Comment utiliser Trello au quotidien : 5 idées de tableaux

Découvrez comment utiliser Trello au quotidien pour optimiser votre organisation. Cet article vous présente cinq idées de tableaux Trello pour gérer vos tâches efficacement et gagner du temps. Ne vous limitez pas à un simple calendrier éditorial ; explorez des utilisations variées et pratiques de Trello.

Le précédent article présentait les 5 points essentiels pour démarrer son calendrier éditorial.

À présent, je vous invite à découvrir comment utiliser Trello au quotidien. Voici les 5 tableaux avec lesquels je travaille en permanence.

Comment j'utilise Trello au quotidien : les articles de blog

Structure de mon tableau Blog

Ce tableau se décompose en six colonnes, organisées pour suivre les étapes de création et de publication des articles. Les trois colonnes principales, avec des titres en orange, couvrent les phases clés : en cours de rédaction, programmé + image, et publié. Sous chaque colonne, j’ai détaillé les actions spécifiques à chaque étape.

Auparavant, j’ai créé des étiquettes de couleurs différentes pour chaque thématique de mon blog, correspondant à mes trois types de prestations. Cela me permet de visualiser rapidement le statut de chaque article et de gérer efficacement mon calendrier éditorial.

Passons maintenant en revue les six colonnes de mon tableau Trello.

Je vous recommande vivement de lire les articles de Thierry Dubois sur son blog Marketing Bienveillant. Voici quelques liens :

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A présent, passons sur une autre idée d’utilisation de Trello.

Le calendrier éditorial

Ce tableau représente mon ancien calendrier éditorial. Si vous n’avez pas encore lu mon article voici les 5 points essentiels pour le démarrer.

Chaque année, je créais mon calendrier éditorial sur Trello (je suis passée à Notion depuis). Les colonnes, appelées listes, correspondent à un mois de l’année. Des étiquettes de couleurs permettent de catégoriser mes publications par thème. Comme indiqué dans l’article précédent, j’ai défini en amont mes jours de publication avec la thématique correspondante.

Dans le titre de chaque carte, j’indique le réseau social. Par exemple, pour le mois de septembre, un post est prévu pour LinkedIn sur le thème "les 4 évènements importants à intégrer dans son contenu". La date de publication, le 14 septembre, est mentionnée. En cliquant sur le bouton « calendrier », j’obtiens une vue de toutes les publications, mois par mois.

Il est ainsi facile de reprendre certains posts pour les publier à une date ultérieure, avec des ajustements si nécessaires.

Voici une autre idée tout aussi importante : le tableau de process, également appelé tableau de procédés.

Faire un tableau de process

J’ai souhaité automatiser au maximum mon travail en créant des process pour différentes thématiques, afin de regrouper mes modèles et fichiers. L’idée est de gagner du temps et de ne rien oublier. Dès qu'une action se répète, il est conseillé d’établir des process.

Une idée de tableau

Mon tableau de procédés ressemblait à ceci, avant que je bascule sur Notion.

L’idée est de gagner du temps et surtout de ne plus chercher les informations éparpillées dans les fichiers, les mails, etc.

Certaines tâches, bien que fastidieuses, doivent être réalisées régulièrement, comme une fois par mois. Elles nécessitent plusieurs actions de votre part, et il est facile de se retrouver perdu, ne sachant plus quoi faire ni comment le faire. Si vous vous retrouvez à taper les mêmes textes régulièrement, il est conseillé de créer des modèles de mails pour ne pas perdre de temps en réécriture.

Ainsi, j’ai un tableau de procédures pour mon activité générale et un autre pour chaque client, si nécessaire. 

Une liste de tâches hebdomadaire

Une autre idée pour utiliser Trello au quotidien est de créer une liste de tâches hebdomadaire. Je me suis inspirée d’une formation sur la maîtrise et l’optimisation du temps pour organiser ma semaine de manière efficace. 🔥

Voici à quoi ressemble mon tableau pour planifier toutes les tâches à effectuer chaque semaine :

L'idée est similaire avec Notion.

Avant Trello, je travaillais sur papier avec un modèle de document personnalisé sur Canva, qui comportait deux colonnes. La colonne de droite listait toutes mes tâches récurrentes, tandis que celle de gauche indiquait mes trois priorités du jour pour chaque jour de la semaine.

La planification des objectifs

La planification des objectifs, tout le monde en parle, et j’ai suivi tous les conseils intéressants que j’ai trouvés.

J’avais créé un tableau pour la planification de mes objectifs. Super motivée... mais je l’ai vite mis de côté : trop d’objectifs, trop ambitieux. J'avais commencé par le court terme, sans objectif à long terme. Je n'avais pas compris alors pourquoi il était important de planifier sur le long terme.

Mon objectif était de finaliser une formation sur la gestion du temps, afin de pouvoir ensuite planifier mes objectifs de manière plus structurée. L’idée est de planifier sur différents horizons temporels :

• long terme (3, 5 ou 10 ans),
• moyen terme (planification annuelle et trimestrielle)
• court terme (planification hebdomadaire et quotidienne).

Ainsi, il y a cinq niveaux de planification, en commençant par le long terme pour finir avec la planification quotidienne. Depuis le suivi de cette formation, j'ai encore simplifié le process sur Notion, en planifiant mes objectifs sur une année, puis par trimestre.

Le mot de la fin