Savez-vous qu’une assistante indépendante peut être votre alliée pour augmenter la productivité de votre entreprise ?

En déléguant sa gestion quotidienne, l’entrepreneur se libère du temps et gagne en efficience.

Depuis quelques années, de nombreuses assistantes salariées se sont mises à leur compte, pour gagner en indépendance et proposer des prestations de cœur. Les web entrepreneurs se sont multipliés et de nouveaux besoins sont apparus.

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Pourquoi externaliser à une assistante indépendante

Ce que vous découvrirez dans cet article :

Article mis à jour le 11 février 2021.

Face aux besoins des web entrepreneurs, les freelances se sont formées pour acquérir ou renforcer de nouvelles compétences :

  • dans la création de leur site internet,
  • en travaillant leur référencement naturel (SEO),
  • avec l’utilisation des réseaux sociaux,
  • en manipulant les outils digitaux et les techniques d’automatisation,
  • dans la communication web,
  • dans le montage vidéo...

Beaucoup se spécialiseront d’ailleurs sur toute cette partie digitale pour ne proposer que des prestations en distanciel aux clients.

Pour ma part, avec une expérience de plus de 20 ans en gestion financière et en secrétariat, certaines des prestations énumérées plus haut viennent en complément de mes deux spécialités, le secrétariat et la gestion. J’offre ainsi la possibilité aux clients d’avoir un service complet. Bien sûr, je ne me substitue en rien à un concepteur de site web, à un community manager ou à gestionnaire des médias sociaux. Ces métiers demandent des connaissances pointues.

Rentrons dans le vif du sujet maintenant, car le plus important pour vous est de connaître réellement les bénéfices que vous aurez en déléguant. 😀

6 avantages d’externaliser sa gestion quotidienne 💥

Incontestablement, l'avantage principal c’est le gain de temps. Gérer toute la partie administrative est un travail chronophage, mais indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Ce travail ne rapporte rien financièrement, il est préférable pour les entrepreneurs de se consacrer à leur cœur de métier pour accroître ainsi leur productivité. Le coût d’une assistante indépendante est minime en comparaison du travail que vous fournirez pour augmenter votre productivité. Votre taux horaire est plus cher que celui d'une assistante, autant faire des tâches à forte valeur ajoutée.

Les 6 avantages :  🔥

1.

Gain de temps : Les entrepreneurs font appel à nos services pour cette raison principalement. En déléguant régulièrement, ils bénéficient de plus de temps pour se consacrer à leur métier, pour se développer, pour prospecter, et ainsi augmenter leur chiffre d’affaires.

2.

Gain financier : Il n’y a pas de charges liées à l’emploi d’une salariée. Le client paie uniquement la prestation effectuée. Il est facturé selon les termes conclus dans le devis. S’il y a dépassement de temps, il en sera préalablement informé.

3.

Maîtrise du budget et souplesse : Finis les charges fiscales et sociales, les salaires, les congés payés ou les frais de formations à verser. En plus du bénéfice financier, un gain de temps s’ajoute, car toutes les formalités sont devenues inutiles. Le client définit le nombre d’heures qu’il souhaite déléguer par semaine ou par mois. Il a un service à la carte, selon ses besoins.

4.

Confidentialité des données garantie. Les indépendantes travaillent en toute confidentialité, aucune information n’est transmise. Les documents sont envoyés soit par mail, soit sur des espaces partagés. Nos ordinateurs sont équipés d’antivirus et nous utilisons également des gestionnaires de mots de passe, s’il y a lieu de se connecter à des applications en ligne.

5.

Rapidité d’exécution : Après une période d’adaptation pour la mise en route et une formation éventuelle sur un outil, un nouveau process, l’assistante devient opérationnelle et gère son temps pour que la prestation soit effectuée dans les délais. Une collaboration efficace est fondée sur une bonne communication et la transmission de tous les éléments essentiels à l'exécution de la prestation.

6.

Flexibilité : L’assistante gère son agenda et travaille pour ses clients en fonction de ses disponibilités. Elle s'occupe des urgences et s’adapte au mieux pour leur venir en soutien (tout en respectant sa vie perso, bien entendu). 😊

Pourquoi externaliser votre administratif ?

Nos clients

Chaque assistante définit sa cible, en fonction de sa stratégie digitale, de ses attentes et/ou de sa spécialité.

Ainsi, elle décidera de travailler pour :

  • les entreprises (principalement les TPE et PME),
  • les entrepreneurs et web entrepreneurs,
  • des associations,
  • et des particuliers.

Les 3 profils type des clients 🔍

Selon moi, il y en a 3 :

  • Le premier profil c’est le client régulier. Il délègue sa gestion quotidienne de manière récurrente, ne souhaitant pas embaucher une secrétaire. Ses besoins sont inférieurs à la durée minimum légale d’un temps partiel (qui est de 24 heures par semaine). Si vous vous approchez de ce nombre d'heures, cela pourrait être interprété comme du salariat déguisé.
  • Le deuxième profil client est l’usager occasionnel. Il fait appel à une freelance lorsqu’il a des travaux ponctuels à donner, lorsqu’il a une charge de travail plus importante ou que son assistante est absente.
  • Enfin, il y a le gestionnaire qui désire sous-traiter cette activité par un service extérieur.
externaliser à une assistante indépendante

4 raisons d’externaliser  🤝

Pour résumer, il y a 4 raisons d’externaliser sa gestion quotidienne :

1.

Le manque de temps. À cela peut aussi s’ajouter l'insuffisance de connaissances, pour gérer certaines tâches du quotidien. Cela peut être par exemple des compétences comptables, la maîtrise de certains outils, la gestion d’un site internet ou encore l'utilisation des réseaux sociaux pour sa communication web.

2.

Des moyens financiers ou un volume de travail insuffisant pour embaucher un collaborateur. L’entrepreneur ne peut pas faire un contrat de travail pour une durée inférieure à la durée minimum légale. Deux options sont alors possibles : faire appel à une agence d’intérim ou à une assistante indépendante.

3.

L’entrepreneur qui ne souhaite pas recruter afin d’éviter toutes les démarches administratives et supporter les coûts que cela implique. Il préfère plus de souplesse tout en maîtrisant son budget.

4.

Un surcroît temporaire d’activité, un travail ponctuel ou une absence de personnel. L’assistante-freelance peut venir en renfort au sein d’une équipe en cas de surcharge de travail ou d’une absence temporaire de votre personnel. Il arrive aussi qu’on lui demande un coup de main pour une prestation ponctuelle. Avec ou sans employés, gardez en tête que vous aurez toujours cette option de faire appel à ses services.

Le magazine Dynamique-Mag a écrit un article sur notre métier "Le secrétariat externalisé, est-ce une bonne idée  ?"

Fonctionnement et tarifs 

La procédure pour faire appel à une indépendante est très simple et souple.

Au démarrage, un devis signé du client

L’entrepreneur explique en détail ses besoins. S’il s’agit d’un travail ponctuel, l’assistante évalue le nombre d’heures nécessaires à la mission pour établir son devis.

En règle générale, pour des missions longue durée, l’assistante prépare un contrat de prestation de services. Le client détermine au préalable le forfait d’heure mensuel qui lui convient.

comment démarre la prestation d'une assistante indépendante

Parlons tarifs à présent

🔹  Les éléments à prendre en compte

Pour pérenniser son activité et vivre sereinement (comme tout entrepreneur), l’assistante indépendante définit ses tarifs en fonction de plusieurs éléments :

  • Le temps non facturable, c’est-à-dire l’administratif de son activité. Il s’agit du temps qu’elle passe pour sa prospection, sa veille, la gestion de ses réseaux sociaux, le temps des formations…
  • Ses congés : contrairement aux assistantes salariées, elle n’en a pas. Elle doit donc se constituer une réserve de trésorerie pour ses vacances.
  • Les charges variables en fonction du chiffre d’affaires. Pour de la prestation de services, elles sont de 22 % en microentreprise.
  • Les charges fixes mensuelles : assurance, téléphone, site internet, frais de formation, logiciels, abonnements…

🔹  Le prévisionnel

En fonction de ces éléments, elle établit son prévisionnel :

  • en définissant la rémunération qu’elle souhaite,
  • en déduisant ses charges.

Pour calculer son taux horaire, elle doit :

  • calculer le nombre de semaines travaillées dans l’année en enlevant ses congés ;
  • calculer le nombre d’heures travaillées par semaine en déduisant le temps non facturable.

🔹  Les éléments variables dans le prix final

Les seuls éléments variables à prendre en compte dans le prix final sont :

  • l’expérience de l’assistante,
  • la durée de la prestation,
  • la complexité des tâches demandées,
  • et les frais annexes pour déplacements et autres.

Nous ne sommes pas « trop chères », nos tarifs sont justifiés ! Nous sommes entrepreneures et devons vivre de notre activité. Ce n’est pas un simple passe-temps ou une activité complémentaire.


🔹  Un exemple d’expérience enrichissante, mais…

J’ai fait l’erreur (une seule fois) de faire de la retranscription pour un client, pour une entité publique. J’ai assisté à une réunion qui a duré 6 heures. On m’avait fixé d'office le tarif de 100 € de l’heure X 6 heures de réunion, peu importe le nombre d’heures que j’allais passer à retranscrire.

Pas mal, quand on y pense. Sauf que, aux 6 heures de réunion, je devais rajouter le nombre d’heures réellement travaillées pour cette retranscription.

Ma vitesse de frappe n’était pas le problème puisque je tape très vite. Mais imaginez, 6 heures d’écoute en marche avant, marche arrière, avec des propos parfois incompréhensibles, voire inaudible. J’ai passé un temps fou et des soirées 😩 en me mettant la pression, car le délai était très serré.

Histoire de me faire encore plus mal 🔨, j’ai calculé à combien était le taux horaire réel en fonction du temps passé. Et là, au secours : mon tarif horaire avoisinait le SMIC horaire (soit 3 fois moins que mon taux réel). PLUS JAMAIS.

Respect pour mes consœurs proposant ces prestations, j’espère que votre expérience dans ce domaine est plus positive que la mienne.

🔹  Nos tarifs

Certaines assistantes et plateformes externalisées proposent des prix excessivement bas. À vous de juger ce qui est bon pour vous.

Les tarifs des assistantes expérimentées varient de 30 € à 45 € de l’heure en moyenne. Il est reconnu qu’en dessous de 30-35€ l’heure, l’assistante a des difficultés pour maintenir la pérennité de son projet.

Les tarifs d’une indépendante ne peuvent être comparés à ceux des salariées.  

L’assistante indépendante n’est pas une simple exécutante. Grâce à son expérience, elle vous propose un service personnalisé pour répondre au mieux à vos attentes.

La variation des tarifs dépend de la complexité des tâches demandées. La fourchette haute correspond à des prestations demandant des connaissances techniques plus poussées.

Les prestations sur site (chez le client) sont généralement majorées pour les déplacements. Ils sont facturés en fonction du barème en vigueur, pour prendre en compte les frais de carburant, d’entretien du véhicule et d’assurance.

fonctionnement des tarifs d'une assistante indépendante

Le mot de la fin

J’espère que cet article vous aura aidé à y voir plus clair et vous aura convaincu.e que, si vous voulez booster votre productivité, la meilleure des solutions est de faire appel à une assistante indépendante.

En déléguant toutes les tâches ne relevant pas de votre métier, vous gagnez un temps précieux pour développer votre entreprise.

 Rappelez-vous des 6 avantages :

  • Un gain de temps pour vous concentrer uniquement sur votre métier.
  • Un gain financier sans charges à payer.
  • Une maîtrise de votre budget et une grande souplesse en définissant le forfait idéal en fonction de vos besoins.
  • La garantie de la confidentialité de vos données.
  • Une rapidité d’exécution du travail, grâce à une collaboration efficace basée sur une bonne communication.
  • De la flexibilité.

Vous souhaitez en savoir plus sur :

  • Le moyen de trouver votre assistante freelance, les critères à prendre en compte ;
  • Les tâches à déléguer ;
  • Comment collaborer efficacement ;
  • Et maintenir une bonne relation avec elle.

Demandez votre guide gratuit « Comment collaborer efficacement avec une assistante indépendante »

N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires, à poser vos questions, je vous répondrai avec plaisir.

Si vous avez aimé cet article, n’hésitez pas à le partager. Un petit coup de pouce est toujours le bienvenu.

Au plaisir d'échanger avec vous ! 

Signature Valérie

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  • votre gestion administrative
  • votre gestion financière
  • votre communication Web.

Bénéficiez d'une séance découverte. Nous parlerons de vos besoins.

Valérie Trienpont assistante indépendante
Pourquoi externaliser son administratif à une assistante indépendante ?

4 thoughts on “Pourquoi externaliser son administratif à une assistante indépendante ?

  • 18 août 2020 à 18:45
    Permalien

    Bonjour Nadège.
    Merci pour votre commentaire et de votre intérêt.
    L’ebook est en préparation, le texte est fait, il ne me reste plus que la mise en page à faire.
    Je vous l’envoie en exclusivité dès qu’il est prêt (début septembre au plus tard).
    Bien sincèrement,
    Valérie

  • 18 août 2020 à 18:30
    Permalien

    Bonjour,

    Merci pour ces précisions.
    Je souhaiterai recevoir votre ebook.

  • 30 juin 2020 à 18:19
    Permalien

    Bonjour et merci pour votre commentaire.
    Oui, tout à fait. A mon sens l’externalisation va être de plus en plus présente.

  • 24 juin 2020 à 14:44
    Permalien

    Bonjour,

    Merci pour ces précisions. L’externalisation reste donc à ce jour une alternative stratégique avantageuse quel que soit la fonction externalisée.

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