĂšs vite, grĂące Ă  des formations suivies, l’importance de mettre en place des process dans son organisation. Peu importe l’outil utilisĂ©, gagnez du temps en automatisant au maximum votre travail. Les listes et les modĂšles c’est la clĂ© !

Etoiles astuce

ASTUCES

  • Toujours les mĂȘmes mails Ă  Ă©crire : crĂ©ez un modĂšle pour chaque type de mail.
  • Facturation : Ă©tablissez des tableaux de bord avec un tableau de suivi pour vos factures, un autre pour votre suivi de trĂ©sorerie.
  • Mettez vos noms de fichiers et leur emplacement sur Trello dans votre tableau de process. Simplifiez-vous le travail pour ne rien oublier et ne rien chercher.

Une liste de tĂąches hebdomadaire

Une autre idĂ©e d'utiliser Trello au quotidien avec  une liste de tĂąches hebdomadaire. Je me suis inspirĂ©e d’une formation actuellement suivie sur la maĂźtrise et l’optimisation du temps. đŸ”„

Donc, voici Ă  quoi ressemble mon tableau pour organiser ma semaine avec toutes les tĂąches Ă  effectuer. Le masque du tableau ressemble Ă  ceci :

aujourd'hui

cette semaine

prochainement

en attente / à déléguer

Indiquer toutes les tùches à réaliser dans la journée.

TĂąches Ă  faire dans la semaine.

Liste de ce que l'on souhaiterait faire dans un avenir proche.

Travail non finalisé à suivre ou à déléguer.

Auparavant, je travaillais sur papier avec un modĂšle de document que j’avais personnalisĂ© sur Canva et qui reprenait deux colonnes. Celle de droite listait toutes mes tĂąches rĂ©currentes. Dans celle de gauche, j’indiquais pour chaque jour de la semaine mes 3 prioritĂ©s du jour.

Ce nouveau tableau va évoluer au fur et à mesure de son utilisation et de ma réflexion.

La planification des objectifs

Et oui, tout le monde en parle. J’ai donc suivi tous les conseils que je jugeais intĂ©ressants.

Cette annĂ©e j’avais crĂ©Ă© un tableau pour la planification de mes objectifs. Super motivĂ©e 
 Sauf que je l’ai trĂšs vite mis de cĂŽtĂ© : trop d’objectifs, trop ambitieux 
 J'avais commencĂ© par le court terme, sans objectif long terme. Je n'avais pas compris alors, pourquoi il Ă©tait important de planifier sur le long terme.

Mon objectif d'ici la fin du mois : finaliser la formation sur la gestion du temps, afin de pouvoir ensuite planifier mes objectifs. L’idĂ©e c’est de planifier sur le :

  • long terme (3, 5 ou 10 ans),
  • moyen terme (planification annuelle et trimestrielle)
  • court terme (planification hebdomadaire et quotidienne).

soit 5 niveaux de planification en commençant par le long terme pour finir à la planification quotidienne.

Je vous parlerai prochainement de cette formation, une vraie pĂ©pite. ✹

Le mot de la fin

J’espĂšre vous avoir convaincu.e qu’utiliser un outil de gestion de projet propulsera votre façon de travailler Ă  un niveau plus Ă©levĂ©.

Créer des tableaux sur Trello est trÚs simple. Il vous suffit de faire appel à votre imagination pour identifier ce qui pourra vous faire gagner du temps dans votre activité.

L'idée n'est pas de créer une dizaine de tableaux pour les oublier par la suite. Je suis passée par là. Imaginez des process pour avancer plus efficacement dans son travail. Et si vous manquez de temps pour cela, pourquoi ne pas déléguer une partie de vos tùches pour vous concentrer sur votre métier.

C’est le choix de mes clients, pour booster leurs ventes. En les soulageant de leur administratif, ils se concentrent sur leur mĂ©tier et obtiennent de nouveaux contrats en prospectant. 🚀

En développant leurs affaires, le coût de cette délégation est vite rentabilisé.

Epingle Ă  retenir

A RETENIR

Rappelez-vous des 5 tableaux indispensables selon moi :

  • pour les articles de blog,
  • le calendrier Ă©ditorial,
  • les process,
  • liste des tĂąches hebdomadaire,
  • la planification.

Un peu de brainstorming, de l’action et le tour est jouĂ© !

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