Comment utiliser Trello au quotidien : 5 idées de tableaux

Comment utiliser Trello au quotidien ?

C’est que ce nous allons voir dans cet article. Je ne me limite pas seulement à la création d’un calendrier éditorial avec Trello. Il y a bien des façons de l’employer. Je vous en dévoile 5 dans ce texte :

5 idées de tableaux Trello que vous pouvez utiliser au quotidien et qui vous feront gagner du temps, c’est certain ! ⏳

Le précédent article présentait les 5 points essentiels pour démarrer son calendrier éditorial.

À présent, je vous invite à découvrir comment utiliser Trello au quotidien. Voici les 5 tableaux avec lesquels je travaille en permanence.

Comment j'utilise Trello au quotidien : les articles de blog

Structure de mon tableau Blog

Ce tableau se décompose en 6 colonnes. Les 3  titres de couleur orangée concernent les 3 étapes d’un article de blog : en cours de rédaction, programmé + image, et publié. Sous chaque colonne, j’ai indiqué le détail.

Auparavant, j’ai créé des étiquettes de couleurs différentes pour chaque thématique de mon blog. Celles-ci sont en lien avec mes trois types de prestations.

Maintenant, passons aux 6 colonnes.

A présent, passons sur une autre idée d’utilisation de Trello.

Autre utilisation de Trello : Le calendrier éditorial

Ce tableau représente mon calendrier éditorial. Si vous n’avez pas encore lu mon article voici les 5 points essentiels pour le démarrer.

Chaque année, je crée mon calendrier éditorial sur Trello. Les colonnes, appelées listes, correspondent à un mois de l’année. Des étiquettes de couleurs permettent de catégoriser mes publications par thème. Comme indiqué dans l’article précédent, j’ai défini en amont mes jours de publication avec la thématique correspondante.

Dans le titre de la carte, j’indique le réseau social. Par exemple pour le mois de septembre, un post est publié sur LinkedIn, sur les 4 évènements importants à intégrer dans son contenu. La date du 14 septembre est mentionnée. En cliquant sur le bouton « calendrier » j’obtiens une vue de toutes les publications, mois par mois.

Il est ainsi aisé de reprendre certains posts pour les publier à une date ultérieure, avec des ajustements si nécessaires.

Voici une autre idée tout aussi importante : le tableau de process que l’on pourrait appeler en français procédés.

Utiliser le tableau de process

J’ai souhaité ici automatiser un maximum mon travail en créant des process dans différentes thématiques, afin de regrouper mes modèles et fichiers.

L’idée est de gagner du temps et ne rien oublier. À partir du moment où des actions se répètent, il est alors conseillé d’établir des process.

Une idée pour les process

Actuellement, mon tableau de procédés ressemble à ceci, je dois encore le travailler pour l’améliorer, mais il a le mérite d’exister.

L’idée est de gagner du temps et surtout de ne plus chercher les informations à droite et à gauche dans les fichiers, mails …

C’est le genre de tâches à faire une fois dans le mois par exemple, assez fastidieuses et qui demande plusieurs actions de votre part et là, le vide... 🤔

Par conséquent, vous ne savez plus exactement quoi ou comment faire ? Ou régulièrement, vous tapez les mêmes textes. Il est conseillé dans ce cas là de créer des modèles de mails, afin de ne pas perdre de temps dans la réécriture.

Ainsi, j’ai un tableau de procédures pour mon activité et un autre par client si nécessaire.

Ma liste se compose de 22 tâches à effectuer pour chaque formation, avec des cases à cocher, pour visualiser l’avancement. 22 tâches, imaginez s’il y a 20, 30, ... sessions de formation programmées. Sans les outils adéquats et une bonne organisation, cela peut devenir très rapidement ingérable.

J’ai compris très vite, grâce à des formations suivies, l’importance de mettre en place des process dans son organisation. Peu importe l’outil utilisé, gagnez du temps en automatisant au maximum votre travail. Les listes et les modèles c’est la clé !

Une liste de tâches hebdomadaire

Une autre idée d'utiliser Trello au quotidien avec  une liste de tâches hebdomadaire. Je me suis inspirée d’une formation actuellement suivie sur la maîtrise et l’optimisation du temps. 🔥

Donc, voici à quoi ressemble mon tableau pour organiser ma semaine avec toutes les tâches à effectuer. Le masque du tableau ressemble à ceci :

Auparavant, je travaillais sur papier avec un modèle de document que j’avais personnalisé sur Canva et qui reprenait deux colonnes. Celle de droite listait toutes mes tâches récurrentes. Dans celle de gauche, j’indiquais pour chaque jour de la semaine mes 3 priorités du jour.

Ce nouveau tableau va évoluer au fur et à mesure de son utilisation et de ma réflexion.

La planification des objectifs

Et oui, tout le monde en parle. J’ai donc suivi tous les conseils que je jugeais intéressants.

Cette année j’avais créé un tableau pour la planification de mes objectifs. Super motivée … Sauf que je l’ai très vite mis de côté : trop d’objectifs, trop ambitieux … J'avais commencé par le court terme, sans objectif long terme. Je n'avais pas compris alors, pourquoi il était important de planifier sur le long terme.

Mon objectif d'ici la fin du mois : finaliser la formation sur la gestion du temps, afin de pouvoir ensuite planifier mes objectifs. L’idée c’est de planifier sur le :

• long terme (3, 5 ou 10 ans),
• moyen terme (planification annuelle et trimestrielle)
• court terme (planification hebdomadaire et quotidienne).

soit 5 niveaux de planification en commençant par le long terme pour finir à la planification quotidienne.

Je vous parlerai prochainement de cette formation, une vraie pépite. ✨

Le mot de la fin

J’espère vous avoir convaincu.e qu’utiliser un outil de gestion de projet propulsera votre façon de travailler à un niveau plus élevé.

Créer des tableaux sur Trello est très simple. Il vous suffit de faire appel à votre imagination pour identifier ce qui pourra vous faire gagner du temps dans votre activité.

L'idée n'est pas de créer une dizaine de tableaux pour les oublier par la suite. Je suis passée par là. Imaginez des process pour avancer plus efficacement dans son travail. Et si vous manquez de temps pour cela, pourquoi ne pas déléguer une partie de vos tâches pour vous concentrer sur votre métier.

C’est le choix de mes clients, pour booster leurs ventes. En les soulageant de leur administratif, ils se concentrent sur leur métier et obtiennent de nouveaux contrats en prospectant. 🚀

En développant leurs affaires, le coût de cette délégation est vite rentabilisé.