Pourquoi externaliser votre administratif ?

Pourquoi externaliser votre administratif à une freelance ? Pour 3 raisons.  Découvrez les 6 bénéfices clients ainsi que le mode de fonctionnement des assistantes.

C’est parti …

Assistante 3.0

Les bénéfices que nous apportons à nos clients

Les clients, qui sont-ils ?

Chaque assistante a défini ses clients en fonction de ses choix et de sa spécialité. Il y a donc :

  • les entreprises,
  • des entrepreneurs et des web entrepreneurs,
  • ou encore des associations,
  • et des particuliers.

Les profils sont variés

Les clients font appel à nos services pour différentes raisons.

  • Le client régulier délègue des travaux de secrétariat de manière récurrente, ne souhaitant pas embaucher une secrétaire. Dans la majeure partie des cas ses besoins sont inférieurs à la durée minimum légale d’un temps partiel, à savoir 24 heures par semaine.
  • L’usager occasionnel fait appel à une freelance lorsqu’il a des travaux ponctuels à donner.
  • Le gestionnaire quant à lui désire sous-traiter cette activité par un service externe.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

1.

Par manque de compétences ou manque de temps pour gérer certaines tâches du quotidien.

2.

Parce que l’ entrepreneur n’a pas les moyens financiers et/ou le volume de travail suffisant pour embaucher un collaborateur. La personne ne souhaite pas recruter afin d’éviter les démarches administratives et ainsi supporter les charges de personnel.

3.

L’ entrepreneur fait face à un surcroît temporaire d’activité ou doit pallier au remplacement d’une absence de personnel.

Entrepreneur débordé

Et les bénéfices clients …

1. Le gain de temps

Le gain de temps est LE gros avantage pour le client. Plus il délègue et plus il gagne de temps pour son business, celui qui lui rapporte du chiffre d’affaires. Cela est d’autant plus vrai s’il délègue régulièrement toute une partie des tâches administratives. L’assistante deviendra plus performante si elle travaille de manière répétitive pour le même client. Une fois les méthodes de travail, les outils/logiciels spécifiques compris, elle passera moins de temps sur ses missions.

2. Un gain financier

Un gain financier puisqu’il n’y a pas de charges liées au recrutement. Le client paie uniquement la prestation correspondant au devis approuvé. Sans surprise, il sait d’avance ce qu’il paiera. Et s’il y a dépassement de temps il sera informé au préalable par l’assistante.

3. Une maîtrise du budget

Ce qui sous-entend par conséquent la maîtrise de son budget. Il n’a plus besoin de faire un prévisionnel dans son budget pour les charges de personnel : plus de salaire à faire, pas de déclaration aux différents organismes sociaux et fiscaux.

4. La confidentialité

La confidentialité des données est garantie. Les indépendantes travaillent en toute confidentialité. Les documents se transmettent soit par mail ou via des espaces de travail partagés. Les ordinateurs sont équipés d’anti-virus et sont utilisés pour un usage professionnel. Nous utilisons également des gestionnaires de mots de passe s’il y a lieu de se connecter à des applications en ligne.

5. La rapidité

Le travail est exécuté rapidement. Bien sûr s’il y a un outil à prendre en main, il y aura un temps de formation nécessaire, tout comme un temps d’adaptation pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise et les méthodes de travail de l’entrepreneur. Il est donc primordial de lui fournir tous les documents et informations utiles nécessaires aux tâches qui lui sont demandées.

6. La flexibilité

Autre gros avantage : la flexibilité. L’assistante indépendante gère son agenda et travaille pour ses clients en fonction de ses disponibilités. Elle gère les urgences et est à l’écoute des clients. Elle s’adapte au mieux pour leur venir en soutien. (Entendons-nous bien dans la limite du raisonnable tout de même car elle a une vie personnelle aussi en parallèle). 😊

Fonctionnement et tarifs

Tout démarre d’un devis tout simplement

Fonctionnement des assistantes

Et les tarifs ...

Les tarifs d’une secrétaire indépendante dépendent de son profil, de son expérience, et de plusieurs critères tels que :

  • ses charges professionnelles, sociales et fiscales,
  • la rémunération qu’elle souhaite,
  • la difficulté de la prestation demandée,
  • les éventuelles charges supportées par la mission,
  • les délais demandés par le client.

Les prestations sur site, c’est-à-dire chez le client entraîneront une majoration pour les frais de déplacement, le temps de transport …

les tarifs des secrétaires indépendantes

Vous savez tout (ou presque) sur notre métier, j’ai essayé de faire court mais en même temps je voulais vous donner toutes les informations pertinentes car le métier n’est pas encore connu de tous.

Si vous avez des questions n’hésitez pas à me les laisser en commentaires, je vous répondrai. 😃

J’espère vous avoir donné l’envie d’aller plus loin dans votre réflexion car je n’ai aucun doute sur le fait que déléguer c’est LA meilleure SOLUTION pour gagner en temps et en efficience. Si tel est le cas je vous propose alors une séance découverte où je vous offre 30 minutes pour faire un audit de votre gestion administrative. Avec cet échange, je vous donne des pistes d'amélioration au quotidien.

Vous avez tout à y gagner, je vous offre 30 minutes pour améliorer votre quotidien. Je suis à votre écoute. 💥

Bonus

Mise à jour de mon ebook

Je prévois de retravailler mon ebook (dans les semaines à venir) pour donner aux entrepreneurs encore plus de conseils et d’informations pour collaborer avec une indépendante. Si d’emblée vous êtes intéressé-e envoyez moi un message via la page contact en me laissant un commentaire, vous le recevrez en exclusivité dès qu’il sera prêt.

Mon but n’est pas de vous inonder de mails car je déteste cela. Vous avez peut-être remarqué que je n’ai pas de Newsletter sur le site.

A très vite !

Valérie

4 thoughts on “Pourquoi externaliser votre administratif ?

    • 30 juin 2020 à 18:19
      Permalien

      Bonjour et merci pour votre commentaire.
      Oui, tout à fait. A mon sens l’externalisation va être de plus en plus présente.

      Répondre
  • 18 août 2020 à 18:30
    Permalien

    Bonjour,

    Merci pour ces précisions.
    Je souhaiterai recevoir votre ebook.

    Répondre
    • 18 août 2020 à 18:45
      Permalien

      Bonjour Nadège.
      Merci pour votre commentaire et de votre intérêt.
      L’ebook est en préparation, le texte est fait, il ne me reste plus que la mise en page à faire.
      Je vous l’envoie en exclusivité dès qu’il est prêt (début septembre au plus tard).
      Bien sincèrement,
      Valérie

      Répondre

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