Organiser sa gestion financière est crucial pour les TPE. Découvrez des stratégies pour gérer vos devis, factures, encaissements et notes de frais. Apprenez à optimiser votre comptabilité et à gagner du temps grâce à des outils adaptés, tout en maintenant une trésorerie saine.
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Ce que vous découvrirez dans cet article :
Besoin d'une personne de confiance et expérimentée pour vous assister en :
- gestion administrative et financière
- en communication web
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Nous parlerons de vos besoins.
Gestion comptable et gestion financière
Pour les TPE et PME, une gestion comptable et financière efficace est essentielle. Cela inclut une comptabilité générale précise, des tableaux de bord clairs et des procédures de contrôle rigoureuses. Bien sûr, seul un expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre peut légalement tenir et vérifier les comptes de votre entreprise.
Mais avez-vous envisagé de faire appel à une assistante indépendante pour préparer le travail en amont ? Moins coûteuse qu’un comptable, elle peut vous libérer un temps précieux. Assurez-vous simplement de choisir quelqu’un avec des compétences comptables suffisantes pour éviter des appels incessants de votre comptable, surtout en période de forte activité.
Faites-vous aider pour gagner du temps
Optez pour une assistante indépendante pour optimiser votre temps et vos coûts. Cependant, elle ne peut pas effectuer des écritures comptables ni établir de déclarations fiscales comme la TVA.
En tant que freelance, nous ne pouvons pas :
Vous pouvez cependant confier ces tâches à un employé compétent de votre entreprise. Thierry Goemans, spécialiste TPE/PME, l'explique bien dans son article.
Ma spécialité, la gestion
Proposer des prestations en gestion financière est ma spécialité. Avec 19 ans d'expérience dans un cabinet international d’audit et de conseil, j’ai occupé des postes d'assistante de direction et d'assistante de gestion.
Les dernières années, j’ai travaillé aux côtés de plusieurs associés pour gérer leur portefeuille client. J'avais également suivi une formation en comptabilité.
Par la suite, j'ai occupé des postes polyvalents alliant assistanat, gestion et comptabilité pour d'autes entreprises.
Cette vision globale de la gestion financière, acquise auprès d'experts-comptables, me permet de proposer un travail rigoureux et préparatoire auprès des TPE.
Aujourd’hui, je mets ce savoir-faire à disposition pour faciliter la gestion financière des entreprises. Vous découvrirez tout ce que vous pouvez déléguer et mettre en place pour optimiser votre temps et vos ressources.
Voyons cela à présent. 👀
Documents commerciaux et notes de frais
La gestion commerciale et financière peut souvent prêter à confusion. La gestion commerciale se concentre sur la relation client, incluant la prospection, le service après-vente, la correspondance, ainsi que les devis et factures.
En comptabilité, on parle plutôt de gestion financière, car elle englobe tous les aspects chiffrés.
Voici quelques tâches que vous pouvez déléguer pour gagner du temps :
L'argent est le nerf de la guerre
Catherine de Médicis
Les devis et factures
Généralement, les entrepreneurs rédigent leurs devis eux-mêmes, surtout après un rendez-vous engageant. Cependant, pris par le feu de l'action, il peut arriver qu'ils oublient de facturer. Il est essentiel de s'assurer qu'un devis accepté est bien suivi d'une facture à la livraison de la prestation.
Pour la facturation, l'entrepreneur doit d'abord créer une maquette, que ce soit sur Excel, un logiciel dédié, ou un autre outil, en incluant toutes les mentions obligatoires. Un suivi rigoureux permet d'éviter les oublis et de maintenir une gestion financière efficace.
Pour rappel, voici toutes les mentions obligatoires sur les factures.
Les encaissements
Suivre les encaissements est essentiel, surtout si vous émettez de nombreuses factures. Pour éviter les oublis, tenez un tableau de bord de toutes vos factures clients, en notant les dates et modes de règlement.
Adoptez un logiciel de devis et facturation pour gagner du temps et suivre les paiements en temps réel. Avec l'obligation à venir d'émettre des factures électroniques, un logiciel dédié est plus pertinent que jamais. Toutefois, maintenir un tableau Excel à jour reste une bonne pratique pour des recherches et tris rapides.
Les impayés et les factures d’avoir
Mettre à jour régulièrement son tableau de suivi des impayés permet de gagner du temps. Un logiciel de facturation peut rapidement fournir un état des règlements en attente, souvent appelé balance âgée. Avoir un état des factures non réglées à jour permet d'identifier rapidement les clients à relancer, soulignant l'importance d'un tableau de bord efficace.
Le suivi des encaissements et des impayés est chronophage. Plus il est négligé, plus il devient complexe. Par exemple, j’ai aidé un artisan à reconstituer deux ans de données en raison d’un changement de logiciel et d’une organisation initiale insuffisante.
Les factures d’avoir posent aussi des défis, notamment en matière de comptabilité correcte. Mention « avoir », annulations et numérotation doivent être traitées avec rigueur. Copier-coller n’est pas suffisant ; une vigilance accrue est nécessaire pour éviter les erreurs, surtout avec plusieurs personnes impliquées dans la création des factures.
Un logiciel dédié réduit les risques d’erreurs par rapport à des fichiers Excel ou Word.
1 fichier = une facture
avec le numéro de la facture indiquée dans le nom du fichier.
Vos notes de frais
Les notes de frais sont indispensables pour les entreprises, permettant aux salariés ou dirigeants de se faire rembourser les dépenses professionnelles engagées. Leur gestion exige rigueur et respect des formalités fiscales, sociales et comptables.
Suivi et classement
Pour une gestion optimale, utilisez un tableau Excel en précisant la catégorie des frais et les montants HT, TVA et TTC.
Sachez que vous devez fournir au comptable tous les justificatifs originaux, sans omissions. Conservez toujours une copie des justificatifs originaux.
Fréquence et organisation
Enregistrez vos frais régulièrement et stockez les justificatifs pour éviter les pertes. Mon expérience chez PricewaterhouseCoopers m'a montré l'importance d'une gestion minutieuse, surtout avec des dépenses en devises étrangères.
Beaucoup de factures et de justificatifs de paiement arrivent par mail. Ayez le réflexe de les imprimer à chaque fois, au fur et à mesure que vous les recevez. Pensez également à sortir toutes vos factures d’abonnement : téléphone, internet, péages, photocopieurs, assurance…
Cas pratique
Un client après le premier confinement avait accumulé 3-4 mois de retard comptable et de nombreuses factures manquantes. La recherche et la récupération de ces documents n'a pas été simple et a demandé du temps d'où la nécessité d'une organisation rigoureuse et continue.
Conclusion
Gérer efficacement les notes de frais demande anticipation et organisation pour éviter les retards et les complications. Utilisez des outils adaptés et conservez vos documents pour faciliter le travail de votre comptable et optimiser votre temps.
Anticipez, déléguez si vous n’avez pas le temps.
N’attendez pas que le travail s’entasse.
Nous avons vu jusqu’à présent les documents commerciaux et les notes de frais.
Voyons ce qu’il en est des règlements, des rapprochements bancaires et des tableaux de bord.
Règlements, rapprochements bancaires et tableaux de bord
Les règlements clients et tableaux de bord
Les règlements clients sont cruciaux pour tout entrepreneur. Cependant, il ne suffit pas de vérifier que vos factures ont été payées. Enregistrez chaque règlement dans votre logiciel dédié, votre tableau de bord des encaissements et votre suivi budgétaire.
Utilisez un tableau Excel détaillé retraçant toutes vos factures clients, avec les dates et modes de règlement. Un tableau complet simplifie le suivi pour vous et votre comptable. Adaptez votre méthode en fonction de vos outils pour une gestion efficace.
Les rapprochements bancaires
Pour un client, je gérais toute la préparation comptable, incluant le rapprochement bancaire mensuel. Chaque mois, je pointais son relevé de banque et reportais les encaissements et décaissements sur un tableau. Ensuite, je scannais toutes les factures clients et fournisseurs pour son comptable. Le tableau récapitulatif des encaissements et décaissements facilitait le calcul du montant de TVA à déclarer.
Tenir un tableau détaillé de vos transactions bancaires simplifie la gestion comptable et permet de gagner du temps lors des déclarations fiscales.
Le mot de la fin
Organiser sa gestion financière est essentiel pour assurer la pérennité et le succès de votre entreprise. En déléguant certaines tâches à une assistante indépendante, vous pouvez gagner du temps et réduire vos coûts tout en maintenant une comptabilité rigoureuse.
La tenue régulière de tableaux de bord pour le suivi des factures, encaissements, décaissements et notes de frais facilite non seulement la gestion quotidienne mais aussi les déclarations fiscales.
Adoptez des outils adaptés et une organisation rigoureuse pour optimiser vos processus financiers et vous concentrer sur le développement de votre activité.
Respectez les échéances, notamment pour la déclaration de TVA.
Assurez-vous de fournir tous les documents nécessaires à votre comptable en temps voulu. Ne retardez pas la préparation des éléments essentiels en privilégiant d'autres tâches comme la facturation ou les relances, surtout à l'approche des échéances fiscales.
Essayer de tout faire en même temps, dans la précipitation, peut entraîner des erreurs coûteuses. La clé est une préparation méthodique et anticipée pour éviter le stress et les erreurs.
Organiser sa gestion financière demande de la rigueur et de l'anticipation. Avec un peu de méthode et de persévérance, vous y arriverez ! 😊
