Pourquoi externaliser son administratif à une assistante indépendante ?

Une assistante indépendante peut être votre alliée pour augmenter la productivité de votre entreprise ? 🚀

En effet, en déléguant votre gestion quotidienne, vous vous libérez du temps et gagnez en efficience.

Depuis quelques années, de plus en plus de freelances proposent leurs services aux indépendants, solopreneurs et entrepreneurs. Ainsi,  de nouveaux besoins sont apparus avec notamment l'apparition de nouveaux métiers, et l'apparition du télétravail avec la COVID 19. 

C'est pourquoi, de nombreux services vous sont proposés, de la gestion administrative à la gestion financière, ainsi que des services en communication web. Tout dépendra non seulement du parcours professionnel de chaque assistante, mais également des connaissances qu'elle a acquises en tant que freelance, et bien sûr de ses appétences dans tel ou tel domaine.

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externaliser à une assistante indépendante

Article mis à jour le 17/02/22

Bonne lecture 

businesswoman

Besoin d'une personne de confiance et expérimentée pour vous assister en :

  • gestion administrative et financière
  • en communication web

Bénéficiez d'une séance découverte. 

Nous parlerons de vos besoins.

Des formations en continu

Face aux besoins des nouveaux solopreneurs, indépendants, entrepreneurs, les assistantes indépendantes se sont formées pour acquérir et renforcer certaines compétences :

  • dans la création de site internet,
  • en référencement naturel (SEO),
  • avec l’usage des différents réseaux sociaux,
  • sur les outils digitaux et les techniques d’automatisation,
  • en communication web,
  • le montage vidéo, les podcasts,
  • sur le métier des community managers...

Ainsi, beaucoup d'assistantes se spécialiseront sur toute cette partie digitale, pour ne proposer que des prestations en distanciel aux clients. De mon point de vue, le travail à distance  est bien plus productif que le travail sur site. En travaillant de chez elle, l'assistante est plus concentrée et surtout moins dérangée.

Bien sûr, il y a la question de confiance, mais pour l'avoir vécu, je peux vous assurer qu'en travaillant à distance, une assistante peut réellement être votre bras droit. L'un de mes clients me considère d'ailleurs comme la responsable administrative et financière de sa société.

Distinguer l'assistante indépendante des autres métiers du web

Mes deux spécialités sont le secrétariat et la gestion, comme j'ai une expérience de 30 ans dans ces domaines. Cependant, grâce aux nombreuses formations que j'ai suivies depuis, en tant qu'indépendante, je propose certaines prestations en communication web. J’offre ainsi la possibilité aux clients d’avoir un service complet. 

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IMPORTANT

Mon métier n'est ni concepteur de site web, ni community manager ou gestionnaire des médias sociaux. Ces métiers demandent des connaissances pointues, que les assistantes n'ont pas, même si nous nous sommes un peu formées dans ces domaines.

Mais le plus important pour vous est de connaître réellement les bénéfices que vous aurez à externaliser à une assistante indépendante

6 avantages à externaliser à une assistante indépendante 🚀 

Incontestablement, l'avantage principal c’est le gain de temps. Gérer toute la partie administrative est un travail chronophage, mais indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille.

Ce travail ne rapporte rien financièrement, il est préférable pour les entrepreneurs de se consacrer à leur cœur de métier pour accroître ainsi leur productivité.

Le coût d’une assistante indépendante est minime en comparaison du travail que vous fournirez pour augmenter votre productivité. Votre taux horaire est supérieur à celui d'une assistante, autant faire des tâches à forte valeur ajoutée.

1.

Gain de temps ⏳

Les entrepreneurs font appel à nos services pour cette raison principalement. En déléguant régulièrement, ils bénéficient de plus de temps pour se consacrer à leur métier, pour se développer, pour prospecter, et ainsi augmenter leur chiffre d’affaires.

2.

Bénéfice financier 💰

Il n’y a pas de charges liées à l’emploi d’une salariée. Le client paie uniquement la prestation effectuée. Il est facturé selon les termes conclus dans le devis ou le contrat de prestations de services. 

3.

Maîtrise du budget et souplesse 🤸‍♀️

Finis les charges fiscales et sociales, les salaires, les congés payés ou les frais de formations à verser. En plus du bénéfice financier, un gain de temps s’ajoute, car toutes les formalités sont devenues inutiles. Le client définit le nombre d’heures qu’il souhaite déléguer par semaine ou par mois. Il a un service à la carte, selon ses besoins.

4.

Confidentialité 🔒

La confidentialité des données est garantie. Les indépendantes travaillent en toute confidentialité, aucune information n’est transmise. Les documents sont envoyés soit par mail, soit sur des espaces partagés. 

Nos ordinateurs sont équipés d’antivirus et nous utilisons également des gestionnaires de mots de passe.

5.

Rapidité d’exécution 🚗

Après une période d’adaptation pour la mise en route et une formation éventuelle sur un outil, un nouveau process, l’assistante devient rapidement opérationnelle. Une collaboration efficace est fondée sur une bonne communication et la transmission de tous les éléments essentiels à l'exécution de la prestation.

6.

Flexibilité 🚨

L’assistante gère son agenda et travaille pour ses clients en fonction de ses disponibilités. Elle s'occupe des urgences et s’adapte au mieux pour leur venir en soutien (tout en respectant sa vie perso, bien entendu). 😊

Pourquoi externaliser votre administratif à une freelance ?

Nos clients

Chaque assistante définit sa cible, en fonction de sa stratégie digitale, de ses attentes et/ou de sa spécialité.

Ainsi, elle décidera de travailler pour :

  • des entreprises (principalement les TPE et PME),
  • les entrepreneurs et web entrepreneurs,
  • ou des associations,
  • et des particuliers.

Les 3 profils type des clients 🧐

Ils sont au nombre de 3 :

  • Le client régulier qui délègue sa gestion quotidienne de manière récurrente, ne souhaitant pas embaucher une secrétaire. Ses besoins sont inférieurs à la durée minimum légale d’un temps partiel (24 heures au moins par semaine).
  • L’ usager occasionnel lorsqu’il a des travaux ponctuels à donner, une charge de travail plus importante ou que son assistante est absente.
  • Le gestionnaire qui désire sous-traiter cette activité par un service extérieur.
Externaliser à une assistante indépendantes nos clients

4 raisons d’externaliser  🤝

Pour résumer, il y a 4 raisons d’externaliser sa gestion quotidienne :

1.

Le manque de temps 

À cela peut aussi s’ajouter l'insuffisance de connaissances, pour gérer certaines tâches du quotidien. Ce peut être par exemple des compétences comptables, la maîtrise de certains outils, la gestion d’un site internet ou encore l'utilisation des réseaux sociaux pour sa communication web.

2.

Des moyens financiers ou un volume de travail insuffisant

L’entrepreneur ne peut pas faire un contrat de travail pour une durée inférieure à la durée minimum légale, soit 24 heures par semaine. Alors, deux options s'offrent à lui, soit faire appel à une agence d’intérim ou à une assistante indépendante.

3.

L’entrepreneur qui ne souhaite pas recruter

En effet, il souhaite éviter toutes les démarches administratives et supporter les coûts que cela implique. Il préfère plus de souplesse tout en maîtrisant son budget.

4.

Un surcroît temporaire d’activité, un travail ponctuel ou une absence de personnel

L’assistante indépendante vient en renfort à l'équipe en cas de surcharge de travail ou d’une absence temporaire de personnel. Il arrive aussi qu’on lui demande un coup de main pour une prestation ponctuelle. Avec ou sans employés, gardez en tête que vous aurez toujours cette option de faire appel à ses services. ✨

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A lire aussi :

Le magazine Dynamique-Mag a écrit un article sur notre métier Le secrétariat externalisé, est-ce une bonne idée  ?

Fonctionnement et tarifs

La procédure pour faire appel à une indépendante est très simple et souple.

Au démarrage, un devis ou un contrat signé du client

L’entrepreneur explique en détail ses besoins. S’il s’agit d’un travail ponctuel, l’assistante évalue le nombre d’heures nécessaires à la mission pour établir son devis.

En règle générale, pour des missions longue durée, l’assistante prépare un contrat de prestation de services. Le client détermine au préalable le forfait d’heure mensuel qui lui convient.

comment démarre la prestation d'une assistante indépendante

Parlons tarifs à présent

Les éléments à prendre en compte

Pour pérenniser son activité et vivre sereinement (comme tout entrepreneur), l’assistante indépendante définit ses tarifs en fonction de plusieurs éléments :

  • Le temps non facturable, c’est-à-dire l’administratif de son activité. Il s’agit du temps qu’elle passe pour sa prospection, sa veille, la gestion de ses réseaux sociaux, le temps des formations…
  • Ses congés : contrairement aux assistantes salariées, elle n’en a pas. Elle doit donc se constituer une réserve de trésorerie pour ses vacances.
  • Les charges variables en fonction du chiffre d’affaires. Pour de la prestation de services, elles sont de 24 % en microentreprise.
  • Ainsi que les charges fixes mensuelles : assurance, téléphone, site internet, frais de formation, logiciels, abonnements…

Le prévisionnel

En fonction de ces éléments, elle établit son prévisionnel :

  • en définissant la rémunération qu’elle souhaite,
  • et en déduisant ses charges.

Ensuite, pour calculer son taux horaire, elle doit :

  • calculer le nombre de semaines travaillées dans l’année en enlevant ses congés ;
  • et définir le nombre d’heures travaillées par semaine en déduisant le temps non facturable.

Les éléments variables dans le prix final

Les seuls éléments variables à prendre en compte dans le prix final sont :

  • l’expérience de l’assistante,
  • la durée de la prestation,
  • le degré de complexité des tâches demandées,
  • et les frais annexes pour déplacements et autres.
Epingle à retenir

A RETENIR

Voilà pourquoi nous ne sommes pas « trop chères ». Nos tarifs sont justifiés !

Nous sommes entrepreneures et devons vivre de notre activité. Ce n’est pas un simple passe-temps ou une activité complémentaire.

Alors, ne comparez pas les tarifs d'une salariée avec ceux d'une indépendante. 😊

Nos tarifs

Certaines assistantes et plateformes externalisées proposent des prix excessivement bas. À vous de juger ce qui est bon pour vous.

Cependant, les tarifs des assistantes expérimentées varient de 30 € à 45 € de l’heure en moyenne. Il est reconnu qu’en dessous de 30 € de l’heure, l’assistante a des difficultés pour maintenir la pérennité de son projet.

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IMPORTANT

Les tarifs d’une indépendante ne peuvent être comparés à ceux des salariées.  

L’assistante indépendante n’est pas une simple exécutante. Grâce à son expérience, elle vous propose un service personnalisé pour répondre au mieux à vos attentes.

Elle est le bras droit des entrepreneurs, est force de proposition et tient un rôle de conseils pour ses clients.

La variation des tarifs dépend de la complexité des tâches demandées. La fourchette haute correspond à des prestations demandant des connaissances techniques plus poussées.

Par ailleurs, les prestations sur site (chez le client) sont généralement majorées pour les déplacements. Ceux-ci sont facturés en fonction du barème en vigueur, pour prendre en compte les frais de carburant, d’entretien du véhicule et d’assurance.

fonctionnement des tarifs d'une assistante indépendante

Le mot de la fin

J’espère que cet article vous aura aidé à y voir plus clair et vous aura convaincu.e que, si vous voulez booster votre productivité, la meilleure des solutions est de faire appel à une assistante indépendante.

En conclusion, en déléguant toutes les tâches ne relevant pas de votre métier, vous gagnez un temps précieux pour développer votre entreprise. 

 Aussi, rappelez-vous des 6 avantages :

  • Gain de temps pour vous concentrer uniquement sur votre métier.
  • Bénéfice financier sans charges à payer.
  • Maîtrise de votre budget en définissant le forfait idéal en fonction de vos besoins.
  • Confidentialité de vos données.
  • Rapidité d’exécution du travail.
  • Flexibilité.

Ressources supplémentaires

Vous souhaitez en savoir plus sur :

  • Le moyen de trouver votre assistante freelance, les critères à prendre en compte ;
  • Les tâches à déléguer ;
  • Comment collaborer efficacement ;
  • Et maintenir une bonne relation avec elle.

Demandez votre guide gratuit « Comment collaborer efficacement avec une assistante indépendante »

Les idées reçus sur le secrétariat

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4 thoughts on “Pourquoi externaliser son administratif à une assistante indépendante ?

  • 18 août 2020 à 18:45
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    Bonjour Nadège.
    Merci pour votre commentaire et de votre intérêt.
    L’ebook est en préparation, le texte est fait, il ne me reste plus que la mise en page à faire.
    Je vous l’envoie en exclusivité dès qu’il est prêt (début septembre au plus tard).
    Bien sincèrement,
    Valérie

  • 18 août 2020 à 18:30
    Permalien

    Bonjour,

    Merci pour ces précisions.
    Je souhaiterai recevoir votre ebook.

  • 30 juin 2020 à 18:19
    Permalien

    Bonjour et merci pour votre commentaire.
    Oui, tout à fait. A mon sens l’externalisation va être de plus en plus présente.

  • 24 juin 2020 à 14:44
    Permalien

    Bonjour,

    Merci pour ces précisions. L’externalisation reste donc à ce jour une alternative stratégique avantageuse quel que soit la fonction externalisée.

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