Comment utiliser Trello au quotidien ?
Câest que ce nous allons voir dans cet article. Je ne me limite pas seulement Ă la crĂ©ation dâun calendrier Ă©ditorial avec Trello. Il y a bien des façons de lâemployer. Je vous en dĂ©voile 5 dans ce texte :
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5 idĂ©es de tableaux Trello que vous pouvez utiliser au quotidien et qui vous feront gagner du temps, câest certain ! âł
Bonne lecture
Le précédent article présentait les 5 points essentiels pour démarrer son calendrier éditorial.
à présent, je vous invite à découvrir comment utiliser Trello au quotidien. Voici les 5 tableaux avec lesquels je travaille en permanence.
Let's go !
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Comment j'utilise Trello au quotidien : les articles de blog
Structure de mon tableau Blog
Avant de rentrer dans le dĂ©tail, voici la structure de mon tableau pour les articles de blog.Ce tableau se dĂ©compose en 6 colonnes. Les 3 titres de couleur orangĂ©e concernent les 3 Ă©tapes dâun article de blog : en cours de rĂ©daction, programmĂ© + image, et publiĂ©. Sous chaque colonne, jâai indiquĂ© le dĂ©tail.
Auparavant, jâai créé des Ă©tiquettes de couleurs diffĂ©rentes pour chaque thĂ©matique de mon blog. Celles-ci sont en lien avec mes trois types de prestations.
Maintenant, passons aux 6 colonnes.
IdĂ©es d'articles đĄ
Cette colonne fait office de bloc-notes. Câest ici que je tape toutes mes idĂ©es, c'est bien utile pour ne rien oublier. GrĂące aux Ă©tiquettes, je visualise la thĂ©matique des articles.
Recherches / Sources đ
Voici une autre colonne qui a son importance, car elle permet de mettre les liens pour mon article :
- JâintĂšgre dâabord les liens de ma veille documentaire, sur des articles donnant des informations pertinentes pour mon prochain article Ă Ă©crire. Il est indispensable de bien se documenter sur le sujet afin de ne pas divulguer des informations erronĂ©es. Par exemple pour lâarticle sur les mentions obligatoires sur les factures, je me suis renseignĂ©e sur le site du gouvernement.
Maillage interne
- Ensuite, jâajoute un ou deux liens internes vers dâautres articles de mon blog. On appelle cela le maillage interne. Cela permet dâamĂ©liorer son rĂ©fĂ©rencement naturel.
Netlinking
- Enfin vient le Netlinking, autrement dit le fait de crĂ©er des liens externes. Câest un critĂšre important pour amĂ©liorer son positionnement sur Google.
En cours de rĂ©daction â
Ă cette Ă©tape, jâajoute ma check-list complĂšte pour la rĂ©daction dâun article. Celle-ci se trouve dans la derniĂšre colonne. Il suffit de copier-coller et de la mettre dans la carte créée pour lâarticle. Je sais alors exactement par quoi il faut commencer pour rĂ©diger un article.
Comme je mets assez de temps dans la rédaction, grùce aux cases à cocher, je connais exactement les prochaines étapes à effectuer pour rédiger un article.
Articles programmĂ©s et images đ
Ici, lâarticle est finalisĂ© et publiĂ© sur le site. Une image mise en avant ainsi que lâimage Open Graph sont intĂ©grĂ©es sur WordPress.
Ă quoi sert lâOpen Graph đ
Le protocole Open Graph permet dâoptimiser le contenu dâune page web afin que les utilisateurs puissent la partager sur les principaux rĂ©seaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, etc.). Ce sont de simples balises META indiquant le contenu dâune page web. Les moteurs de recherches utilisent ce protocole pour mieux comprendre le contenu dâune page web.
En plus du titre et de la description, dâautres Ă©lĂ©ments comme les images de prĂ©visualisation peuvent ĂȘtre dĂ©finis grĂące Ă ces balises. Un aperçu parfaitement optimisĂ© de lâarticle partagĂ© permet un meilleur taux de clic.
Ainsi, lorsquâun utilisateur partage une page (ou un article) sur les rĂ©seaux sociaux, celle-ci apparaĂźt sous forme de vignette avec un texte dâaccompagnement reprĂ©sentant la page du site internet. Pour que le contenu de la vignette soit le plus pertinent possible, les webdesigners utilisent Open Graph.
Articles publiĂ©s đ°
Cette colonne rassemble tous les articles publiés du site internet.
ASTUCE
Indiquer la date de publication, ainsi en cliquant sur le bouton calendrier, nous visualisons tous les articles publiĂ©s sur lâannĂ©e.
Template check-list â
Cette colonne correspond à un template de ma to do list pour écrire un article de blog. Sous forme de case à cocher, elle regroupe les différentes étapes à suivre pour écrire et publier un article.
Sans rentrer dans le détail, car ma liste se compose de 38 éléments, voici les étapes clés à travailler, selon moi, pour écrire un article :
- Titre de lâarticle et mots clĂ©s
- Structure et rĂ©daction de lâarticle
- Images
- WordPress et le SEO
- Programmation et publication
- Search Console
A prĂ©sent, passons sur une autre idĂ©e dâutilisation de Trello.
Autre utilisation de Trello : Le calendrier éditorial
Ce tableau reprĂ©sente mon calendrier Ă©ditorial. Si vous nâavez pas encore lu mon article voici les 5 points essentiels pour le dĂ©marrer.
Chaque annĂ©e, je crĂ©e mon calendrier Ă©ditorial sur Trello. Les colonnes, appelĂ©es listes, correspondent Ă un mois de lâannĂ©e. Des Ă©tiquettes de couleurs permettent de catĂ©goriser mes publications par thĂšme. Comme indiquĂ© dans lâarticle prĂ©cĂ©dent, jâai dĂ©fini en amont mes jours de publication avec la thĂ©matique correspondante.
Dans le titre de la carte, jâindique le rĂ©seau social. Par exemple pour le mois de septembre, un post est publiĂ© sur LinkedIn, sur les 4 Ă©vĂšnements importants Ă intĂ©grer dans son contenu. La date du 14 septembre est mentionnĂ©e. En cliquant sur le bouton « calendrier » jâobtiens une vue de toutes les publications, mois par mois.
Il est ainsi aisé de reprendre certains posts pour les publier à une date ultérieure, avec des ajustements si nécessaires.
Voici une autre idĂ©e tout aussi importante : le tableau de process que lâon pourrait appeler en français procĂ©dĂ©s.
Utiliser le tableau de process
Jâai souhaitĂ© ici automatiser un maximum mon travail en crĂ©ant des process dans diffĂ©rentes thĂ©matiques, afin de regrouper mes modĂšles et fichiers.
LâidĂ©e est de gagner du temps et ne rien oublier. Ă partir du moment oĂč des actions se rĂ©pĂštent, il est alors conseillĂ© dâĂ©tablir des process.
Une idée pour les process
Actuellement, mon tableau de procĂ©dĂ©s ressemble Ă ceci, je dois encore le travailler pour lâamĂ©liorer, mais il a le mĂ©rite dâexister.
Clients | Compta | Gestion | Statistiques |
---|---|---|---|
ModĂšles de mails : |
LâidĂ©e est de gagner du temps et surtout de ne plus chercher les informations Ă droite et Ă gauche dans les fichiers, mails âŠ
Câest le genre de tĂąches Ă faire une fois dans le mois par exemple, assez fastidieuses et qui demande plusieurs actions de votre part et lĂ , le vide... đ€
Par consĂ©quent, vous ne savez plus exactement quoi ou comment faire ? Ou rĂ©guliĂšrement, vous tapez les mĂȘmes textes. Il est conseillĂ© dans ce cas lĂ de crĂ©er des modĂšles de mails, afin de ne pas perdre de temps dans la réécriture.
Ainsi, jâai un tableau de procĂ©dures pour mon activitĂ© et un autre par client si nĂ©cessaire.
Faites des listes
Un exemple : pour les formations dâun client, jâai créé une liste de tĂąches sous Word, listant les diffĂ©rentes Ă©tapes pour le suivi de ses formations :
- convention de formation,
- sur un outil dĂ©diĂ© : crĂ©ation du groupe, de la session, feuille de prĂ©sence, questionnaire dâĂ©valuation, certificats de rĂ©alisation,
- facturation et suivi.
Ma liste se compose de 22 tĂąches Ă effectuer pour chaque formation, avec des cases Ă cocher, pour visualiser lâavancement. 22 tĂąches, imaginez sâil y a 20, 30, ... sessions de formation programmĂ©es. Sans les outils adĂ©quats et une bonne organisation, cela peut devenir trĂšs rapidement ingĂ©rable.
Jâai compris trĂšs vite, grĂące Ă des formations suivies, lâimportance de mettre en place des process dans son organisation. Peu importe lâoutil utilisĂ©, gagnez du temps en automatisant au maximum votre travail. Les listes et les modĂšles câest la clĂ© !
ASTUCES
Une liste de tĂąches hebdomadaire
Une autre idĂ©e d'utiliser Trello au quotidien avec une liste de tĂąches hebdomadaire. Je me suis inspirĂ©e dâune formation actuellement suivie sur la maĂźtrise et lâoptimisation du temps. đ„
Donc, voici Ă quoi ressemble mon tableau pour organiser ma semaine avec toutes les tĂąches Ă effectuer. Le masque du tableau ressemble Ă ceci :
aujourd'hui | cette semaine | prochainement | en attente / à déléguer |
---|---|---|---|
Indiquer toutes les tùches à réaliser dans la journée. | Tùches à faire dans la semaine. | Liste de ce que l'on souhaiterait faire dans un avenir proche. | Travail non finalisé à suivre ou à déléguer. |
Auparavant, je travaillais sur papier avec un modĂšle de document que jâavais personnalisĂ© sur Canva et qui reprenait deux colonnes. Celle de droite listait toutes mes tĂąches rĂ©currentes. Dans celle de gauche, jâindiquais pour chaque jour de la semaine mes 3 prioritĂ©s du jour.
Ce nouveau tableau va évoluer au fur et à mesure de son utilisation et de ma réflexion.
La planification des objectifs
Et oui, tout le monde en parle. Jâai donc suivi tous les conseils que je jugeais intĂ©ressants.
Cette annĂ©e jâavais créé un tableau pour la planification de mes objectifs. Super motivĂ©e ⊠Sauf que je lâai trĂšs vite mis de cĂŽtĂ© : trop dâobjectifs, trop ambitieux ⊠J'avais commencĂ© par le court terme, sans objectif long terme. Je n'avais pas compris alors, pourquoi il Ă©tait important de planifier sur le long terme.
Mon objectif d'ici la fin du mois : finaliser la formation sur la gestion du temps, afin de pouvoir ensuite planifier mes objectifs. LâidĂ©e câest de planifier sur le :
- long terme (3, 5 ou 10 ans),
- moyen terme (planification annuelle et trimestrielle)
- court terme (planification hebdomadaire et quotidienne).
soit 5 niveaux de planification en commençant par le long terme pour finir à la planification quotidienne.
Je vous parlerai prochainement de cette formation, une vraie pĂ©pite. âš
Le mot de la fin
JâespĂšre vous avoir convaincu.e quâutiliser un outil de gestion de projet propulsera votre façon de travailler Ă un niveau plus Ă©levĂ©.
Créer des tableaux sur Trello est trÚs simple. Il vous suffit de faire appel à votre imagination pour identifier ce qui pourra vous faire gagner du temps dans votre activité.
L'idée n'est pas de créer une dizaine de tableaux pour les oublier par la suite. Je suis passée par là . Imaginez des process pour avancer plus efficacement dans son travail. Et si vous manquez de temps pour cela, pourquoi ne pas déléguer une partie de vos tùches pour vous concentrer sur votre métier.
Câest le choix de mes clients, pour booster leurs ventes. En les soulageant de leur administratif, ils se concentrent sur leur mĂ©tier et obtiennent de nouveaux contrats en prospectant. đ
En développant leurs affaires, le coût de cette délégation est vite rentabilisé.
A RETENIR
Rappelez-vous des 5 tableaux indispensables selon moi :
Un peu de brainstorming, de lâaction et le tour est jouĂ© !
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Avec plaisir si cela a pu te donner des idĂ©es pour ton activitĂ©. Merci de ton partage. đ
Génial ton organisation, merci pour le partage !